Cyfryzacja zarządzania firmą w kontekście KSeF: jak połączyć obowiązek z przewagą konkurencyjną dzięki integracji z ERP
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) startuje etapowo w 2026 r. (w zakresie wysyłki e-faktur: 1.02 dla największych podatników, 1.04 dla pozostałych; wybrane mikrofirmy od 2027 r., w zakresie odbioru e-faktur: wszystkie podmioty od 1.02).
Tomasz Mamys,
ekspert ds. cyfryzacji, Symfonia
Oznacza to, że dla MŚP cyfryzacja procesów finansowo-księgowych nie jest już opcją, lecz koniecznością. Jednocześnie jest to szansa na skokowy wzrost efektywności dzięki integracji KSeF z systemem ERP, elektronicznym obiegiem dokumentów i spójną architekturą danych od wystawiania, przez przyjmowanie, weryfikację i procesowanie akceptacji, po archiwizację faktur. I nie tylko faktur.
Dlaczego cyfryzacja teraz?
Otoczenie regulacyjne wymusza zmiany – KSeF wprowadza jednolity, ustrukturyzowany format faktury elektronicznej i centralną dystrybucję dokumentów, co upraszcza rozliczenia i wzmacnia kontrolę fiskalną. Dla firm oznacza to możliwość automatyzacji wprowadzania, dekretacji, uzgadniania i akceptacji faktur, eliminacji błędów ręcznych oraz bieżącego dostępu do historii transakcji.
Kontekst gospodarczo-technologiczny również przemawia za cyfryzacją. Polska szybko nadrabia dystans cyfrowy, jednak adopcja zaawansowanych technologii w przedsiębiorstwach pozostaje poniżej średniej UE. W 2023 r. zaawansowaną analitykę danych stosowało zaledwie 19,3 proc., a AI 3,7 proc. przedsiębiorstw, co pokazuje olbrzymi niewykorzystany potencjał automatyzacji procesów finansowych.
Sektor MŚP stanowi 99,8 proc. firm i generuje ponad 45 proc. polskiego PKB, ale wciąż wysoki odsetek działa półmanualnie, co blokuje skalowanie. Dostęp do szerokopasmowego internetu wzrósł z 28 proc. firm w 2004 r. do 98,7 proc. w 2023 r., a własną stronę WWW ma już 67,3 proc. Postęp infrastrukturalny nie zawsze jednak przekłada się na automatyzację zaplecza administracyjnego obejmującego księgowość, finanse czy HR.
Twarde dane europejskie i rynkowe
Raport „Digital Decade 2024″ Komisji Europejskiej odnotowuje, że Polska dynamicznie digitalizuje MŚP, lecz wskaźniki zaawansowania technologicznego firm pozostają poniżej średniej UE. Badanie Monitor Transformacji Cyfrowej Biznesu 2024 (KPMG & Microsoft) pokazuje, że 38 proc. polskich firm wciąż opiera procesy finansowe na dokumentach papierowych, a ponad 40 proc. deklaruje brak pełnej automatyzacji obiegu faktur. Cele Digital Decade zakładają, że do 2030 r. co najmniej 90 proc. MŚP powinno osiągnąć podstawowy poziom intensywności cyfrowej.
Korzyści integracji KSeF z ERP
Po pierwsze- automatyzacja end-to-end: wystawienie efaktury w ERP → walidacja → wysyłka do KSeF → nadanie numeru KSeF → automatyczny import i dekretacja po stronie zakupów → obieg akceptacyjny w EOD → archiwizacja. Redukuje to czasy cyklu, przepisywanie danych i liczbę potencjalnych błędów.
Po drugie – zgodność i bezpieczeństwo: centralna archiwizacja w KSeF (10-letni okres ustawowy), ustandaryzowane schemy FA(3), możliwość legalnego trybu offline i późniejszego dosłania; mniej sporów dowodowych.
Po trzecie – spójność raportowa (JPK_VAT): nowe oznaczenia OFF/BFK/DI i obowiązek podawania numerów KSeF w ewidencjach sprzedaży/zakupów – integracja ERP z KSeF upraszcza automatyczne zasilanie JPK.
Po czwarte – realne oszczędności: krótsze czasy księgowania, mniej reklamacji i duplikatów, szybsze uzgodnienia z dostawcami, a w dłuższym horyzoncie – niższy TCO procesu finansowego dzięki automatyzacji.
Praktyczne wdrożenie
Badania KPMG & Microsoft pokazują wzrost do 27 proc. firm z formalną strategią cyfryzacji. Choć wiele organizacji wciąż opiera się na arkuszach i papierze, brakuje im zasobów i kompetencji do wdrożeń. Projekty KSeF plus ERP przynoszą szybki efekt poprzez porządkowanie danych, automatyzację obiegu dokumentów i jasną odpowiedzialność za uprawnienia.
Proces wdrożenia rozpoczyna diagnoza procesów – mapowanie sprzedaży/zakupów, korekt, zaliczek, różnych typów dokumentów i miejsc wystawiania oraz wyjątków niewchodzących do KSeF. Kluczowe jest ustalenie źródeł danych kontrahentów, produktów i podatków.
Wybór rozwiązania ERP wymaga uwzględnienia zgodności z FA(3), gotowych konektorów API KSeF, obsługi trybu offline, możliwości mapowania danych na strukturę faktury KSeF, mechanizmów numerów KSeF w ewidencjach JPK oraz pełnej ścieżki audytu. Rozwiązania jak Symfonia ERP oferują integrację z KSeF, import/eksport JPK oraz moduły akceptacyjne dla firm łączących księgowość z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Macierz uprawnień wymaga zdefiniowania ról: wystawca, akceptant, operator integracji oraz opracowania cyklicznej recertyfikacji dostępów i obsługi certyfikatów w procesach HR. Wdrożenie przebiega etapami: najpierw wystawianie sprzedaży i walidacja FA(3), następnie import zakupów i automatyczna dekretacja, wreszcie JPK_VAT z zasilaniem numerami KSeF.
Konieczne jest zabezpieczenie certyfikatu Offline24, ustalenie progów uruchomienia offline i harmonogramu dosyłania oraz korekt JPK. Środowisko testowe KSeF 2.0 od MF ułatwia weryfikację schematu FA(3) i pilotaż na reprezentatywnych kontrahentach z danymi fikcyjnymi.
Archiwizacja: koniec segregatorów
KSeF centralizuje przechowywanie faktur, eliminując koszty magazynowania i ryzyko utraty dokumentów. Po zakończeniu okresu przechowywania w KSeF, polityka retencji w systemie ERP powinna zapewnić długoterminowe wymagania dowodowe dla branż regulowanych.
Wnioski
KSeF jest wymogiem, ale może być katalizatorem uporządkowania procesów finansowych i ich cyfryzacji, poprawiając automatyzację i zarządzanie danymi. Polska ma solidną infrastrukturę cyfrową i dynamicznie rosnącą digitalizację MŚP, lecz kluczowe jest przejście od narzędzi do procesów end-to-end. Integracja KSeF z systemem ERP skraca cykle, ogranicza błędy i wzmacnia odporność operacyjną – przewagę szczególnie istotną dla MŚP konkurujących szybkością i jakością obsługi.
materiał partnera
