 miał pierwotnie wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Jednak na początku tego roku Ministerstwo Finansów ujawniło szereg błędów krytycznych w systemie, co przesunęło uruchomienie na 1 lutego 2026 roku. Data ta została ostatecznie potwierdzona kilkanaście dni temu, co oznacza, że rok 2025 będzie w organizacjach rokiem pod znakiem KSeF.){kind=link}
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) miał pierwotnie wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Jednak na początku tego roku Ministerstwo Finansów ujawniło szereg błędów krytycznych w systemie, co przesunęło uruchomienie na 1 lutego 2026 roku. Data ta została ostatecznie potwierdzona kilkanaście dni temu, co oznacza, że rok 2025 będzie w organizacjach rokiem pod znakiem KSeF.
Obowiązkowy KSeF impulsem do cyfryzacji organizacji
Coraz trudniej wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy bez wdrożonego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). I w rzeczywistości tak jest, ale… W codziennej pracy taki system wykorzystuje 60% firm, a 80% z nich to duże i średnie organizacje.
Firmy, które nie wprowadziły systemowych rozwiązań do obsługi obiegu faktury, obowiązek integracji z KSeF powinny wykorzystać jako okazję do udoskonalenia tego obszaru. Termin obligatoryjny, czyli pierwsza połowa 2026 roku niektórym może wydawać się być odległym, ale nie warto zwlekać z wyborem odpowiedniego oprogramowania zbyt długo.
– Organizacje wyposażone w aktualne systemy EOD, z reguły otrzymają od producentów konektory, a ich wdrożenie zajmuje od kilku dni do 2 miesięcy. W gorszej sytuacji są firmy, które pracują na starych, nieutrzymywanych systemach. Takie firmy czeka całkowita wymiana systemu. W podobnej sytuacji są organizacje, nieposiadające żadnego systemu EOD – przestrzega Filip Kolendo, wiceprezes zarządu i CTO w Primesoft Polska.
Doświadczenie takich firm jak Primesoft Polska przestrzega klientów, aby nie czekali na ostatni moment. Podobna sytuacja miała miejsce w końcówce 2023 roku. Wówczas wiele organizacji nagle przypomniało sobie, że za pół roku będą musiały być zintegrowane z KSeF i kolejka do wdrożenia takiego systemu jak V-Desk była tak długa, że nie każda organizacja zdołałaby się wyrobić na czas.
Jak dobrze przygotować się do obowiązkowego KSeF?
Zaleca się by przed implementacją nowych systemów, zacząć od określenia własnych potrzeb. Jeśli firma jest niewielka i potrzebuje tylko konektora do KSeF, to obecny dostawca systemu finansowo-księgowego będzie prawdopodobnie najlepszym wyborem. Jeśli jednak organizacja będzie musiała zmieniać procesy biznesowe, to powinna szukać partnerów specjalizujących się w ich digitalizacji.
– Najważniejszym kryterium powinno być doświadczenie. Oglądając poszczególne systemy ciężko byłoby wyłapać jakieś duże różnice. Cała magia jest w środku. Bardzo niewiele firm ma swój własny know-how na temat tego jak powinien sprawnie działać system EOD. Wdrażając V-Desk setki razy, wiemy jakie pułapki mogą się na nas czaić. Bo chodzi nie tylko o to, aby system EOD działał, ale aby rzeczywiście usprawniał on procesy biznesowe, a nie był ich hamulcowym – uważa Filip Kolendo.
Doświadczenie powinno być kluczowym czynnikiem wyboru odpowiedniego dostawcy, ale oczywiście niejedynym. Równie ważnym faktorem jest elastyczność kontrahenta, czyli w rzeczywistości umiejętność i przede wszystkim możliwość dopasowania się do indywidualnych potrzeb i możliwości finansowych danej organizacji.
Dwa modele wdrożeń systemu V-Desk, czyli dla każdego coś dobrego
Wybór doświadczonego dostawcy niekoniecznie musi się wiązać z dużymi kosztami. I wcale nie chodzi o to, że za mniejsze pieniądze otrzyma się gorszy produkt. System V-Desk jest oferowany przez firmę Primesoft w dwóch modelach wdrożeń. Jeden z nich to dedykowany system V-Desk, a drugi to V-Desk GA, czyli biblioteka gotowych procesów, nazywanych aplikacjami.
V-Desk to narzędzie low-code. Model wdrożenia polega na projektowaniu procesu na potrzeby klienta. Każdy element jest w 100% dostosowany do potrzeb organizacji. Jest on dedykowany firmom, które informatyzują bardzo indywidualne procesy, charakterystyczne tylko dla nich.
V-Desk GA to z kolei narzędzie no-code. Ten model wdrożenia oparty jest na bibliotece gotowych aplikacji. Wybór aplikacji z biblioteki gwarantuje skorzystanie z gotowych, dobrych praktyk wielu innych organizacji, ale ich dostosowanie do potrzeb danej firmy jest możliwe tylko w ściśle określonych miejscach i zakresie. Jest on dedykowany przedsiębiorstwom, które są gotowe na większy kompromis w stosunku do standardowych rozwiązań rynkowych
– Wszystkim zależy na redukcji kosztów i czasu. Firmy, które są gotowe dostosować się do pewnych standardowych rozwiązań powinny wybierać platformy no-code. Takie rozwiązanie przyspiesza wdrożenie i zmniejsza koszty związane z opłaceniem dostawcy oraz czasem pracy własnych pracowników – tłumaczy Filip Kolendo.
Ponad 15% firm, które nie zdecydowały się na wdrożenie u siebie elektronicznego obiegu dokumentów jako przeszkodę wskazują niewystarczające wewnętrzne zasoby IT. Na ratunek przychodzą im właśnie produkty tworzone w modelu no-code. Ich zaletą jest właśnie to, że ograniczają pracę programistów do absolutnego minimum.
– W życiu jednak zawsze jest coś za coś. Jeśli firma ma charakterystyczne procesy biznesowe i dostosowanie ich do standardowych rozwiązań byłoby zbyt dużym kompromisem, to powinna zdecydować się na dedykowane rozwiązanie jak V-Desk lub hybrydowe, czyli w naszym przypadku połączenie V-Desk z modułami V-Desk GA. Koszt takiego wdrożenia będzie większy, ale zwróci się w krótkiej perspektywie czasu – dodaje CTO Primesoft Polska.
Wybór odpowiedniego modelu wdrożenia uzależniony jest od indywidualnych potrzeb klientów. Dlatego w tej sytuacji najlepiej umówić się na indywidualne spotkanie z ekspertami Primesoft Polska.
Znajdziesz ich w zakładce Kontakt na https://bit.ly/4eiIWyq