Krajowy System e-Faktur to centralny punkt dokumentowania procesów sprzedaży, z którego już w przyszłym roku przedsiębiorcy będą korzystać obligatoryjnie. Rola KSeF nie ogranicza się jednak do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
System ma także na celu zapewnienie odbiorcom dostępu do dokumentów oraz kontrolę przestrzegania struktur i procedur opracowanych przez Ministerstwo Finansów. Dzięki temu, że wszystkie faktury ustrukturyzowane będą tworzone na podstawie tego samego wzoru, KSeF przyspieszy obieg dokumentów między firmami. Skróci też czas potrzebny na ich przetwarzanie i ułatwi wyszukiwanie informacji. System będzie też ważnym ogniwem w procesie uszczelniania systemu podatkowego i skuteczną bronią w walce z oszustwami podatkowymi.
Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur oznacza, że każdy podmiot wystawiający faktury musi połączyć z nim swój system fakturowy. Należy się do tego przygotować i odpowiednio wcześniej dokonać analizy procesów sprzedażowych i zakupowych w firmie oraz dostosować je do nowych wymogów ustawowych. Kolejny krok to wybór systemu wspierającego rejestrowanie faktur ustrukturyzowanych, które zostanie zintegrowane z firmowym systemem księgowym. Na tym etapie warto zwrócić uwagę na kompetencje dostawcy oraz funkcjonalności wybranego rozwiązania.
O Pentacomp
Pentacomp to grono doświadczonych ekspertów zajmujących się projektowaniem innowacyjnych rozwiązań IT, utrzymaniem i serwisowaniem systemów oraz doradztwem technologicznym dla firm z różnych branż. W ciągu 27 lat działalności zespół zrealizował wiele strategicznych projektów, włączając w to integracje systemów korporacyjnych największych spółek w Polsce oraz podmiotów o strukturze międzynarodowej. Firma specjalizuje się we wdrażaniu skalowalnych i elastycznych rozwiązań dostosowanych do potrzeb nawet najbardziej wymagających klientów.
Bazując na wieloletnim doświadczeniu i współpracy z Ministerstwem Finansów przy budowie i rozwoju centralnego Krajowego Systemu e-Faktur, Pentacomp stworzył autorskie rozwiązanie PentaSeF – aplikację, która pełni rolę centrum wymiany danych między systemami przedsiębiorstwa a KSeF. Podmiotom o złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Poznaj PentaSeF!
Elastyczność
PentaSef umożliwia obsługę faktur ręcznie lub automatycznie oraz wysyłanie i odbieranie faktur pojedynczo, lub w pakietach. Ta elastyczność jest kluczowa dla firm o zróżnicowanych potrzebach i złożonych procesach. Sprawia też, że zarządzanie dokumentami finansowymi staje się efektywniejsze.
Dwa modele dostępności
PentaSeF dostępny jest w dwóch modelach. Pierwszy z nich – „on premise” – polega na zakupie licencji i instalacji rozwiązania na serwerach własnych klienta, co daje pełną kontrolę nad systemem. Model „cloud” wiąże się z wykupieniem rocznego abonamentu, który poza możliwością korzystania z aplikacji obejmuje również serwis i regularne aktualizacje. Dwa modele dostępności aplikacji są odpowiedzią na zróżnicowane potrzeby firm i pozwalają elastycznie dostosować zakup rozwiązania do budżetu.
Konwertery plików
Klienci, których systemy nie są w stanie wytworzyć lub importować dokumentów w formacie wymaganym przez KSeF, nie muszą się martwić. Proponowane przez Pentacomp rozwiązanie zawiera konwertery, które nie tylko generują poprawne pliki gotowe do przekazania do systemu centralnego, ale także „rozkładają” pliki przychodzące i dostosowują je do formatów zrozumiałych dla systemów klienta.
PentaSeF dopasowany do indywidualnych potrzeb
Pentacomp oferuje również modyfikacje aplikacji, które pozwalają na dostosowanie jej do unikalnych procesów biznesowych klienta, np. funkcję dołączania załączników do faktur czy obieg faktur kosztowych importowanych z KSEF.
Krajowy System e-Faktur to pewna i niedaleka przyszłość. Już dziś warto wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do obsługi e-faktur, upewnić się, że jest ono zgodne z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur i wykorzystać wiedzę ekspertów, by lepiej zrozumieć mechanizmy działania KSeF.