16.2 C
Warszawa
niedziela, 26 maja 2024

W trosce o finanse naszych kontrahentów

Z Jakubem Kosteckim, prezesem zarządu Kaczmarski Inkasso, rozmawia Katarzyna Mazur.

W I kwartale 2023 r. upadłość ogłosiło w Polsce 105 firm, czyli o 17 proc. więcej niż w IV kwartale 2022 r. O 1/4 wzrosła też liczba restrukturyzacji – było ich aż 1052. Co miało największy wpływ na te wzrosty w sektorze MŚP?

Jeżeli chodzi o sytuację małych i średnich firm, trudno być obecnie optymistycznym. Z badania, które przeprowadziła firma faktoringowa NFG, wynika, że dwie trzecie przedsiębiorców jest zaniepokojonych swoją obecną sytuacją i uważa ją za trudną. Tyle samo bez optymizmu patrzy w przyszłość. Te nastroje to konsekwencja tego, co się wydarzyło ostatnimi czasy. Rosną koszty utrzymania, a także funkcjonowania firm, takie jak koszty paliw, energii, kredytów i leasingu, wynagrodzeń, wszystkie obciążenia podatkowe. Niepokoją też dane Krajowego Rejestru Długów. Zobowiązania, które zostały upublicznione przez KRD, wynoszą ponad 9 mld złotych i w ciągu ostatnich ośmiu miesięcy wzrosły o 850 mln zł. To bardzo duża kwota.

Niewypłacalność przedsiębiorstwa rzadko jest efektem jednorazowego zdarzenia. Zazwyczaj dochodzenie do niej to długofalowy proces pogarszania się płynności finansowej. Jak monitorować sytuację u swoich obecnych i nowych partnerów biznesowych, by uniknąć przykrych niespodzianek?

Przede wszystkim działać. Zdecydowanie lepiej zapobiegać niż później leczyć. Każda firma powinna się zastanowić, co może zrobić, żeby nie dopuścić do tego, by w jej otoczeniu pojawili się kontrahenci, którzy mogą później przenieść swoje niedobre praktyki związane z płatnościami na jej sytuację finansową. Oczywiście takie rozwiązania zapewniają Biura Informacji Gospodarczej, m.in. Krajowy Rejestr Długów. Można pobrać raport na temat każdego przedsiębiorcy. Nie trzeba mieć żadnej zgody ze strony takiej firmy, żeby taką informację pobrać. Na podstawie raportu można dowiedzieć się, czy dany podmiot jest odnotowany jako dłużnik, jaka jest kwota takiego zadłużenia, ilu ma wierzycieli, jaki był okres, kiedy te zobowiązania zostały zaciągnięte. W takich raportach można też odnaleźć wskaźnik oceny wiarygodności płatniczej, który też bardzo dobrze przedstawia sytuację finansową danego przedsiębiorcy. Warto też na bieżąco monitorować wszystkich swoich klientów. Przedsiębiorcy mają grupę stałych odbiorców i to trochę usypia ich czujność. Krajowy Rejestr Długów oferuje taką usługę jak monitoring kontrahentów i jeżeli w ramach danego NIP-u cokolwiek się wydarzy, firma od razu zostanie o tym poinformowana i będzie wiedziała, że w rejestrze dłużników pojawiło się nowe zobowiązanie. To daje podstawę do świadomego podejmowania decyzji, co dalej.

Jakie kroki można podjąć, kiedy to nieuregulowane zobowiązanie u naszego kontrahenta już się pojawi?

Jeżeli nieznacznie został przekroczony termin płatności, to w delikatny sposób należy kontrahentowi taką informację przekazać. Można to zrobić samodzielnie, ale również takie działania przekazać do wyspecjalizowanej firmy windykacyjnej, która na pewno pomoże i ma do tego odpowiednie narzędzia. Nam zawsze zależy na utrzymaniu bardzo dobrych relacji pomiędzy stronami. Zakładamy, że doszło do pewnego zdarzenia, które nie jest miłe i dla jednej, i dla drugiej strony. Trzeba z tego wyciągnąć wnioski i doprowadzić do spłaty zadłużenia. Mamy też niestety sytuacje, kiedy kontrahenci nie płacą wcale. Czasem to wynika z ich złej woli, niekiedy z problemów finansowych. Wtedy potrzebne są bardziej konkretne działania. Rekomendujemy wówczas wejście na ścieżkę tzw. windykacji polubownej. Jednym z narzędzi, które również mogą wykorzystać przedsiębiorcy, jest dopisanie do Krajowego Rejestru Długów informacji o tym, że ich kontrahent opóźnia się z płatnościami. To z jednej strony bardzo dobry sposób na zdyscyplinowanie nierzetelnego kontrahenta, a z drugiej wyraz odpowiedzialnej społecznie postawy. Informowanie rynku o tym, że dany kontrahent nie płaci, może pomóc innym przedsiębiorcom w uniknięciu współpracy z nierzetelnym podmiotem.

Z badania „Przeterminowanie faktur w polskich przedsiębiorstwach” przeprowadzonego w tym roku przez Kaczmarski Inkasso wynika, że aż 2/3 mikro-, małych i średnich firm, które dotąd dostawały pieniądze od kontrahentów na czas, zaczęło otrzymywać je z opóźnieniem. To zagraża ich stabilności. Jak zatem kompleksowo chronić finanse firmy? Co dziś na rynku znajdzie przedsiębiorca, który po pierwsze zamierza zabezpieczyć się przed ewentualnymi zatorami płatniczymi, po drugie, jeśli już znajdzie się w trudnej sytuacji ze względu na nieuregulowane zobowiązania kontrahentów, chce odzyskać swoje należności?

Wszystkie rozwiązania dostępne dla przedsiębiorców są dostosowane zarówno do potrzeb mikrofirm i jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i dużych korporacji. Jest takie przekonanie, że dostęp do raportu o wiarygodności finansowej kontrahenta to coś drogiego, przeznaczonego tylko dla banków. Tak absolutnie nie jest. Podpisanie umowy z Biurem Informacji Gospodarczej jest bardzo proste. Można to zrobić online, a później na bieżąco korzystać z raportów gospodarczych. Panel klienta pomaga w bardzo łatwy sposób uzyskać niezbędne informacje i świadomie zarządzać ryzykiem finansowym związanym z klientami. Tak działa również dostęp do usług windykacyjnych. Jest banalnie prosty i dostępny dla każdej firmy. Więcej problemów wiąże się raczej z mentalnością, jeżeli chodzi o przekazanie faktur niesolidnego klienta do zewnętrznej firmy windykacyjnej. Ale to nieuzasadniona obawa – jeżeli ma się do czynienia z profesjonalną firmą, to ona w pierwszej kolejności będzie patrzyła na to, żeby utrzymać dobrą relację pomiędzy stronami i oczywiście na to, by pomóc przedsiębiorcy w odzyskaniu pieniędzy za pracę, którą wykonał.

Co musi się wydarzyć, żeby szczególnie mali i średni przedsiębiorcy przestali traktować współpracę z wyspecjalizowanymi firmami windykacyjnymi w kategoriach zła koniecznego albo ogromnego kosztu? W momencie, kiedy narażają się na utratę przychodów ze względu na nierzetelność partnera, koszt jest przecież jeszcze większy.

Na polu podnoszenia świadomości mamy jeszcze mnóstwo do zrobienia. Myślę, że edukacja ekonomiczna w ogóle jest jeszcze w powijakach. Przedsiębiorcy boją się sprawdzać swoich kontrahentów, twierdząc, że to działanie nie fair. Ja uważam, że nie fair jest niepłacenie na czas. Istnieje też przekonanie, że przekazanie faktur kontrahenta do firmy windykacyjnej po to, żeby ona mogła pomóc w odzyskaniu należności, oznacza zerwanie trwałych relacji pomiędzy klientami, co nie ma nic wspólnego z rzeczywistością. Przedsiębiorcy, którzy zlecają windykację swoich kontrahentów do wyspecjalizowanych firm, boją się także, że będą źle odbierani. A tak nie jest. Robiliśmy jakiś czas temu badania, z których wynika, że jeżeli dany podmiot sprawdza kontrahentów, ich rzetelność płatniczą i jeżeli korzysta z usług firmy windykacyjnej, to jest bardziej wiarygodny i postrzegany jako odpowiedzialny. Zatem podstawowym zadaniem jest wyjście ze stereotypowego, nieuzasadnionego faktami myślenia. Na rynku dostępne są fantastyczne narzędzia i firmy powinny z nich korzystać oraz współpracować z profesjonalnymi firmami windykacyjnymi.

Użył Pan sformułowania profesjonalne firmy windykacyjne. Nasuwa mi się w tym miejscu pytanie dotyczące regulacji zawodu windykatora. Kiedy one wejdą w życie i co zmienią tak dla branży, jak i dla klientów?

Mam nadzieję, że w tej formie, w której została przedstawiona, nie wejdzie w życie. I to nie dlatego, że jestem przeciwny regulacjom, tylko uważam, że po prostu te przepisy zostały przygotowane trochę zbyt szybko, trochę pochopnie. Nie uwzględniają interesów ani konsumentów, ani wierzycieli. Polska i tak będzie musiała wprowadzić pewne regulacje związane z rynkiem zarządzania wierzytelnościami, ponieważ obliguje nas do tego dyrektywa unijna, dyrektywa NPL-owa i do końca tego roku Polska musi taki akt prawny przyjąć. Pracuje nad nim obecnie Ministerstwo Finansów i wydaje się, że to najbardziej właściwe narzędzie do tego, żeby rynek uregulować i docelowo nadzorować. Natomiast projekt ustawy, który aktualnie jest procedowany, to jest autorstwa Ministerstwa Sprawiedliwości i kompletnie nie odnosi się do wytycznych Unii Europejskiej, więc możemy mieć do czynienia z sytuacją, kiedy wejdą w życie dwie ustawy, które tak naprawdę będą dotyczyły tego samego obszaru. Uważam, że to zaowocuje chaosem, a na pewno nie doprowadzi do sytuacji, która będzie wspierała wierzycieli i konsumentów.

Na pewno problemem jest także to, że ustawa próbuje uregulować stan, który funkcjonuje w Polsce od 25 lat. Duże instytucje, takie jak banki, firmy ubezpieczeniowe czy firmy telekomunikacyjne od ponad 25 lat skutecznie outsourcują cały proces windykacji do firm, które się tym profesjonalnie zajmują. Ustawa może to uniemożliwić. Obsługując na masową skalę klientów strategicznych, takich jak banki, instytucje pożyczkowe, firmy leasingowe, telekomunikacyjne czy ubezpieczeniowe widzimy ich bardzo profesjonalne podejście do zarządzania własnymi należnościami. Mają pełną świadomość wagi procesu windykacyjnego. Firmy te korzystają z naszego doświadczenia, naszych pracowników, z naszych technologii, które rozwijamy od wielu lat i to powoduje, że jesteśmy tak naprawdę partnerami dążącymi do osiągnięcia tego samego celu – odzyskania należności i utrzymania dobrych relacji z ich klientami. Wszystkie działania, które podejmujemy w imieniu i na rzecz naszych klientów strategicznych są realizowane w porozumieniu z nimi. Wspólnie ustalamy zakres działań oraz ich harmonogram. Nasi klienci cyklicznie i bardzo szczegółowo audytują wszystkie procesy, które są przez nas realizowane. Jestem przekonany, że żaden ustawowy nadzór nie będzie miał tak istotnego wpływu na jakość działań podejmowanych przez firmy windykacyjne, jak to jest dzisiaj w przypadku kontroli sprawowanej przez samych klientów.

Dlatego też uważam, że skoro np. banki mają być wyłączone z ustawy, to również powinno to dotyczyć ich pełnomocników procesowych, którzy działają w ich imieniu i pod ich wnikliwym nadzorem.

Dziś liczy się szybkość działania i technologia. W jaki sposób na pracę firm windykacyjnych, szczególnie w zakresie B2 B, wpływają nowoczesne technologie? Czy można zlecić windykację online i czy jest ona dostępna także dla mniejszych przedsiębiorców?

Windykacja online, czyli tak naprawdę możliwość przekazania zlecenia w sposób szybki i prosty, jest dostępna dla każdego. Kaczmarski Inkasso już kilka lat temu uruchomiło serwis WinGO.pl. Przedsiębiorca może nam tą drogą zlecić czynności windykacyjne na trzy sposoby. Pierwszy to zlecenie ze swojego systemu, w którym ma zewidencjonowane wszystkie opóźnione faktury z płatnościami, poprzez wyeksportowanie ich do naszego systemu. Drugi to możliwość wpisania ręcznie danych związanych z określoną wierzytelnością i z konkretnym kontrahentem. Natomiast trzecia i chyba najłatwiejsza metoda to przekazanie nam skanu faktury albo jej zdjęcia, nawet zrobionego telefonem komórkowym. Nasza aplikacja jest dostępna z każdego urządzenia mobilnego. Faktura trafia do nas automatycznie, jest rejestrowana i już dosłownie po kilku minutach rozpoczynają się pierwsze czynności w tej sprawie. W pierwszej kolejności to jest weryfikacja poprawności. Następnie są to próby nawiązywania kontaktu z dłużnikiem. Następnie oczywiście są podejmowane inne działania, wszystko w zależności od tego, jak mocno jest opóźniona płatność i jakie działania zadeklarował nam klient, przekazując to zlecenie.

Ale trzy lata temu poszliśmy dalej, ponieważ stwierdziliśmy, że może nie warto czekać na klientów, tylko warto wyjść do nich, wyjść do środowiska, w którym na co dzień pracują. Postanowiliśmy nawiązać relacje z producentami systemów finansowo-księgowych ERP czy z dostawcami systemów CRM i doprowadziliśmy do integracji usługi Kaczmarski Inkasso właśnie z tymi systemami. Dzisiaj mamy wdrożone rozwiązania z takimi partnerami jak Comarch, Apfino, Symfonia, inFakt, InsERT, ING Usługi dla Biznesu i wieloma innymi. Dbamy razem z nimi o finanse naszych klientów. Z tych rozwiązań korzystają już setki tysięcy firm.

Całą rozmowę możecie Państwo obejrzeć na FMC27news

Najnowsze