Umiejętnie upomnieć się o pieniądze
Prowadzenie małej lub średniej firmy to codzienne balansowanie między sprzedażą, obsługą klientów a pilnowaniem finansów.
Gdy kontrahenci przestają płacić na czas, wielu przedsiębiorców reaguje zbyt późno lub zbyt chaotycznie – a to właśnie konsekwencja i dobrze dopasowane działania windykacyjne decydują o tym, kto faktycznie odzyskuje swoje pieniądze. Tekst pokazuje, dlaczego w sektorze MŚP skuteczna windykacja nie jest kwestią skali, lecz organizacji, szybkiej reakcji i świadomych decyzji.
Według danych GUS za trzeci kwartał 2025 r. 95 proc. aktywnych firm to małe działalności zatrudniające do 9 osób. Zatem przedsiębiorca w centralnym punkcie swojej firmy przede wszystkim projektuje sprzedaż i obsługuje klientów, wystawia faktury, ale też pilnuje terminów i reaguje na problemy. Jest jednocześnie zarządem, sprzedażą, finansami i operacjami. Z czasem w tej strukturze wyodrębniają się stanowiska administracyjne, produkcyjne i sprzedażowe, ale z obserwacji daleko jeszcze, zanim pojawi się opisany proces monitoringu płatności. Na początku rzadko bywa zaplanowany, jeszcze rzadziej zorganizowany. Często sprowadza się do szybkiego spojrzenia na konto, przypomnienia sobie, „kto jeszcze nie zapłacił”, kilku listownych wezwań do zapłaty i obietnicy, że „jutro się tym zajmę”. To dodatkowa czynność przedsiębiorcy, wykonywana nieregularnie, bez procesu i bez jasnych zasad.
Brak systematycznej kontroli nad należnościami
Dopóki odsetek niezapłaconych należności stanowi niewielką część przychodów, problem wydaje się nieznaczący. Jest jasne, że prowadząc firmę, skupiamy się na maksymalizacji przychodów i skalowaniu biznesu. Te drobne potknięcia pomijamy. Cash flow się spina, bieżące zobowiązania są regulowane, a opóźnienia nie wywołują większego stresu. Kłopot zaczyna się w momencie, gdy brak systematycznej kontroli nad należnościami zaczyna odbijać się na płynności finansowej firmy. A wtedy okazuje się, że czas działa na naszą niekorzyść. Dłużnik, zamiast regulować zaległości wobec nas, spłaca tych wierzycieli, którzy są lepiej zorganizowani oraz konsekwentnie i regularnie przypominają o terminach. W praktyce oznacza to, że nie dostaje pieniędzy ten, komu należne są one zgodnie z terminem, ale ten, kto potrafi skutecznie się o nie upomnieć.
Zdyscyplinować klientów do terminowej płatności
Jak więc zorganizować proces, który pozwala ograniczyć utracone należności i zdyscyplinować klientów do terminowej płatności? Coraz więcej firm jest świadomych, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Jeszcze przed udzieleniem kredytu kupieckiego sprawdzają kontrahenta w dostępnych bazach i rejestrach. Część przedsiębiorców sięga także po wsparcie wyspecjalizowanych firm, które oceniają klienta nie tylko pod względem formalnym, ale przede wszystkim wiarygodności płatniczej. Taka weryfikacja nie ogranicza się wyłącznie do aktualnej sytuacji finansowej. Sprawdzana jest również historia biznesowa kontrahenta, bo to ona najczęściej pokazuje jego moralność płatniczą – czyli to, jak kontrahent zachowuje się, gdy zaczynają się problemy.
🔴 MANUFAKTURA, NIE MASÓWKA. DLACZEGO WOLA PRZYCIĄGA INWESTORÓW?
Co jednak zrobić, gdy klient nie płaci, a kolejne przypomnienia nie przynoszą żadnego efektu? Przede wszystkim nie tracić głowy. Najważniejsze to rozpoznać sytuację i działać zdecydowanie. Im dłużej zwlekamy i dajemy się mamić obietnicom dłużnika, tym większa szansa, że należność trafi na koniec jego listy płatności. Jeżeli przedsiębiorca zadbał o dokumentację i posiada aktualne dane kontaktowe, wciąż może samodzielnie podjąć próbę rozmów polubownych. Czasem wystarczy spokojna rozmowa, by ustalić przyczynę braku płatności i wypracować ugodę lub harmonogram spłaty.
Skorzystać z usług firmy windykacyjnej
Jeśli jednak przedsiębiorca chce skupić się na prowadzeniu biznesu, naturalnym krokiem jest skorzystanie z usług firmy windykacyjnej. Dobra windykacja to nie tylko wysyłanie monitów według jednego schematu. To przede wszystkim analiza sprawy, weryfikacja dłużnika i dobór działań dopasowanych do konkretnej sytuacji.
W windykacji B2B szczególnie warto wybierać kancelarie dysponujące zespołem doświadczonych specjalistów, których działania są przemyślane i wielowymiarowe, a przede wszystkim wykraczają poza sam monitoring należności. Niemniej istotna jest etyka. Firma windykacyjna powinna działać skutecznie, ale – co najważniejsze – bez generowania reputacyjnych szkód dla wierzyciela. Dlatego przed podjęciem współpracy warto sprawdzić, czy dany podmiot należy do organizacji branżowych, które realnie weryfikują standardy działania firm windykacyjnych, takich jak Związek Przedsiębiorstw Finansowych czy Polski Związek Zarządzania Wierzytelnościami. Na rynku nie brakuje bowiem firm obiecujących szybkie odzyskanie należności i sugerujących, że „znają dłużnika i mają na niego sposoby”. W praktyce często kończy się to rozczarowaniem, a czasem dodatkowymi problemami.
W sektorze MŚP jeszcze ważniejsze są szybka reakcja, proste procedury i wsparcie specjalistów tam, gdzie przedsiębiorca nie ma już czasu ani przestrzeni i chce skupić się na tym, co umie najlepiej. Wraz ze wzrostem organizacji rośnie potrzeba bardziej sformalizowanych procesów, podziału odpowiedzialności i świadomego doboru narzędzi. Niezależnie jednak od wielkości firmy jedno pozostaje niezmienne: skuteczna windykacja to nie improwizacja, lecz konsekwentne i proporcjonalne działania dopasowane do realiów biznesu.
