Czy da się zorganizować sprawy HR w firmie bez użycia papieru? Odpowiada Renata Łukasik, która zajmuje się rozwojem narzędzi ERP, w tym HR-owych, w Asseco Bus iness Solutions.
W Internecie funkcjonuje określenie paperless, bez papieru. Co oznacza w biznesie i w HR?
Paperless zrobiło się modnym hasłem, podobnie jak digitalizacja procesów. To bardzo ciekawa i pożyteczna idea zarządzania firmą bez papierowych dokumentów oraz aktualna potrzeba biznesowa. Dokumenty elektroniczne po prostu ułatwiają komunikację. Można je łatwo przekazywać, a ich użycie pozwala na automatyzację tego, co później dzieje się z dokumentami. Dzięki temu system informatyczny może pewne procesy zdjąć z barków pracowników.
Wszystko to ma zastosowanie w HR. W dobie pracy na homeoffice domowych biur mamy nawet po kilkaset. Jeżeli korzystamy z dokumentów papierowych, to mamy problem, bo jak zorganizować się tak, by obsługa dokumentów przebiegała terminowo, bez komplikacji i zgodnie z przepisami!
Zatem paperless to coś więcej niż tylko zmiana formy dokumentów?
Tak. Zauważmy, że przesyłanie skanów i plików nie zawsze jest skuteczne prawnie, a dokumenty wciąż wymagają podpisu.
Myślę, że nadchodzi czas, by pomyśleć o kompleksowych rozwiązaniach, takich jak te od Asseco Business Solutions. Oprócz standardowej funkcjonalności systemu ERP konieczna jest obsługa dokumentów elektronicznych w odpowiedniej formie. System musi być niezawodnym narzędziem dla firmy.
Jak można zorganizować procesy HR-owe w biurze bez papieru?
Po zmianach prawnych z ostatnich lat jest to łatwiejsze niż kiedyś. Można uniknąć papieru, odpowiednio organizując przepływ informacji i dokumentów.
Czy możesz podać jakieś przykłady?
Pracownicy zawsze potrzebują informacji, choćby takich jak stan limitu urlopowego. Z drugiej strony, weryfikują i zgłaszają zmiany swoich danych kadrowych. W firmie, która jest paperless, wystarczy zalogować się do portalu pracowniczego w przeglądarce czy aplikacji mobilnej. W nim są dostępne wszystkie informacje, dane, dokumenty, wnioski czy czat do działu kadr.
Innym przykładem jest przekazywanie informacji, na przykład o zmianie regulaminu pracy, gdy pracodawca potrzebuje potwierdzenia przyjęcia dokumentu. Portal HR automatycznie wysyła do pracowników powiadomienia o informacji. Ci w portalu zapoznają się z dokumentem i potwierdzają przyjęcie.
Weźmy coś jeszcze: przedłużenie umowy o pracę, a więc aneks i wniosek o podwyżkę. W Portalu HR kierownik wprowadza wniosek elektroniczny, wpisując nowe warunki zatrudnienia i przekazuje go do obiegu. Dokument błyskawicznie trafi a do jego przełożonego; dalej do działu kadr, a na końcu do e-dokumentacji pracowniczej. Ten typ dokumentów wymaga formy pisemnej, więc przyda się tu podpis elektroniczny praco[1]dawcy i pracownika.
Zauważmy, że przy obsłudze tych procesów w Portalu HR nie użyliśmy ani jednej kartki.
Czy dokumenty elektroniczne są skuteczne prawnie?
Dokumentację pracowniczą można w całości prowadzić w formie elektronicznej, ale przepisy wskazują pewne wymagania dotyczące jej formy.
Weźmy przykład. Wniosek urlopowy wymaga podpisu zwykłego. Pracownik, logując się do portalu, potwierdza swoją tożsamość. Podobnie jego przełożony, który wniosek akceptuje. Tak strony dopełniają wymogów formy prawnej. Wniosek jest ważny i potwierdzony elektronicznie.
Są dokumenty, które wymagają formy pisemnej, jak wspomniany już aneks. Na szczęście „forma pisemna” to tylko sformułowanie prawne, które określa warunki, do spełnienia przez dokument. Nie musi być on papierowy, ale podpisany podpisem kwalifikowanym, równoprawnym z tym odręcznym. Podpis kwalifikowany należy do osoby fizycznej. Firma natomiast taki podpis może pracownikowi zapewnić. Użytkownicy naszych rozwiązań korzystają z podpisu SimplySign, zintegrowanego z Portalem HR.
Co z firmami, które „wolą papier”?
Muszą liczyć się z tym, że papier ma swoje ograniczenia. Niszczy się, gubi, trafi a w niewłaściwe ręce. Do tego dochodzi fizyczny transport, opóźnienia i specjalne warunki przechowywania dokumentów w archiwach latami. Krótko mówiąc, trzeba się liczyć z kosztami i pewnym ryzykiem.
Jak spełnić wymogi „cyfrowe”?
Dokumenty elektroniczne również muszą spełniać wymagania prawne, jak choćby zasady poufności, integralności, kompletności i oraz uprawnionego dostępu. Są też objęte oznaczeniami, tzw. metadanymi, które dobrze przygotowany system ERP przydziela automatycznie. Dokumenty elektroniczne muszą spełniać także precyzyjne wytyczne techniczne. I znów, dobry system wygeneruje plik zgodny z przepisami. Krótko mówiąc, trzeba mieć dobre narzędzia cyfrowe i już.
Jak przebiega cyfryzacja w HR?
Moment przejścia na dokumentację elektroniczną wymaga narzędzi informatycznych oraz zmian organizacyjnych. Polecam podejście stopniowe. Skanowanie istniejących już dokumentów oraz stosowanie podejścia paperless dla nowych pracowników. W ten sposób nakłady pracy rozłożą się w czasie, stopniowo przynosząc korzyści.
Podsumujmy: paperless HR to przede wszystkim sprawna ob[1]sługa spraw i szybki przepływ informacji i dokumentów. To porządek w dokumentach oraz większe zadowolenie pracowników i menadżerów. To także oszczędności i wreszcie, im mniej papieru, tym lepiej dla środowiska.
Jak wyglądałyby lata Twojej pracy, gdyby HR zawsze były paperless?
To spełnienie marzenia! Spraw[1]niej, szybciej, bezpieczniej i bardziej oszczędnie. Przejście na dokumentację elektroniczną przynosi konkretne efekty, których można życzyć wszystkim organizacjom.