Skuteczna komunikacja z dłużnikiem – klucz do sukcesu w windykacji przedsądowej
W świecie windykacji, gdzie czas i precyzja mają ogromne znaczenie, komunikacja z dłużnikiem staje się jednym z najważniejszych elementów procesu odzyskiwania należności.
Joanna Bydler
Lider rynku – sektor windykacja | Analityk biznesowo-systemowy, Pivotal Polska
Firma Pivotal Polska, dostawca nowoczesnych rozwiązań systemowych dla windykacji, monitoringu wierzytelności i zarządzania należnościami, podkreśla, że skuteczność działań w dużej mierze zależy od prostego, zrozumiałego przekazu – i nie jest to tylko kwestia dobrych praktyk, ale również wymóg prawny.
Dlaczego prostota jest tak ważna i obowiązkowa?
W korespondencji windykacyjnej liczy się jasność komunikatu. Automatycznie generowane pisma, e-maile czy SMS-y tworzone na bazie gotowych szablonów pozwalają na szybkie i spójne działanie, ale ich treść musi być czytelna i pozbawiona zbędnego formalizmu. Nie chodzi wyłącznie o wygodę odbiorcy – polskie i unijne przepisy nakładają obowiązek przekazywania informacji „w sposób jasny i zrozumiały”. Wynika to m.in. z dyrektywy o prawach konsumenta (2011/83/UE) oraz regulacji dotyczących nieuczciwych warunków umownych, które wymagają jednoznaczności klauzul. Podobne zasady wprowadza RODO, nakazując, by wszelkie informacje były formułowane prostym językiem. W praktyce oznacza to, że zbyt skomplikowane komunikaty mogą być uznane za naruszenie prawa, a niejasne postanowienia – interpretowane na korzyść konsumenta.
Elastyczność w rękach użytkownika
Nowoczesne systemy windykacyjne, takie jak te oferowane przez Pivotal Polska, dają użytkownikom pełną kontrolę nad treścią komunikacji. Możliwość samodzielnego konstruowania szablonów korespondencji oraz ich bieżącej modyfikacji to ogromna przewaga. Dzięki analizie reakcji klientów na poszczególne treści możliwe jest szybkie dostosowanie komunikatów do realnych potrzeb – przy zachowaniu zgodności z normami prostego języka. Warto dodać, że oprócz przepisów prawa istnieją międzynarodowe standardy, takie jak ISO 24 495-1:2023 Plain Language, które wyznaczają zasady redagowania zrozumiałych tekstów.
Przedsądowy etap – czas na dialog
Utrzymanie kontaktu z klientem w fazie przedsądowej jest kluczowe. To moment, w którym można jeszcze rozwiązać problem polubownie, unikając eskalacji i dodatkowych kosztów. Prosta zrozumiała korespondencja – zgodna z wymogami prawa i wsparta nowoczesnym systemem – staje się narzędziem budowania porozumienia i skutecznego odzyskiwania należności. Warto pamiętać, że dłużnik często nie jest przeciwnikiem – bywa, że jego sytuacja finansowa jest przejściowa, a jasny komunikat otwiera drogę do negocjacji i ustalenia realnego harmonogramu spłat.
Technologia wspiera zgodność i skuteczność
Automatyzacja procesu komunikacji to nie tylko oszczędność czasu, ale również gwarancja spójności i zgodności z regulacjami. Systemy Pivotal Polska umożliwiają masowe generowanie korespondencji przy zachowaniu indywidualnego podejścia – dzięki personalizacji treści w ramach szablonów. To rozwiązanie, które łączy szybkość działania z jakością przekazu, a jednocześnie daje użytkownikowi pełną kontrolę nad tym, jak wygląda komunikacja z klientem – zgodnie z prawem i najlepszymi praktykami.
Podstawa prawna prostego języka
• Dyrektywa 2011/83/UE – obowiązek jasnego i zrozumiałego informowania konsumenta.
• RODO (art. 12) – informacje muszą być przekazywane „prostym i zrozumiałym językiem”.
• Kodeks cywilny – klauzule abuzywne – niejasne postanowienia interpretowane na korzyść konsumenta.
• ISO 24 495-1:2023 Plain Language – międzynarodowy standard prostego języka.
Pivotal Polska – lider w dostarczaniu rozwiązań, które łączą technologię z efektywną i zgodną z normami komunikacją. Bo w windykacji liczy się nie tylko szybkość, ale przede wszystkim umiejętność rozmowy.
Dowiedz się, jak rozwiązania Pivotal Polska mogą usprawnić Twoje procesy windykacyjne – skontaktuj się z nami i poznaj możliwości nowoczesnych systemów.
materiał partnera
