KSeF – nowe obowiązki, nowe kary. Jak skutecznie uniknąć konsekwencji?
Już w przyszłym roku e-fakturowanie w Polsce stanie się obowiązkiem. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza kolejny etap cyfryzacji, a wraz z nim – konsekwencje za niedostosowanie się do nowych realiów. Przedsiębiorcy muszą dobrze przygotować się na nadchodzące zmiany już teraz, aby później uniknąć stresu i kar.
Podpowiadamy, jak zrobić to skutecznie.
Obowiązek korzystania z KSeF
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W odróżnieniu od faktur papierowych lub PDF, te nowoczesne dokumenty mają z góry ustalony format (XML) i strukturę logiczną FA(3), które umożliwiają automatyzację przetwarzania i weryfikację danych przez systemy ERP i platformy EDI, takie jak Comarch EDI KSeF.
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
• 1 lutego 2026 r. dla firm o rocznych obrotach powyżej 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
• 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.
Wymóg wykorzystania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem platformy KSeF obejmie:
• wszystkich podatników VAT, czynnych i zwolnionych,
• podmioty OSS z polskim NIP-em.
Obowiązek nie dotyczy kontrahentów zagranicznych nieposiadających polskiego NIP-u oraz faktury VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych.
Rodzaje kar za nieprzestrzeganie przepisów KSeF
Nieprzestrzeganie obowiązku e-fakturowania może skutkować nałożeniem kar pieniężnych przez naczelnika urzędu skarbowego.
W praktyce oznacza to, że możesz otrzymać karę w przypadku, gdy:
• nie wystawisz faktury ustrukturyzowanej,
• faktura będzie zawierała błędy formalne i merytoryczne,
• nie zastosujesz wzoru faktury podczas awarii systemu,
• nie prześlesz faktury do KSeF w wyznaczonym terminie.
Kary za tego rodzaju naruszenia mogą sięgać aż do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Jeśli zaś faktura nie zawiera wykazanego podatku, kara może wynosić do 18,7 proc. całkowitej kwoty na fakturze.
Warto również pamiętać, że kary powinny zostać uregulowane w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.
Ministerstwo Finansów stara się jednak ułatwić przedsiębiorcom wejście w nową rzeczywistość fakturowania. W tym roku administracja skarbowa skupi się na edukowaniu i pomaganiu podatnikom. W związku z tym, zgodnie z najnowszymi informacjami, do końca 2026 r.:
• błędy w fakturowaniu przy użyciu KSeF nie będą podlegały karom,
• nie będzie wymagane umieszczanie numeru KSeF przy realizowaniu płatności za e-faktury, także w przypadku mechanizmu podzielonej płatności (MPP),
• będzie można wystawiać faktury z kas rejestrujących.
Jak unikać kar za niewdrożenie KSeF?
– Choć przewidziano okres łagodniejszego traktowania przedsiębiorców i odroczono nakładanie kar za błędy w e-fakturowaniu, nie warto zwlekać. Im wcześniej firma dostosuje swoje procesy do wymogów KSeF, tym większa szansa na uniknięcie kosztownych pomyłek i stresu w momencie, gdy przepisy zaczną być egzekwowane w pełnym zakresie – komentuje Łukasz Barchański, EDI Consulting Director w Comarch.
Wdrożenie KSeF krok po kroku
Przeanalizuj aktualne procesy fakturowania
Zanim przejdziesz do cyfrowego obiegu faktur, sprawdź, jak Twoja firma obecnie obsługuje dokumenty finansowe. Oceń kompatybilność systemów ERP i księgowych z wymaganiami KSeF. Wskaż obszary wymagające modernizacji lub usprawnienia, np. integracja z nowym oprogramowaniem lub uzupełnienie brakujących danych kontrahentów.
Dobierz optymalną technologię
Możesz bazować na własnym środowisku IT, ale często bardziej opłacalne i bezpieczniejsze będzie wdrożenie sprawdzonej platformy EDI lub innego systemu automatyzującego wystawianie e-faktur takiego jak Comarch EDI KSeF. Kluczowe są: elastyczność narzędzia, jego zgodność z platformą rządową oraz kompetencje dostawcy w obsłudze takich projektów.
Przeszkol swój zespół
Technologia to tylko połowa sukcesu – pozostałą jego częścią są ludzie. Pracownicy działów księgowości, administracji i IT powinni dokładnie znać nowe procedury, potencjalne pułapki i sposoby ich unikania. Zainwestuj w praktyczne szkolenia, które przygotują ich do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.
Testuj i wprowadź korekty
Zanim przełączysz e-fakturowanie na tryb „live”, sprawdź nowy system w praktyce, np. wystawiając testowe faktury równolegle z dotychczasowymi procesami. Dzięki temu łatwiej zidentyfikujesz niedociągnięcia i unikniesz błędów w fazie obowiązkowego stosowania KSeF.
Dbaj o ciągłą zgodność z przepisami
Regulacje podatkowe i techniczne wciąż ewoluują, dlatego warto na bieżąco śledzić zmiany i aktualizować rozwiązania. Regularne audyty procesów e-fakturowania pomogą utrzymać pełną zgodność i zminimalizować ryzyko kar finansowych.
Technologie wspierające e-fakturowanie i zgodność z KSeF
Automatyzacja i zmniejszone ryzyko błędów – rozwiązania takie jak Comarch EDI KSeF pozwalają na przesyłanie faktur bezpośrednio do rządowego systemu, z gwarancją odpowiedniego formatu i poprawności.
Walidacja dokumentów – systemy automatycznie wykrywają błędy jeszcze przed wysłaniem faktury, co znacząco zmniejsza ryzyko kar.
Integracja z ERP i WMS – wdrożenie KSeF to również okazja do optymalizacji całego łańcucha dostaw od faktury po logistykę.
Gotowość na zmiany – nie sposób uniknąć zmian w przepisach, dlatego system, który automatycznie się do nich dostosowuje, to doskonała inwestycja.
Co możesz zrobić już dziś?
Krajowy System e-Fakturowania nadchodzi, a czasu na przygotowania jest coraz mniej. Nie odkładaj tego na ostatnią chwilę – unikniesz stresu i potencjalnych kar. Już dziś możesz przeprowadzić audyt procesów fakturowania w swojej firmie oraz przemyśleć dobór technologii.
Dostosowanie się do KSeF to nie tylko obowiązek – to inwestycja w bezpieczeństwo finansowe firmy, optymalizację procesów i budowanie wizerunku organizacji gotowej na cyfrową przyszłość.
Nie czekaj – przygotuj się już teraz!
Materiał partnera
