Od obietnicy zapłaty do pozwu sądowego
„Proszę dać nam jeszcze kilka dni”, „przelew powinien wyjść w przyszłym tygodniu”, „wrócę z informacją po rozmowie z księgowością”. Tak może zacząć się wielotygodniowe oczekiwanie na pieniądze, które przedsiębiorcy należą się za wykonaną usługę lub dostarczony towar. Rozmowa z kontrahentem i próba polubownego załatwienia sprawy są potrzebne. Problem zaczyna się jednak wtedy, gdy zamiast zapłaty pojawiają się kolejne obietnice dłużnika, a wierzyciel nadal czeka i nie podejmuje dalszych kroków.
Bartłomiej Bilski
dyrektor zarządzający Kancelarią Prawną VIA LEX
Z doświadczenia Kancelarii Prawnej VIA LEX w obsłudze windykacyjnej firm wynika, że pierwszym działaniem po przekroczeniu terminu płatności powinien być kontakt z kontrahentem i ustalenie przyczyny opóźnienia. Nie każda niezapłacona w terminie faktura oznacza przecież poważne problemy finansowe. Błąd w dokumencie, jego niedostarczenie czy przejściowy kłopot z płynnością można szybko wyjaśnić.
Inaczej należy patrzeć na sytuację, gdy kontrahent unika kontaktu, nie podaje konkretnego terminu zapłaty albo po raz kolejny nie dotrzymuje złożonej obietnicy. To sygnały, których przedsiębiorca nie powinien ignorować. Czas działa bowiem na jego niekorzyść. Praktyka firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso pokazuje, że im dłużej wierzyciel zwleka z rozpoczęciem egzekwowania należności, tym bardziej zmniejsza szanse na odzyskanie pieniędzy.
Umowa, faktura i potwierdzenie wykonania zlecenia
Rozmowy nie powinny ciągnąć się bez końca. Jeśli nie przynoszą efektu, przychodzi moment na formalne wezwanie do zapłaty. Nie jest ono kolejnym przypomnieniem o zaległej fakturze, lecz wyraźnym sygnałem, że wierzyciel przechodzi od nieformalnych ustaleń do dochodzenia swoich praw.
Na tym etapie szczególnego znaczenia nabierają dokumenty. Jeśli sprawa ostatecznie trafi do sądu, duże znaczenie mają: umowa, faktura, potwierdzenie wykonania usługi lub dostarczenia towaru, korespondencja z kontrahentem czy wcześniejsze deklaracje dotyczące spłaty. Dlatego dowody potwierdzające roszczenie warto gromadzić dużo wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy trzeba przygotować pozew.
Zwlekanie ma swoją cenę. Firma, która nie otrzymała należnych pieniędzy, nadal wypłaca wynagrodzenia, płaci podatki i reguluje zobowiązania wobec swoich dostawców. Jeśli powstałą lukę musi zapełnić kredytem lub innym rodzajem finansowania, do niezapłaconej faktury dochodzą kolejne koszty.
Wygrany proces to jeszcze nie odzyskane pieniądze
Kiedy negocjacje i działania polubowne nie przynoszą rezultatu, kolejnym krokiem wykonywanym przez kancelarię prawną może być skierowanie sprawy do sądu. Pozew nie powinien być pierwszą reakcją na opóźnienie w płatności, ale nie warto też odkładać tej decyzji miesiącami. Przed jego złożeniem trzeba ocenić nie tylko podstawę i wysokość roszczenia, ale także zgromadzone dowody, sytuację dłużnika, koszty postępowania oraz realne perspektywy późniejszej egzekucji.
To ostatnie jest szczególnie istotne. Wygrana przed sądem nie oznacza jeszcze, że pieniądze od razu trafią na konto wierzyciela. W czasie trwania postępowania sytuacja finansowa dłużnika może się pogorszyć, a restrukturyzacja czy upadłość znacząco utrudnić odzyskanie należności.
Dlatego przy niezapłaconej fakturze nie chodzi o to, czy należy wybrać rozmowę, wezwanie do zapłaty bądź sąd. Każde z tych rozwiązań może być potrzebne. Ważne jednak, aby sięgnąć po nie w odpowiednim momencie. Rolą kancelarii prawnej jest pomóc przedsiębiorcy podjąć tę decyzję na tyle wcześnie, by prawo do zapłaty miało również prawdziwą wartość biznesową.
