Krajowy System e-Faktur – wyzwania bezpieczeństwa i gotowości użytkowników
Od 1 lutego zacznie funkcjonować – zarówno prawnie, jak i faktycznie – tzw. Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla osób, które nie śledzą tej tematyki, warto wyjaśnić, że jest to rozwiązanie bezprecedensowe: faktury podatkowe, czyli te wystawiane na podstawie ustawy o VAT, będą odtąd przesyłane nie bezpośrednio do kontrahenta w formie fizycznej czy elektronicznej, lecz trafiać będą w pierwszej kolejności do KSeF.
W Polsce przyjęliśmy wiele lat temu zwyczaj, że nie wystawiamy odrębnych faktur handlowych, jak ma to miejsce w wielu innych krajach. Nasza faktura VAT pełni jednocześnie funkcję faktury podatkowej i handlowej, choć formalnie nie musi tak być.
Nowy system zakłada, że faktury będą wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur, który jest rządowym portalem służącym do ich rejestrowania. Każda faktura otrzyma tam indywidualny numer nadawany przez system. Kontrahenci, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia i umiejętności techniczne, będą mogli taką fakturę w KSeF podejrzeć lub pobrać. W praktyce nie wszyscy odbiorcy faktur będą z tej funkcji korzystać – wielu z nich w ogóle nie będzie miało potrzeby samodzielnego logowania się do systemu.
System ten opiera się bowiem na numerze identyfikacji podatkowej nadawanym podmiotom będącym podatnikami – przede wszystkim czynnymi podatnikami VAT. Tymczasem stanowią oni mniejszość wszystkich odbiorców faktur.
W praktyce oznacza to, że fakturę ustrukturyzowaną, czyli fakturę wystawianą za pośrednictwem KSeF, będziemy wystawiać również na rzecz podmiotów, które nie posługują się numerem NIP, a czasem nawet go nie posiadają. Przykładami mogą być: parafie Kościoła katolickiego (np. w przypadku dostaw gazu czy energii), koła gospodyń wiejskich czy inne organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej. Podmioty te nie będą miały dostępu do systemu w tzw. trybie otwartym i często w ogóle nie będą zainteresowane jego uzyskaniem.
Problematyka ta jest złożona i technicznie skomplikowana, dlatego nie chcę wchodzić w szczegóły istotne głównie dla praktyków. Warto jednak podkreślić bezprecedensowy charakter tej zmiany. Już 1 lutego, czyli za mniej niż trzy miesiące, wystawianie faktur w nowej formie rozpocznie co prawda jedynie około 6 tys. podmiotów, ale adresatami tych faktur będą już miliony odbiorców. Są to bowiem duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. osiągnęły wartość sprzedaży brutto przekraczającą 200 mln zł.
Te podmioty to głównie dostawcy usług masowych, tzw. publicznych, ale nie tylko. Chodzi m.in. o dostawców prądu, gazu czy dużą część usług komunalnych, skierowanych praktycznie do wszystkich odbiorców. Teoretycznie więc już od 1 lutego faktury będą wystawiać jedynie podmioty będące w mniejszości, natomiast większość odbiorców, czyli zwykli konsumenci, nie musi niczego robić i nikt nie będzie ich do tego zmuszał.
Podmioty, które wystawią faktury przez KSeF, będą musiały je przesyłać dalej – część odbiorców będzie je otrzymywać poprzez system, jeśli będą potrafili z niego korzystać, a część w innych, wcześniej ustalonych formach.
Dane wrażliwe
Problem pojawia się w kontekście bezpieczeństwa danych. KSeF będzie bowiem „podglądem” faktur wystawianych docelowo przez setki tysięcy podmiotów – szacuje się, że nawet ponad 3–4 mln. W Polsce czynnych podatników VAT jest około 1,8 mln, ale podatników zwolnionych z VAT jest jeszcze więcej, choć dokładnej liczby nie znamy. Do tej grupy może należeć np. emerytka wynajmująca mieszkanie – stając się podatnikiem VAT, choć zwolnionym.
Oznacza to, że w KSeF w krótkim czasie zgromadzi się ogromna ilość informacji, zawartych na fakturach – ilość naprawdę niewyobrażalna, jeśli chodzi o skalę danych podatkowych w kraju.
Wiemy przecież, że jeśli faktura podatkowa pełni jednocześnie rolę dokumentu handlowego, to każdy rozumie pojęcie tajemnicy transakcji. Nie trzeba tego tłumaczyć – tajemnica transakcji jest fundamentem rynku. Niejawność informacji zawartych na fakturach jest kluczowa, ponieważ wiele z nich ma charakter wrażliwy.
Na fakturach mogą pojawiać się szczegóły dotyczące sprzedaży, w tym również wrażliwe towary, a także informacje o tym, komu udzielono rabatów, komu nie, oraz jakie ceny obowiązują. Cena w biznesie – poza rynkami formalnymi – jest zazwyczaj tajemnicą handlową, a faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów handlowych. Władza nie powinna mieć do nich dostępu poza ściśle określonymi procedurami.
Ponad rok temu ostrzegaliśmy o tym problemie – a mimo to kwestia bezpieczeństwa ekonomicznego państwa, gromadzącego gigantyczną ilość wrażliwych informacji o przedsiębiorcach i podatnikach, została w dużym stopniu zlekceważona. Pojawia się podstawowe pytanie: czy władza powinna mieć pełen wgląd i możliwość gromadzenia wszelkich wrażliwych informacji dotyczących obywatela, w tym przedsiębiorcy i podatnika?
🚨SKANDAL! UE narzuca Polsce podatki. Prof. Modzelewski ujawnia kulisy
Mówimy tu o obywatelu – czy w zasadzie dane te nie powinny być, poza szczególnymi procedurami, niedostępne? Choćby dlatego, że konkurenci potrafią chronić swoje tajemnice handlowe, a niekiedy także zawodowe. Faktury wystawiają przecież także lekarze, prawnicy, adwokaci czy radcowie prawni – osoby objęte obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.
Nie jest to pełna lista, ale obejmuje najważniejsze grupy, a przede wszystkim stawia podstawowe pytanie: na ile w ogóle powinien powstać taki zbiór informacji – obejmujący wszystkie możliwe tajemnice handlowe i zawodowe?
Intelektualne kuriozum
Owszem, słyszymy argumenty, że system ma służyć uszczelnieniu podatków. Jest to jednak jedna z bardziej oryginalnych tez, która z pewnością zapisze się w pamięci jako rodzaj intelektualnego kuriozum. W praktyce większość faktur jest dokumentami rzetelnymi – obowiązuje zasada domniemania działania w dobrej wierze. Na tym domniemaniu oparta jest cała kultura prawna naszego państwa.
Jeżeli ktoś chce zarzucić obywatelowi nieprawdę – na przykład w dokumencie, jakim jest faktura – musi to udowodnić. Podobnie jak kiedyś: jeśli organ chce odmówić zwrotu podatku od towarów i usług, to to on musi wykazać, że podatnik nie ma do niego prawa.
Nasza wiedza na temat patologii unijnej wersji VAT, obowiązującej od 21 lat, jest już na tyle bogata, że możemy stwierdzić pewne oczywiste wnioski. Po pierwsze – w KSeF zarejestrowane faktury sfałszowane w dużej mierze się nie pojawią. Kto bowiem będzie fałszował dokumenty, raczej nie będzie miał motywu, by wysyłać je do KSeF.
Jeśli ktoś, mimo to, podejmie takie działania, np. w celu wyłudzenia zwrotu podatku, jego sytuacja będzie zasadniczo taka sama, jak obecnie. Jedyna różnica polega na tym, że jego faktura będzie widoczna w KSeF dla organów państwa. Jednak KSeF samo w sobie nie rozstrzyga, czy dokument jest prawdziwy. Aby udowodnić nieprawdę na fakturze, organy podatkowe i wymiar sprawiedliwości nadal będą musiały zebrać te same dowody i przekonać sąd o fałszu dokumentu.
Nie da się więc ukryć, że koncepcja unijnego VAT-u jest błędna i – zdaniem niektórych ekspertów – wręcz trudna do naprawienia. Czas, który mamy za sobą, raczej potwierdza te wnioski.
Jeżeli coś funkcjonuje w naszym kraju od 20 lat, a w państwach Unii Europejskiej – często dużo dłużej, i mimo to w unijnej wersji VAT nie udało się wyeliminować licznych wad, które powodują, że luka podatkowa czasami sięga kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu procent wpływów, to próby „totalnych” rozwiązań wydają się problematyczne. Pomysł polega na gromadzeniu miliardów prawdziwych dokumentów, aby w tym „przysłowiowym lesie” odnaleźć te nieliczne, ale istotne, sfałszowane faktury. A przecież dokumenty te zewnętrznie w KSeF niczym nie różnią się od prawdziwych.
Szukasz nowego domu, inwestycji, stylu życia? Z Agentem HMTV to proste! @PatrickNey
Można nawet powiedzieć więcej – każdy, kto działa w złej wierze, będzie w stanie stworzyć pozory całkowitej legalności. Dodatkowo precedensowy jest fakt, że do rozpoczęcia działania całego systemu zostały już mniej niż trzy miesiące. Wiadomo również, że bezpośrednio zainteresowani – zarówno wystawcy, jak i odbiorcy dokumentów – nie są w pełni przygotowani do korzystania z tego systemu. Co więcej, nawet jeśli wierzyć publicznym doniesieniom, nie wiadomo, czy sprawdzono bezpieczeństwo operacji z punktu widzenia interesu obywateli i bezpieczeństwa publicznego.
Jaki stąd morał? Operację udało się już przesunąć w czasie. Początkowo system KSeF miał ruszyć w połowie lipca zeszłego roku, ale decyzją organów termin przesunięto na bieżący rok.
Podsumowując, system KSeF, mimo potencjalnych korzyści w uszczelnieniu VAT, niesie ze sobą ryzyko gromadzenia ogromnej ilości wrażliwych danych handlowych i zawodowych, co rodzi poważne pytania o bezpieczeństwo informacji i ochronę tajemnicy przedsiębiorców. Jego szybkie wprowadzenie w praktyce budzi wątpliwości co do gotowości użytkowników i skuteczności kontroli, a przesunięcie terminu startu pokazuje, że konieczne są dalsze przygotowania i zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń.
