prof. Witold Modzelewski: System, który wszystko skomplikował
Od 1 lutego 2026 r. działa krajowy system e-faktur (KSeF), wokół którego narosło wiele mitów, nieporozumień i propagandowych uproszczeń. Temat jest skomplikowany i często trudny do zrozumienia dla przeciętnego odbiorcy, którego zawiłości informatyczno-podatkowe mogą wcale nie interesować. Tymczasem konfrontacja mitów z rzeczywistością jest niezwykle istotna – zarówno dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury, jak i dla odbiorców dokumentów. Ta konfrontacja może być dość bolesna, bo pokazuje, jak wiele narracji wprowadza w błąd – uważa prof. Witold Modzelewski.
Wokół KSeF wytworzyła się silna narracja propagandowa, która często jest odwrotnie proporcjonalna do rzeczywistego znaczenia systemu. Mówi się o automatyzacji i uproszczeniach, które mają budzić pozytywne skojarzenia, a także o „pożegnaniu dokumentu papierowego”, jakby miał całkowicie zniknąć z obiegu. Dla osób zawodowo zajmujących się fakturami taki obraz bywa źródłem zażenowania. Oczywiście propaganda medialna ma swoje prawa, ale w tym przypadku może wprowadzać w błąd i być wręcz szkodliwa – zwłaszcza gdy fałszywe przekonania dotyczą podstawowych funkcji dokumentów rozliczeniowych.
Wprowadzanie obywateli w błąd w tym kontekście jest tzw. działaniem kontrskutecznym – zamiast zachęcać, wywołuje efekt odwrotny, zwiększając niechęć, a często wręcz wrogość wobec całego pomysłu. Zacznijmy od najbardziej rozpowszechnionych mitów, które są pielęgnowane w propagandowo-lobbystycznej wersji KSeF.
MIT: firmy będą odbierać faktury bezpośrednio w KSeF
Pierwszy mit mówi, że firmy będą odbierać faktury bezpośrednio w KSeF – specjalnym rządowym portalu, do którego mają trafiać wszystkie dokumenty. W praktyce jednak jest zupełnie inaczej. Obecnie zaledwie niecałe 4,5 tysiąca kontrahentów jest faktycznie objętych tą procedurą. Oznacza to, że większość firm w ogóle nie będzie odbierać faktur w systemie, a twierdzenie, że „otrzymaliśmy fakturę w KSeF”, jest w sensie prawnym fikcją.
Warto przypomnieć, że wśród potencjalnych adresatów faktur ustrukturyzowanych znajdują się nie tylko krajowi podatnicy VAT, ale także podmioty zagraniczne działające na terytorium Polski, podatnicy zwolnieni z VAT, rolnicy ryczałtowi, a także osoby prawne i jednostki organizacyjne niebędące podatnikami – w tym stowarzyszenia czy parafie. Innymi słowy, większość kontrahentów w ogóle nie korzysta z KSeF, co podważa narrację o powszechnym odbiorze faktur przez system.
Ustawodawca nakazał, aby wystawcy faktur ustrukturyzowanych uzgodnili z kontrahentami sposób ich udostępniania poza KSeF, szczególnie z tymi podmiotami, które nie są objęte tzw. fikcją doręczenia w systemie. Obowiązek ten dotyczył niecałych 4,5 tysiąca firm i miał być zrealizowany do 1 lutego. W praktyce jednak nikt o tych uzgodnieniach nie słyszał. Próby sprawdzenia, w jaki sposób miałyby być udostępniane faktury ustrukturyzowane poza KSeF, nie przyniosły rezultatów – większość podmiotów w ogóle nie otrzymuje dokumentów w tym systemie.
Nawet jeśli uzgodnienia miałyby miejsce, to i tak nie zmienia to faktu, że większość kontrahentów nie będzie odbierać faktur w KSeF. Dla tej pierwszej, niewielkiej grupy, która formalnie objęta jest fikcją prawną, faktura trafia do KSeF jedynie w sensie wirtualnym – w rzeczywistości dokument praktycznie nie istnieje, a odbiorca może nawet nie wiedzieć, że został „otrzymany”. W praktyce oznacza to, że nawet ci, którzy teoretycznie mają dostęp do systemu, rzadko zaglądają do KSeF i nie korzystają z niego w codziennej pracy.
Mit: obowiązek płacenia faktur ustrukturyzowanych
Kolejny mit dotyczy rzekomego obowiązku płacenia faktur ustrukturyzowanych. Faktury w KSeF mają być dokumentami rozliczeniowymi – tak mówi propagowana wersja, lecz jest to nieporozumienie wynikające z niedostatecznej znajomości charakteru faktury. Faktura wysłana do KSeF nie rodzi żadnych skutków prawnych dla odbiorcy. Tylko niewielka część podmiotów „otrzymuje” ją w sensie wirtualnym, czyli formalnie staje się właścicielem dokumentu w rozumieniu podatkowym. Nie generuje to jednak żadnych zobowiązań cywilnoprawnych – samo wirtualne doręczenie w portalu rządowym nie oznacza, że dokument wywołuje skutki wobec kontrahenta.
KSeF nie jest też środkiem komunikacji elektronicznej w rozumieniu prawa cywilnego, chyba że strony wyraźnie tak postanowią w umowie. Dla większości podatników jest to oczywiste: dopóki nie zgodzą się na przyjęcie faktury w tym systemie, nawet ci, którzy teoretycznie są objęci fikcją prawną, nie są zobowiązani ani do odbioru, ani do jakiegokolwiek działania w związku z dokumentem.
Nie mogę zgodzić się z twierdzeniem, że moment pojawienia się faktury w KSeF rozpoczyna bieg terminu płatności. Pojawienie się dokumentu w systemie nie rodzi żadnego zobowiązania – żaden dług nie ciąży na odbiorcy tylko dlatego, że faktura znalazła się w portalu. Mitologia wokół KSeF jest w tym kontekście szczególnie bolesna dla wystawców faktur, ponieważ system w żadnym stopniu nie zmienia treści zawartych umów.
Faktura VAT w polskiej praktyce pełni rolę dokumentu rozliczeniowego, będącego podstawą do dokonania płatności. Bez jej wystawienia i doręczenia nie następuje obowiązek zapłaty. To nie jest kwestia podatkowa – VAT nie reguluje relacji handlowych między stronami. Funkcja ta ukształtowała się w ciągu ponad 30 lat i nadała fakturze szczególną rangę: dokument stał się kluczowym narzędziem w rozliczeniach między kontrahentami. Bez faktury po prostu nie następuje płatność.
Termin płatności jest wskazany w samej fakturze i wynika z umowy między stronami, a nie z przepisów VAT. Najczęściej faktura stanowi jedyny dowód treści tej umowy. W tej roli dokument w KSeF całkowicie się nie sprawdza – istnieje jedynie w sensie formalno-prawnym i nie można go w żaden sposób „wyjąć” z systemu ani wykorzystać w standardowym obrocie handlowym. Dopiero wydrukowana faktura staje się pełnoprawnym dokumentem. To właśnie brak praktycznej użyteczności KSeF w roli rozliczeniowej wywołuje zamieszanie i frustrację – wiele osób myśli, że faktura pojawi się w systemie i automatycznie wywoła skutki prawne, podczas gdy nikt ich o tym nie poinformował ani nie uzgodnił.
KSeF: Największa fikcja podatkowa w historii?
Mit: po wprowadzeniu KSeF znikną dokumenty papierowe i elektroniczne
Kolejny mit to przekonanie, że po wprowadzeniu KSeF znikną dokumenty papierowe i elektroniczne poza systemem. To nieprawda. Faktura elektroniczna funkcjonuje od lat i jest głównym sposobem przekazywania dokumentów. Faktura ustrukturyzowana w KSeF to formalny dokument przesyłany władzom, a nie narzędzie do rozliczeń handlowych.
To jedna z bardziej świadomych lub nieświadomych mistyfikacji. Zagraniczni kontrahenci często się śmieją, gdy dowiadują się, że w Polsce „wysyła się faktury do rządu”, a nie do kontrahenta. Dlatego rozsądny wystawca wysyła dokument także kontrahentowi – papierowo lub elektronicznie. Powstaje podwójne, a nawet potrójne dokumentowanie: faktura offline24, faktura ustrukturyzowana w KSeF i kopia dla kontrahenta. System w praktyce staje się „przechowalnią błędów” – nie przewiduje możliwości ich anulowania ani odmowy przyjęcia dokumentu przez odbiorcę.
Każdy system dokumentów powinien umożliwiać: anulowanie błędnego dokumentu na początku oraz prawo odbiorcy do jego nieprzyjęcia. KSeF w praktyce nie zapewnia żadnej z tych funkcji. Funkcja cywilnoprawna – rozliczeniowa – którą faktura VAT spełnia od ponad 30 lat, zostaje w nowym systemie utracona. Dokument staje się auto-donosem – zarówno na siebie, jak i na kontrahentów – bez ich wiedzy i zgody. Dodatkowo pojawiają się poważne wątpliwości, czy dane przekazane w KSeF nie naruszają tajemnicy kontraktowej.
Dotychczasowe dyskusje publiczne na temat KSeF są jałowe. Zagadnienia, które przedstawiłem, są oczywiste i banalne, a reakcja jest minimalna. Fasadowe konsultacje pokazują, że proces legislacyjny w tym zakresie jest powierzchowny. Faktura VAT – najważniejszy dokument dłużny w polskiej gospodarce – zostaje zdegradowana, rozproszona i zdematerializowana.
To problem o tak istotnym znaczeniu, że prawdziwa dyskusja powinna dopiero się rozpocząć. Nie należy skupiać się na mitologii i propagandzie wokół nowych rozwiązań. Po co wprowadzać chaos tam, gdzie przez dziesięciolecia wypracowano praktyki respektowane przez miliony podatników? W końcu zwyczaj i praktyka handlowa często mają większą wagę niż same przepisy prawa.
