Według wiodących agencji badawczych, te firmy, które zautomatyzują swoje procesy biznesowe, pozostawią w tyle organizacje, które nie zdecydują się na ten krok. Dlaczego cyfryzacja i automatyzacja procesów są dziś tak istotne i jakie długofalowe korzyści przynoszą? Oto 5 najważniejszych benefitów digitalizacji procesów, które powinieneś znać.
Czym jest digitalizacja?
Od lat rośnie grono polskich firm, które cyfrową transformację umieszczają na szczycie listy priorytetów swojej strategii rozwoju. Niebagatelny wpływ na tę tendencję okazała się mieć pandemia koronawirusa, która uzmysłowiła przedsiębiorcom, że wykorzystanie technologii do digitalizacji procesów jest ważne dla utrzymania ciągłości pracy, usprawnienia komunikacji między pracownikami i zwiększenia wydajności ich pracy. Jednocześnie skutkuje znaczącym obniżeniem kosztów prowadzenia działalności.
Czym jest digitalizacja? W najprostszym ujęciu to wsparcie procesu biznesowego za pomocą technologii informatycznej. Najczęściej, przez wdrożenie aplikacji, które pozwalają odejść od dokumentów papierowych i realizować proces w formie cyfrowej, zza ekranu komputera lub urządzenia mobilnego.
– Istotną rolą digitalizacji procesów jest ułatwienie zarządom skutecznego podejmowania i egzekwowania decyzji. Cyfryzacja umożliwia zbieranie danych o tym, jak zmiany wpływają na firmę i na ich podstawie bieżące korygowanie przyjętego kursu. Dzięki temu, nawet w trudnych warunkach kryzysu, można dalej skutecznie zwiększać udział firmy w rynku. Musimy przy tym jednak pamiętać, by narzędzia realizujące ideę cyfryzacji umożliwiały zwinną rekonfigurację – bez czekania i kosztów, które mogą oznaczać konserwację dotychczasowego sposobu funkcjonowania firmy, a w konsekwencji oznaczać nałożenie swoistego kagańca na rozwój biznesu.– mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes w WEBCON, firmie dostarczającej wiodące na polskim rynku rozwiązanie do digitalizacji procesów biznesowych.
5 najważniejszych korzyści digitalizacji procesów biznesowych
Jakich korzyści mogą się zatem spodziewać firmy, które zdecydują się na digitalizację swoich procesów biznesowych?
1. Wzrost produktywności i oszczędność czasu
Digitalizacja procesów pozwala przyspieszyć i usprawnić powtarzalne zadania, takie jak akceptacja faktur czy procesowanie umów. Zautomatyzowany proces może być realizowany nawet o 87 proc. szybciej. Wzrasta dzięki temu wydajność pracowników, którzy mogą wykorzystać swój potencjał do ambitniejszych działań, przynoszących większą wartość dodaną dla firmy.
Digitalizacja zapewnia też znacznie lepszy dostęp do aktualnych informacji, dzięki czemu łatwiej jest szybko podejmować trafne decyzje, jak również skuteczniej identyfikować obszary do optymalizacji. Owocuje to bardziej długofalowym i przenikającym głębiej w struktury firmy wzrostem produktywności.
2. Lepsza jakość pracy
Digitalizacja minimalizuje ryzyko popełniania błędów, szczególnie tych tzw. ludzkich, o które nietrudno przy powtarzających się codziennie rutynowych zadaniach, opartych o dokumenty papierowe. Tym samym pracownicy mogą nie tylko wykonać więcej w krótszym czasie, ale też jakość ich pracy jest znacznie wyższa.
3. Lepszy wgląd w procesy
Aplikacje, które standaryzują procesy biznesowe i zapewniają ich transparentność, to kopalnia cennych informacji dla kadry zarządzającej. Wiedza na temat przebiegu procesów zachodzących w firmie pozwala im podejmować lepsze decyzje dotyczące rozwoju organizacji, jak również wyłapywać tzw. „wąskie gardła”, które wymagają optymalizacji.
4. Podniesienie jakości obsługi klienta
Według badań American Express, 86 proc. klientów jest skłonnych zapłacić więcej za lepsze doświadczenie zakupowe. Dzięki automatyzacji, proces ich obsługi przebiega szybciej a ryzyko popełnienia błędu jest ograniczone do minimum. Sami pracownicy zostają również odciążeni, a ponieważ otrzymują dostęp do wszystkich kontekstowo istotnych informacji na temat relacji z danym klientem, są w stanie lepiej odpowiedzieć na jego potrzeby i jednocześnie obsłużyć większą ilość zapytań ze strony klientów.
5. Usprawniona współpraca
Maile, arkusze kalkulacyjne, telefony, czaty – nieustrukturyzowana komunikacja może powodować chaos informacyjny i utrudniać sprawne realizowanie projektów. Z pomocą przychodzą aplikacje, które w jednym miejscu gromadzą wszystkie zadania, automatycznie je przydzielają i umożliwiają menedżerom bieżące monitorowanie ich realizacji.
Digitalizacja bez kodowania
Umieszczenie digitalizacji na szczycie listy priorytetów nie jest trendem nowym. Badania pokazują jednak, że stopień realizacji tej strategii pozostaje często na niewystarczającym poziomie. Powodem jest zwykle obawa przed trudnością realizacji cyfrowej transformacji – projekty informatyczne kojarzą się z wysokimi kosztami, długim czasem wdrożenia i generowaniem istotnego wysiłku organizacyjnego. Nowoczesne technologie przychodzą jednak z pomocą i zmieniają oblicze digitalizacji.
– Dzięki platformom low-code, możliwe jest szybkie uruchamianie projektów digitalizacji, skrócenie czasu wdrożenia i zdecydowane obniżenie kosztu posiadania aplikacji. Wszystko dlatego, że kolejne rozwiązania mogą być budowane za pomocą jednej platformy. W dodatku, aplikacje powstają praktycznie bez kodowania, z wykorzystaniem mechanizmów „przeciągnij i upuść”. To jak zestaw klocków Lego, za pomocą którego zbudujemy wszystko to, czego w danym momencie potrzebuje organizacja. – tłumaczy Łukasz Wróbel.