Jak KSeF zmieni procesy biznesowe w firmach w 2026 roku?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest postrzegany najczęściej jako obowiązek, ale w wielu organizacjach staje się katalizatorem szerszej cyfrowej transformacji. W 2026 roku e-fakturowanie staje się nową codziennością przedsiębiorstw. W tym kontekście firmy coraz częściej wykorzystują wdrożenie nie po to, by odfajkować wymóg, lecz by uporządkować obieg dokumentów, przyspieszyć księgowanie i zwiększyć kontrolę nad procesami.
Filip Kolendo
Współzałożyciel i wiceprezes zarządu Primesoft Polska. Ukończył Politechnikę Poznańską, Projektant, analityk i praktyk w zakresie produkcji oprogramowania. Profesjonalny manager w obszarze IT z szeroką wiedzą w zakresie nowoczesnych i zaawansowanych technologii, sprawnej i wydajnej produkcji i implementacji systemów informatycznych. Entuzjasta nowinek technologicznych oraz nieszablonowych i nowatorskich metod zarządzania.
W Primesoft Polska odpowiedzialny jest za kreacje i rozwój oprogramowania V-Desk oraz pozostałych produktów tworzonych w firmie, tj. AI OCR by Primesoft, ArthurDoc, V-Room, Scan&Paste. Posiada ogromne doświadczenie i nietuzinkową wiedzą z zakresu zarządzania projektami wdrożeniowymi. Realizował dla wielu firm będących światowymi liderami w swoich branżach.
Dlaczego KSeF to nie tylko zgodność z obowiązkiem?
W komunikacji o KSeF często wygrywa skrót myślowy: wdrożyć i mieć spokój. Tymczasem e-fakturowanie wpływa na cały łańcuch operacji. Od wystawienia lub odbioru dokumentu, przez weryfikację, akceptację i dekretację, aż po archiwizację. Korzyści są bardzo łatwo mierzalne: mniej ręcznych czynności, szybszy obieg, łatwiejszy dostęp do danych oraz większa przejrzystość tego, na jakim etapie znajduje się faktura. – To zupełnie nowy poziom kontroli, który pozwala na lepsze zarządzanie finansami firmy – podkreśla Filip Kolendo, wiceprezes i CTO Primesoft Polska.
Przejście na e-faktury oznacza także odchodzenie od drukowania, skanowania i fizycznego przechowywania dokumentów, a to wprost przekłada się na oszczędność czasu i redukcję kosztów operacyjnych. W firmach, które do tej pory opierały się na mailach i papierowych segregatorach, cyfryzacja skraca drogę od dokumentu do decyzji, usprawnia archiwizację i pozwala szybciej reagować na potrzeby audytów lub kontroli.
Tam, gdzie dzieje się praca
W praktyce o sukcesie wdrożenia decyduje integracja. Dopiero połączenie KSeF z systemami wykorzystywanymi w firmie na co dzień pozwala zamienić e-fakturowanie w płynny przepływ danych. W takim modelu faktura nie jest już załącznikiem do maila, tylko elementem procesu, który można automatycznie kontrolować, zatwierdzać i archiwizować. Synchronizacja informacji między systemami skraca ścieżkę od dokumentu do księgowania, poprawia jakość danych i ułatwia pracę zespołów, które wcześniej musiały porównywać kilka źródeł informacji.
Dlatego rośnie znaczenie rozwiązań EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów), które spinają dokumenty, zadania i odpowiedzialności w jednym miejscu. Takich jak na przykład system V-Desk autorstwa Primesoft Polska, który wspiera automatyzację obiegu dokumentów i faktur oraz integrację z systemami zewnętrznymi.
Od wpływu faktury do księgowania
Rok 2026 dla wielu firm będzie czasem przejścia od zgodności do realnej efektywności. Automatyzacja w obszarze faktur zaczyna się od eliminacji manualnych operacji, takich jak: rejestracja dokumentu, wstępna kontrola formalna, kierowanie faktury do odpowiedniego akceptanta oraz prowadzenia jej przez kolejne etapy. Zamiast ręcznego pilnowania terminów i szukania wersji dokumentu, system może wspierać zespół w rutynie.
– Integracja KSeF z systemem EOD jak na przykład V-Desk to szansa na strategiczne usprawnienie procesów. Firmy zyskują czas, zmniejszają koszty operacyjne i mogą skupić się na działaniach o wyższej wartości biznesowej – przekonuje Filip Kolendo, wiceprezes Primesoft Polska.
To podejście ma znaczenie nie tylko w księgowości, ale też w zakupach i administracji, bo tam najczęściej zaczyna się ścieżka decyzyjna, od której zależą płatności i rozliczenia. Zyski są widoczne także w analizie kosztów i kontroli operacyjnej. Gdy dokumenty są uporządkowane, łatwiej porównywać dane, wykrywać powtarzalne nieprawidłowości i identyfikować wąskie gardła w akceptacjach. Automatyzacja obiegu faktur potrafi skrócić czas od wpływu dokumentu do jego rozliczenia, co sprzyja lepszemu planowaniu i zwiększa przewidywalność w finansach.
Mniej chaosu, więcej kontroli
Cyfrowy obieg dokumentów wzmacnia bezpieczeństwo nie dlatego, że sam w sobie jest cyfrowy, ale dlatego, że pozwala budować jasny ślad działań. W modelu EOD łatwiej ustalić, kto wykonał dany krok, kiedy dokument trafił do akceptacji i dlaczego został odrzucony. Dla firm oznacza to większą transparentność oraz możliwość wdrożenia spójnych zasad dostępu, zatwierdzania i przechowywania danych.
Uporządkowane role i uprawnienia ograniczają ryzyko przypadkowych zmian w dokumentach, a jednolite reguły kontroli pomagają standaryzować sposób pracy między działami. W rezultacie łatwiej ograniczać ryzyka nadużyć, a jednocześnie budować kulturę odpowiedzialności za dokument i decyzję, która za nim stoi.
KSeF jako paliwo dla automatyzacji i inteligentnych procesów
Obowiązkowe e-fakturowanie przyspiesza też dojrzewanie technologiczne rynku. Dane są coraz częściej przetwarzane masowo, a to otwiera przestrzeń dla automatyzacji i sztucznej inteligencji. W systemie V-Desk AI już jest wykorzystywana m.in. w module OCR, wspierając automatyczne rozpoznawanie i przetwarzanie treści z zeskanowanych dokumentów, co ułatwia pracę z archiwami oraz dokumentami wpływającymi w różnych formach.
Jednocześnie rośnie gotowość firm do sięgania po narzędzia wykorzystujące AI. – Rozmawiając z nimi widzimy wyraźnie większą chęć wykorzystania tej technologii w celu optymalizacji procesów biznesowych. Firmy tworzące EOD muszą się dostosować do tego trendu, bo w przeciwnym razie znikną z rynku – uważa Filip Kolendo.
W praktyce oznacza to, że KSeF nie kończy się na e-fakturze. Dla wielu organizacji to start do budowania nowoczesnego, mierzalnego obiegu dokumentów. Takiego, który w 2026 roku realnie skraca czas pracy, porządkuje odpowiedzialności i tworzy bazę do kolejnych etapów automatyzacji.
materiał partnera
