Kluczowe kroki dla przedsiębiorców
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorstwa stają przed fascynującą, ale i pełną wyzwań przemianą w obszarze fakturowania elektronicznego. To nie tylko krok zgodny z duchem czasu, ale również szansa na usprawnienie procesów i zwiększenie efektywności. Jednak, jak to często bywa, z nowymi możliwościami wiążą się z nimi pewne trudności.
Jak zatem skutecznie zintegrować KSeF z istniejącym oprogramowaniem firmy, unikając przy tym potencjalnych pułapek? Ekspert Infinite ds. Wdrożeń KSeF – Andrzej Mioduski, podpowiada:
Mapowanie i uzupełnianie danych:
Analiza procesu fakturowania stanowi kluczowy element skutecznej integracji z KSeF. Każda firma ma swoje specyfikacje, a różnorodność transakcji wymaga precyzyjnego zrozumienia struktury danych KSeF. Dlatego niezwykle ważne jest dokładne dostosowanie danych obecnych na fakturach do specyfiki KSeF.
Propozycja rozwiązania: W ramach projektu wdrożenia KSeF, warto poświęcić odpowiednio dużo czasu na dokładną analizę danych i systemów. Kluczowym elementem tego procesu jest współpraca z partnerem z doświadczeniem, który nie tylko zinterpretuje schemat KSeF do realiów firmy, ale także opracuje mapowanie danych. Wspierająca elastyczna platforma IT, integrująca różne systemy poprzez API, pozwoli na sprawną i skuteczną integrację.
Śledzenie wielu systemów:
Dla firm operujących w wielu segmentach działalności często korzystających z różnych systemów, jednolita platforma śledzenia procesu fakturowania staje się kluczowym narzędziem. Wspólna kontrola nad wszystkimi aspektami procesu to gwarancja skutecznej integracji.
Propozycja rozwiązania: Monitorowanie procesu wystawiania faktur ze wszystkich środowisk jednocześnie to kluczowy krok. Jednolite zasady walidacji biznesowej zastosowane w aplikacji pozwalają utrzymać spójność danych. Przyjazne dla użytkownika raportowanie problemów z rozszerzonymi informacjami umożliwia skuteczne reagowanie na trudności. Monitorowanie w czasie zbliżonym do rzeczywistego, przy odpowiednim przygotowaniu danych, to recepta na sukces.
Walidacja danych:
Wraz z automatyczną kontrolą algorytmów w systemie rządowym, przedsiębiorcy stają przed zadaniem utrzymania wysokiej jakości dokumentów, szczególnie w okresie podsumowań faktur. Bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie i kontrola.
Propozycja rozwiązania: Przedsiębiorstwa powinny mieć możliwość samodzielnej kontroli dokumentów przed wysłaniem do KSeF. Działy księgowe i podatkowe, dzięki własnym regułom, eliminują błędy przed przekazaniem faktury. Automatyzacja masowych sprawdzeń bez konieczności uczestnictwa pracowników stanowi cenną opcję. Takie rozwiązanie proponujemy właśnie w Infinite, ponieważ dodatkowe raporty jakości danych z faktur pozwalają skutecznie zarządzać potencjalnymi problemami.
Wprowadzenie KSeF to proces wymagający czasu, ale z właściwym podejściem i wsparciem doświadczonego partnera, staje się strategicznym krokiem ku efektywności fakturowania elektronicznego. Pamiętajmy, że świadome analizowanie danych, korzystanie z ekspertyzy specjalisty, to fundamenty udanej integracji.