Jak digitalizować małe i średnie firmy
W ostatnich latach coraz więcej małych i średnich firm decyduje się na cyfrową transformację i przeniesienie większości procesów biznesowych do chmury. Efekt to bezpieczniejsze przechowywanie plików i dokumentów, wydajniejsza komunikacja i współpraca, a także automatyzacja czynności, które na co dzień pochłaniają czas pracowników. Technologie tej klasy nie były do tej pory dostępne dla sektora MŚP. Dziś każda firma może korzystać z najlepszych zabezpieczeń, które nie zrujnują jej budżetu.
Wydajniejsza firma w chmurze
Transformacja cyfrowa otwiera wiele nowych możliwości i z każdym rokiem niesie ze sobą coraz więcej zalet. Przyjrzyjmy się tym najważniejszym na przykładzie pakietu Microsoft 365 Business Premium, przeznaczonego dla firm do 300 osób.
Natychmiast po wdrożeniu usługi, użytkownicy otrzymują dostęp do biblioteki najważniejszych aplikacji Microsoft – klasycznych programów Office (Word, Excel, PowerPoint), ale także wielu innych, jak Planner, Sway czy Forms. Programy te są na bieżąco aktualizowane i dostępne dla pracowników zarówno w biurze, jak i na prywatnym laptopie czy smartfonie.
Wszystkie dokumenty i pliki można (i powinno się) przechowywać w chmurze. Firma otrzymuje do dyspozycji 1TB wolnej pamięci w programach OneDrive oraz SharePoint. Przechowywane tam materiały można z łatwością udostępniać współpracownikom, wspólnie edytować i przesyłać do osób w firmie lub poza nią. Jednocześnie zabezpieczenia Microsoft dbają, aby żadne wrażliwe dane nie wydostały się na zewnątrz firmy.
Cyfryzacja może wyraźnie zwiększyć zakres i jakość współpracy w zespole. Aplikacje Outlook i Teams są tego najlepszym przykładem. Outlook to nie tylko poczta elektroniczna, ale także funkcje planowania spotkań, zarządzania kontaktami i kompleksowej organizacji wiadomości. Teams to obecnie jedno z najpopularniejszych narzędzi do współpracy (w kwietniu zanotowało aż 75 milionów użytkowników), pozwalające tworzyć grupy, organizować wideokonferencje do 100 uczestników, a także przeglądać pliki, notatki i edytować kalendarz bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Zalety tych rozwiązań stały się szczególnie widoczne w czasie pandemii COVID-19, kiedy miliony osób na całym świecie musiały opuścić biura, a firmy organizowały pracę w trybie home office. Przedsiębiorstwa, które korzystały już wcześniej z rozwiązań w chmurze były na to znacznie lepiej przygotowane. Mogły szybciej przystosować się do nowej sytuacji i w mniejszym stopniu odczuwały negatywne skutki lockdownu.
Gdzie zacząć?
Microsoft oferuje trzy główne wersje pakietu Microsoft 365 Business (Basic, Standard oraz Premium). Najtańsza opcja obejmuje najważniejsze usługi w chmurze, takie jak OneDrive, SharePoint czy Teams. Warto jednak przyjrzeć się także pozostałym pakietom i dopasować je do swoich potrzeb. Osoby prowadzące salon fryzjerski lub restaurację mogą np. zdecydować się na bardziej rozbudowaną wersję ze względu na dostęp do Bookings – narzędzia pozwalającego klientom łatwiej robić rezerwacje.
W przypadku firm, w których chociaż część zespołu pracuje na odległość, kluczowa jest usługa Intune, dostępna wyłącznie w Microsoft 365 Business Premium. Pozwala ona wygodnie zarządzać urządzeniami mobilnymi i komputerami, za pomocą których kadra korzysta z firmowych zasobów. MŚP w znakomitej większości nie chronią poczty na smartfonach, a wiadomości e-mail zawierają zazwyczaj treści poufne – często również dane osobowe. Administratorzy mogą zdalnie kontrolować ustawienia zabezpieczeń, instalować aplikacje, a nawet całkowicie usunąć wszystkie firmowe dane (np. w przypadku kradzieży telefonu lub laptopa).
Wersja Premium to także usługi cyberbezpieczeństwa nowej generacji. Office 365 Advanced Threat Protection w wersji dla MŚP chroni wiadomości i dokumenty w czasie rzeczywistym. Chodzi o ataki, które mają na celu wyłudzenie informacji od użytkownika. Usługa wykrywa sfałszowane załączniki i odnośniki w wiadomościach i dokumentach Office, chroniąc firmę m.in. przed zaszyfrowaniem wszystkich plików i żądaniem okupu (ransomware).
Przy zakupie pakietu Microsoft 356 Business warto skorzystać z usług licencjonowanego partnera Microsoft. Daje to pewność, że system został skonfigurowany i zabezpieczony we właściwy sposób. Na etapie wdrażania firma otrzyma też wsparcie specjalisty i pomoc techniczną.
Po wykupieniu pakietu i wdrożeniu go w firmie zostaje już tylko przedstawienie wszystkich nowych możliwości pracownikom. Duża intuicyjność aplikacji z pakietu Microsoft 365 znacznie ułatwia ich wprowadzanie. Na swojej stronie internetowej, Microsoft oferuje też wiele szczegółowych poradników dla początkujących.
Krok do przodu
Dla większości małych i średnich przedsiębiorstw cyfryzacja może przynieść wymierne korzyści. Niewielkimi kosztami otrzymujemy narzędzia, które realnie zwiększają produktywność pracowników. Praca zdalna staje się możliwa na takim samym poziomie, co w biurze. Mamy też dostęp do licznych zabezpieczeń, które minimalizują ryzyko kradzieży lub wycieku danych i ułatwiają zapewnianie zgodności z przepisami takimi jak RODO.
Jeśli widzisz potencjał cyfryzacji i usług w chmurze oraz chcesz zastosować Microsoft 365 Premium w swojej firmie lub masz dodatkowe pytania, odwiedź stronę m365business.pl.