KSeF wcale nie taki zły
Wszyscy krytykują, spróbujmy inaczej.
Wokół KSeF dominuje dziś narracja jednoznacznie krytyczna. System przedstawiany jest jako rozwiązanie, które dobija mały biznes, generuje koszty, komplikuje procesy i podważa dotychczasową rolę faktury w obrocie gospodarczym.
W tej dyskusji stosunkowo rzadko pojawia się próba spojrzenia na KSeF w sposób bardziej pragmatyczny – przez pytanie, czy i jakie korzyści mogą z tego systemu wyciągnąć przedsiębiorcy. Chciałbym więc pokazać, że KSeF jest nie tylko wyzwaniem i obciążeniem, ale również szansą dla podatników.
KSeF jako element nieuniknionego trendu
Niezależnie od ocen KSeF nie jest zjawiskiem odosobnionym wśród państw Unii Europejskiej. W momencie, gdy Polska rozpoczynała prace nad tym systemem, byliśmy pionierami w UE. Dziś jednak podobne rozwiązania wdrażane są w wielu państwach Unii Europejskiej, a kierunek zmian jest wyraźny i wspólny. Obowiązkowy system e-faktur, z raportowaniem do administracji państwowej, został już wdrożony w Rumunii i we Włoszech. Tego typu systemy są w trakcie wdrażania m.in. w Niemczech, Belgii, Francji, Hiszpanii, Łotwie i Chorwacji.
Co więcej, uchwalony dyrektywą unijną pakiet VAT in the Digital Age (ViDA) zakłada m.in. e-fakturowanie w transakcjach unijnych, obowiązkowe od 2030 roku. Nasz polski KSeF nie jest więc szczególnym rozwiązaniem, lecz raczej standardem unijnym.
Generalnie jest to raczej światowa tendencja zbierania danych. Administracje skarbowe, wobec rozwoju technologii i zdolności przetwarzania ogromnych ilości danych, chcą gromadzić jak najwięcej danych, tak żeby móc efektywnie kontrolować przedsiębiorców.
Relacje biznesowe przestają być wyłącznie prywatną sprawą podatników, a stają się transparentne wobec państw, ponieważ wpływają na rozliczenia podatkowe i tym samym na wpływy budżetowe tych państw.
Można dyskutować, czy jest to kierunek właściwy, niemniej w takim świecie żyjemy. Zresztą w Polsce tego typu zachłanność administracji skarbowej na informacje od podatników ma swoje źródła i uzasadnienie historyczne.
Ceny ropy spadają – mocna reakcja rynku
Skąd w ogóle wziął się KSeF
Żeby zrozumieć cel wprowadzenia KSeF, trzeba cofnąć się do realiów sprzed cyfryzacji rozliczeń VAT. W tamtym czasie administracja w zasadzie widziała jedynie deklaracje podatkowe. Jeśli urząd skarbowy chciał zobaczyć faktury, z których wynikał np. zwrot podatku naliczonego, musiał wszczynać czynności sprawdzające. Jeśli urząd chciał przeanalizować większy obraz transakcji, musiał wszczynać kontrolę podatkową, żeby obejrzeć fizycznie faktury i ewidencje VAT.
VAT jako podatek ma przy tym specyficzną cechę, ponieważ zwroty podatku są w nim zjawiskiem naturalnym. W efekcie ogromne kwoty były zwracane bez realnej możliwości ich wcześniejszej weryfikacji. Dotyczyło to zarówno uczciwych podatników, jak i zorganizowanych grup przestępczych – urzędy nie były w stanie kontrolować wszystkich; w zasadzie były w stanie kontrolować ułamek podatników, a terminy zwrotów były nieubłagane.
W praktyce oznaczało to, że zanim wykryto oszustwo, ktoś musiał zostać złapany na gorącym uczynku, a to było zadanie bardziej śledcze niż systemowe. Skala problemu była ogromna. W pewnym momencie nawet co piąta złotówka z VAT trafiała w ręce grup przestępczych.
Wiele branż przestawało być konkurencyjnych, ponieważ uczciwi przedsiębiorcy przegrywali z podmiotami działającymi w oparciu o nadużycia. Tak się działo na rynku stali, złomu, elektroniki i metali szlachetnych. Doszło do tego, że przedstawiciele branż domagali się wręcz od Ministra Finansów podjęcia odpowiednich kroków w celu uszczelnienia VAT – tak bardzo całe rynki były spatologizowane. W 2013 roku huta stali w Warszawie wstrzymała część produkcji, ponieważ przestała być konkurencyjna wobec sprowadzanych do Polski wyrobów, od których VAT nie był rozliczany, tylko był przedmiotem karuzeli VAT.
Te realia doprowadziły do wprowadzenia szeregu mechanizmów uszczelniających związanych z analizowaniem danych. Zaczęło się od obowiązku przesyłania ewidencji VAT, potem STIR, kasy on-line i ostatecznie KSeF. KSeF nie jest więc arbitralnym pomysłem naszej administracji, lecz jest efektem ewolucji systemu podatkowego, dotkniętego nieprawdopodobną skalą oszustw i wyłudzeń podatkowych.
Małe działalności gospodarcze: mniej chaosu, więcej porządku
No dobrze, to wróćmy teraz do tego, co możemy wyciągnąć z KSeF dla siebie, jeżeli możemy założyć, że KSeF to trend powszechny na świecie i raczej nieodwracalny w Polsce. Z perspektywy najmniejszych podatników, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych, KSeF może oznaczać przede wszystkim uporządkowanie obiegu faktur.
Dziś faktury trafiają do przedsiębiorców różnymi kanałami. Część przychodzi na e-mail prywatny, inne na e-mail służbowy, jeszcze inne są odbierane w formie papierowej. Niektóre mają postać paragonów z NIP, niektóre są wydrukami z kas rejestrujących. W efekcie na koniec miesiąca, gdy trzeba przekazać faktury do księgowości, przedsiębiorca musi poświęcić czas na ich znalezienie, pobranie, załączenie do e-maila lub zawiezienie w papierze do księgowości. Ile z tych faktur gubi się w międzyczasie? Taki system to wieczny pożar w biurach księgowych, gdzie do 12. dnia miesiąca wszyscy klienci przynoszą i przesyłają swoje faktury zakupowe i sprzedażowe za miesiąc poprzedni.
KSeF eliminuje znaczną część tych problemów. Faktury znajdują się w jednym systemie. W zasadzie jednym kliknięciem „pobierz z KSeF” faktury sprzedażowe i zakupowe mogą być przekazywane do księgowości. Można upoważnić księgowość do samodzielnego pobierania faktur z KSeF. Nie ma ryzyka ich zagubienia, nie ma potrzeby fizycznego przekazywania dokumentów, nie ma problemu z duplikatami. Co istotne, dla najmniejszych podatników KSeF nie musi oznaczać dodatkowych kosztów. Dostępne są darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów. W praktyce więc dzięki KSeF można zyskać oszczędność czasu, większą pewność obiegu dokumentów i ograniczenie frustracji związanej z codzienną obsługą faktur. Trudno więc uznać, że dla tej grupy KSeF jest rozwiązaniem szczególnie skomplikowanym lub kosztownym.
Polscy Kreatorzy Architektury – architekt Leszek Kalandyk: Jak zaprojektować dom z duszą?
Małe i średnie firmy – cyfryzacja, która działa
W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw KSeF może być impulsem do realnej cyfryzacji procesów księgowych. Dotychczas wiele firm opierało się na fakturach w formie PDF, które wymagały stosowania technologii OCR albo ręcznego przepisywania danych. Były to rozwiązania zawodne i czasochłonne.
Faktury ustrukturyzowane w formacie XML eliminują ten problem. Dane z faktur będą mogły być automatycznie zaczytywane do systemów księgowych, bez manualnej obsługi i przy eksperckiej akceptacji tych procesów. Znacząco przyspieszy to procesy i ograniczy ryzyko błędów.
Znika problem zagubionych faktur w samej organizacji – pozostawionych i zapomnianych na skrzynkach e-mail lub na biurkach. Znika problem zagubionych faktur wysłanych do kontrahenta. Faktura w KSeF jest doręczana w sposób pewny i jednoznaczny – nabywca ma ją u siebie w tym samym momencie, w którym sprzedawca ją wystawił.
Uproszczeniu ulega także proces korekt, w szczególności tych zmniejszających podstawę opodatkowania, które mogą być rozliczane od razu, w momencie ich wystawienia.
Wewnętrzny obieg dokumentów również ulega zmianie, ponieważ KSeF w naturalny sposób wymusza przejście na rozwiązania cyfrowe. Oczywiście pojawia się konieczność wdrożenia nowych procedur, ale w dłuższej perspektywie doprowadzi to do usprawnienia i unowocześnienia organizacji pracy.
Duże organizacje – dane, które zaczynają pracować
Największe podmioty mogą z kolei wykorzystać KSeF w sposób najbardziej zaawansowany. Jednolity wzór faktury ustrukturyzowanej oznacza, że każda informacja na fakturze jest zdefiniowana, na każdej fakturze każda informacja jest w tym samym miejscu i jest możliwa do automatycznego przetwarzania.
W połączeniu z nowoczesnymi technologiami analizy danych, w tym z modelami językowymi, otwiera to zupełnie nowe możliwości. Faktury będą nie tylko zapisywane w systemach finansowo-księgowych – będą „rozumiane” przez te systemy, wspierane przez AI.
Dzięki temu dane z faktur mogą być wykorzystywane do bardzo głębokiej i szerokiej analizy. Może to być analiza zarządcza, identyfikacja trendów czy ocena ryzyk biznesowych. Działy podatkowe mogą prowadzić analizy na poziomie, który wcześniej był nieosiągalny przy wykorzystaniu metod manualnych. Analizie będą mogły być poddane dowolne faktury – wybrane według przedmiotu transakcji, wszystkie lub bardzo precyzyjnie wskazane.
Pojawią się narzędzia wspierające kategoryzację kosztów, sugerujące konkretne dekretacje księgowe czy identyfikujące błędy merytoryczne, szczególnie przy połączeniu danych z faktur z danymi z kontraktów i zamówień. Faktura przestaje być dokumentem stricte księgowym, a zaczyna być źródłem danych, które mogą być aktywnie wykorzystywane w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W efekcie możliwe będzie przesunięcie pracy z czynności technicznych na działania o charakterze eksperckim.
Czy XML zmienia istotę faktury
Jednym z podnoszonych zarzutów wobec KSeF jest nowa postać faktury – jej zdematerializowanie do postaci pliku XML. Ja patrzę na to jedynie jako na kolejny etap ewolucji tego dokumentu. W przeszłości faktura miała charakter zbliżony do papieru wartościowego, z wyraźnym rozróżnieniem na oryginał i kopię – oryginał musiał być podpisany. Z czasem dopuszczono jej formę elektroniczną, najpierw pod szczególnymi warunkami, później w zasadzie w pełnej dowolności przesyłania i przechowywania faktury w postaci cyfrowej. Teraz faktura będzie plikiem XML – ale czy to coś zmienia? Moim zdaniem nic. Plik ten będzie zawierał informacje o przebiegu transakcji.
O prawach i obowiązkach podatników decyduje przecież przebieg transakcji właśnie, nie sama faktura – faktura to zbiór informacji o transakcji, ma rolę wtórną wobec samego zdarzenia gospodarczego. Nie ma więc znaczenia forma czy postać tego zbioru informacji o transakcji. KSeF wpisuje się w ten proces – jest kolejnym etapem dematerializacji i cyfryzacji faktury.
Dodajmy jeszcze, że elektroniczne faktury w postaci ustrukturyzowanych plików XML lub w innych formatach funkcjonowały od dawna w ramach systemów EDI do przesyłania faktur elektronicznych pomiędzy podatnikami. Co więcej, fakturę można w prosty sposób zwizualizować, więc jej funkcja komunikacyjna pozostaje zachowana.
Nie ma się przy tym co dziwić, że faktura przybiera postać wyłącznie cyfrową. W praktyce już dziś wiele relacji biznesowych opiera się na komunikacji elektronicznej, prowadzonej w bardzo uproszczonej formie. Można zamówić 5 kontenerów koparek z Chin wyłącznie poprzez komunikator WhatsApp. Papiery wartościowe w Polsce funkcjonują w formie cyfrowych zapisów. Mamy bitcoiny, mamy pieniądze i płatności w formie zapisów cyfrowych. Na tym tle faktura ustrukturyzowana w formie cyfrowej nie jest niczym nadzwyczajnym.
Ryzyka i realne wyzwania
Nie oznacza to oczywiście, że KSeF jest pozbawiony ryzyk. Najczęściej wskazywanym problemem jest wydolność systemu i potencjalne awarie. Ale akurat w tym zakresie przepisy są w miarę dobre – na wypadek awarii jest określona procedura obrotu fakturami poza KSeF. Awaria KSeF, nawet długotrwała, nie wstrzyma fakturowania i nie spowoduje przestoju w gospodarce. Pojawiają się pewne ryzyka prawne i organizacyjne, np. w zakresie ustalenia nowych zasad fakturowania z kontrahentami. Te ryzyka wymagają odpowiedniego przygotowania, ale nie są przeszkodą nie do pokonania. W praktyce wiele zależy od tego, na ile przedsiębiorcy potraktowali wdrożenie KSeF jako projekt wymagający zaplanowania, a nie jedynie obowiązek do spełnienia w ostatniej chwili.
Od oporu do wykorzystania szansy
Najbliższe miesiące zapewne będą trudne. Jestem jednak przekonany, że za dwa lata nie będziemy wyobrażać sobie, jak mogliśmy wcześniej przesyłać faktury papierowo lub e-mailem. System będzie po prostu wygodny dla wszystkich.
