W nowoczesnym biznesie elektroniczne zarządzanie dokumentami to nie tylko sposób na rozwój firmy, ale często wręcz konieczność. Przyspieszony przepływ informacji oraz brak konieczności ręcznego gromadzenia, ewidencjonowania i archiwizowania dokumentów wprowadzają przedsiębiorstwo na nowy poziom efektywności.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Sprawniejsza archiwizacja dokumentów: Elektroniczne systemy obiegu dokumentów zapewniają sprawne archiwizowanie bez obawy o zgubienie ważnych akt. Upoważnieni pracownicy mogą korzystać z intuicyjnej wyszukiwarki, która umożliwia szybkie i bezproblemowe odnalezienie każdego dokumentu.
Procesowanie dokumentów zapewnia oszczędności: Zgromadzenie wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym miejscu, z jasno określonymi procedurami obiegu oraz automatyzacja procesów skutkują dużymi oszczędnościami czasu oraz finansów.
Łatwy i szybki dostęp do dokumentów: Wystarczy zalogować się do systemu, by uzyskać dostęp do dokumentów, pobrać właściwe pliki lub przesłać je do odpowiedniego działu, eliminując konieczność przeszukiwania segregatorów czy angażowania współpracowników.
Elektroniczny system obiegu dokumentów jako baza wiedzy: Firmy zyskują ogromną bazę wiedzy, obejmującą faktury, umowy, dokumenty urzędowe oraz inne istotne informacje, takie jak notatki z zebrań czy wiadomości e-mailowe.
Bezpieczeństwo danych: Odpowiednie zabezpieczenia oferowane przez renomowane systemy, zapewniają bezpieczeństwo danych. Przykładowo, zaawansowane technologie wykorzystywane przez platformę Symfonia Obieg Dokumentów takie jak Amazon Web Services (AWS) gwarantują najwyższe standardy bezpieczeństwa.
Dostęp online z każdego miejsca: Pracownicy mogą realizować zadania zdalnie, korzystając z dowolnego urządzenia, bez obawy o utratę danych w przypadku awarii komputera. Dzięki chmurowym rozwiązaniom firmowe dane są dostępne nawet podczas pracy zdalnej czy wyjazdów służbowych.
Na jakie elementy obiegu dokumentów warto zwrócić uwagę?
Wybierając system obiegu dokumentów do swojej organizacji, warto sprawdzić, czy posiada on kluczowe z punktu widzenia optymalizacji pracy funkcjonalności. Są to przede wszystkim:
Skuteczny OCR faktur: Automatyczne odczytywanie danych z faktur w formacie PDF oraz zeskanowanych dokumentów papierowych, również na urządzeniach mobilnych.
Przejmowanie dokumentów z poczty email: Możliwość dodawania dokumentów bezpośrednio z wiadomości email. Dzięki temu użytkownik może pobrać, wyszukiwać lub sortować dokumenty bezpośrednio ze swojej poczty, co znacznie usprawnia pracę.
Łatwa konfiguracja i szablony obiegu dokumentów: Gotowe szablony procesów, które można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.
Wersjonowanie dokumentów: Śledzenie zmian i praca na najnowszych wersjach dokumentów. Dzięki temu wszyscy użytkownicy pracują na aktualnej wersji dokumentu, co znacząco ogranicza chaos w pracy.
Uniwersalne repozytorium dokumentów: Organizacja dokumentów według stanowisk i działów, z możliwością tworzenia specjalnych teczek i spraw. Ułatwia to nie tylko gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji, ale przede wszystkim odszukiwanie konkretnego dokumentu w miarę potrzeby.
Gotowe aplikacje biznesowe: Przykładowo system Symfonia Obieg Dokumentów posiada gotowe aplikacje jak „Faktury zakupu”, „Archiwum umów” czy „Obieg wniosków zakupowych”.
Elektroniczny obieg dokumentów: Inspirujące wdrożenia w różnych branżach
Elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie w różnorodnych branżach, przynosząc korzyści nawet w najmniej oczywistych przypadkach.
Zdrojowa Hotels – w branży hotelarskiej, gdzie zarządzanie wieloma lokalizacjami jest kluczowe, system centralizuje dokumentację z trzech różnych miejsc. Dzięki temu 152 użytkowników ma dostęp do jednego systemu, co znacznie ułatwia pracę i zwiększa efektywność zarządzania.
Huta Pokój – firma z ponad 180-letnią tradycją w przemyśle wydobywczym usprawniła codzienne obowiązki 35 kluczowych pracowników, przechodząc od papierowej do cyfrowej formy zarządzania informacjami. Nowoczesne podejście do obiegu dokumentów znacząco poprawiło dynamikę pracy.
Fundacja Świętego Mikołaja – organizacja charytatywna efektywnie zarządza swoją działalnością dzięki porządkowi w dokumentacji i zgodności z przepisami. Elektroniczny system obiegu dokumentów wspiera fundację w codziennej pracy, zapewniając porządek w dokumentacji i zgodność z przepisami.
Każdy z tych przykładów pokazuje, że systemy takie jak Symfonia Obieg Dokumentów mogą wspierać biznes niezależnie od branży i wielkości przedsiębiorstwa. Dzięki innowacyjnym funkcjom i elastycznym możliwościom konfiguracji, każda firma może zoptymalizować swoje procesy i skupić się na dynamicznym rozwoju oraz osiąganiu sukcesów. Elektroniczny obieg dokumentów to narzędzie, które rewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentacją, przyczyniając się do efektywności operacyjnej i strategicznej.