 to nie tylko narzucony obowiązek, ale także szansa na usprawnienie procesów biznesowych i zwiększenie efektywności działania firm. Wczesne wdrożenie systemu oraz integracja z rozwiązaniami, takimi jak V-Desk, pozwalają na pełne wykorzystanie potencjału cyfrowego obiegu dokumentów.){kind=link}
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko narzucony obowiązek, ale także szansa na usprawnienie procesów biznesowych i zwiększenie efektywności działania firm. Wczesne wdrożenie systemu oraz integracja z rozwiązaniami, takimi jak V-Desk, pozwalają na pełne wykorzystanie potencjału cyfrowego obiegu dokumentów.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która ma na celu usprawnienie procesu fakturowania poprzez pełną digitalizację dokumentów. Przedsiębiorcy wystawiają faktury w ustrukturyzowanej formie elektronicznej i przesyłają je bezpośrednio do systemu administracji skarbowej. Dzięki temu dokumenty są natychmiast weryfikowane i archiwizowane, co eliminuje konieczność ich fizycznego przechowywania oraz znacznie upraszcza procesy księgowe.
Ministerstwo Finansów zapowiadało obowiązkowe korzystanie z KSeF od 1 lipca 2024 r., jednak w związku z licznymi uwagami i potrzebą dopracowania systemu termin ten został przesunięty na 1 kwietnia 2026 r. Dzięki temu firmy zyskały dodatkowy czas na przygotowanie się do integracji. Ten moment gruntownego myślenia o KSeF właśnie nadchodzi.
Integracja KSeF z elektronicznym obiegiem faktur – szansa, a nie tylko obowiązek
Wielu przedsiębiorców traktuje KSeF jedynie jako kolejny obowiązek nakładany przez ustawodawcę, jednak podejście to nie pozwala dostrzec jego rzeczywistego potencjału. Integracja KSeF z elektronicznym obiegiem faktur może w istotny sposób usprawnić codzienne funkcjonowanie firm. Automatyzacja procesu fakturowania eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, zmniejsza ryzyko błędów i skraca czas obiegu dokumentów.
– Nie tylko oszczędzamy czas i koszty związane z tradycyjnym procesem księgowym, ale także zwiększamy kontrolę nad dokumentami. Firmy, które wdrożą rozwiązania, takie jak KSeF w połączeniu z elektronicznym obiegiem faktur, mogą znacznie zoptymalizować swoje procesy i skupić się na rozwoju biznesu zamiast na czasochłonnej administracji – przekonuje Filip Kolendo, wiceprezes zarządu i CTO Primesoft Polska.
Jednym z największych atutów cyfryzacji faktur jest możliwość szybkiego dostępu do dokumentów i ich natychmiastowej weryfikacji. Nie ma już potrzeby przeszukiwania segregatorów czy czekania na ręczne zatwierdzenie faktury przez kolejne osoby w organizacji. Wszystko odbywa się w systemie, który pozwala na natychmiastowe procesowanie dokumentów, zapewniając pełną przejrzystość i eliminując ryzyko zagubienia faktury.
System V-Desk jako wsparcie dla firm
Proces dostosowania przedsiębiorstw do nowych wymagań może wydawać się skomplikowany, ale na rynku dostępne są rozwiązania, które znacznie ułatwiają integrację z KSeF. Jednym z nich jest system V-Desk opracowany przez Primesoft Polska.
V-Desk umożliwia płynną integrację KSeF z systemami księgowymi i ERP, zapewniając pełną automatyzację procesów fakturowania. System ten pozwala na szybkie przetwarzanie faktur, automatyczną weryfikację dokumentów oraz archiwizację danych w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
– Połączenie V-Desk z KSeF niemalże gwarantuje, że faktury już nigdy nie „zaginą”, bo system precyzyjnie zarządza ich obiegiem i dostępnością. Przedsiębiorcy mogą śledzić cały proces – od momentu wystawienia faktury przez jej akceptację aż po zaksięgowanie. To zupełnie nowy poziom kontroli, który pozwala na lepsze zarządzanie finansami firmy – podkreśla Filip Kolendo.
V-Desk to także rozwiązanie skalowalne, co oznacza, że sprawdzi się zarówno w małych firmach, jak i dużych korporacjach. Możliwość dopasowania funkcji systemu do specyfiki danej organizacji sprawia, że jego wdrożenie nie wiąże się z koniecznością gruntownej przebudowy istniejących procesów.
Dlaczego warto wdrożyć KSeF już teraz?
Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w 2026 r., eksperci ostrzegają, że zwlekanie z wdrożeniem może być ryzykowne. Wybór odpowiedniego systemu, jego implementacja oraz szkolenie pracowników wymagają czasu, dlatego firmy powinny już teraz rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian.
– Przygotowania do KSeF to nie tylko dostosowanie się do przepisów, ale także szansa na zwiększenie efektywności całej organizacji. Warto traktować ten proces jako inwestycję w przyszłość, a nie tylko jako wymóg formalny – mówi wiceprezes zarządu i CTO Primesoft Polska.
Firmy, które zdecydują się na KSeF już teraz, będą miały czas na testowanie systemu i dostosowanie go do swoich potrzeb. Będą też mogły stopniowo wdrażać pracowników, co pozwoli uniknąć chaosu, gdy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich.
Materiał partnera