KSeF: obowiązek, który warto zamienić w przewagę operacyjną
Obowiązkowy KSeF dla niektórych firm jest jedynie obowiązkiem. W praktyce może jednak stać się impulsem do znacznie głębszej zmiany w zakresie uporządkowania obiegu dokumentów, lepszej kontroli kosztów i szybszego dostępu do danych zarządczych. Warunek jest jeden. KSeF nie może być traktowany jak kolejna skrzynka odbiorcza, lecz jako punkt wyjścia do usprawnienia procesów biznesowych.
KSeF to nie skrzynka na faktury
Krajowy System e-Faktur został wprowadzony w Polsce po to, by ujednolicić i zdigitalizować proces wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek korzystania z KSeF wdrażany jest etapowo. Niemniej od 1 kwietnia tego roku dotyczy on większości przedsiębiorców.
– KSeF jest oczywiście systemem narzuconym przez legislację i wszystkie firmy musiały się do niego dostosować. Jedna droga to zrobić absolutne minimum, by spełnić wymagania, a druga to wykorzystać ten impuls do automatyzacji i usprawnienia procesów biznesowych – tłumaczy Filip Kolendo, współzałożyciel, wiceprezes oraz CTO Primesoft Polska.
To rozróżnienie jest kluczowe. Jeżeli przedsiębiorstwo ograniczyło się do odbioru i wysyłki faktur, KSeF stał się jedynie cyfrowym odpowiednikiem dotychczasowego chaosu. Dokument pojawia się w systemie szybciej, ale nadal ktoś musi ustalić, kto go zamawiał, czy zakup był zasadny, czy kwota zgadza się z ustaleniami i kto powinien zatwierdzić płatność.
– Część firm po prostu „odfajkowała” KSeF, traktując go jako skrzynkę, do której wysyłamy i z której odbieramy faktury. Inne firmy podeszły do zadania inaczej i zrobiły kolejny krok w stronę automatyzacji. I już po pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu w praktyce okazało się, że zwycięzcami są organizacje, które wykonały kolejny krok w kierunku cyfryzacji.
Dlatego KSeF powinien być początkiem rozmowy o procesach, a nie końcem projektu wdrożeniowego. Prawdziwa wartość pojawia się wtedy, gdy e-faktura automatycznie trafia do właściwego obiegu. Dopiero wtedy system nie tylko odbiera dokument, ale pomaga firmie szybciej podejmować decyzje, ograniczać błędy i lepiej kontrolować koszty.
Automatyzacja zaczyna się od uporządkowania procesów
Różnica między tymi podejściami ujawnia się szczególnie przy fakturach kosztowych. Przed KSeF dokument często trafiał do firmy przez pracownika, który dokonał zakupu, więc już na wejściu był w pewnym sensie opisany i uwierzytelniony organizacyjnie. Po wejściu faktury do KSeF dokument może pojawić się automatycznie, bez informacji, kto zamawiał usługę, czy zakup był zatwierdzony i czy faktura odpowiada zamówieniu. Dlatego samo techniczne pobieranie e-faktur nie rozwiązuje problemu.
– KSeF dał nam automat, ale jednocześnie zabrał miejsce, w którym dotąd można było postawić pieczątkę i zebrać podpisy akceptacyjne. Służby księgowe dostają dokument wprowadzony do obiegu bez naszej wcześniejszej kontroli. W drugim kroku trzeba więc zaprojektować procedurę, w której odpowiedzialne osoby potwierdzą, że faktura jest zasadna i może zostać zapłacona – wyjaśnia wiceprezes i CTO Primesoft Polska.
W praktyce oznacza to konieczność połączenia KSeF z elektronicznym obiegiem dokumentów. Faktura powinna automatycznie trafić do właściwego workflow. Od osoby zamawiającej, po przełożonego, dział kontrolingu, dział zakupów lub księgowości. System powinien przypisać odpowiedzialność, wymusić opis kosztu, sprawdzić kompletność danych, powiązać fakturę z zamówieniem, dokumentem dostawy albo umową, a następnie przekazać ją do księgowania i płatności.
– W skrajnie negatywnym scenariuszu firma zatrzyma się na pierwszym kroku i będzie miała jeszcze więcej chaosu. Jeśli jednak odpowiednio poukładamy procesy biznesowe, szybko okaże się, że możemy zaoszczędzić sporo czasu i zminimalizować ryzyko zagubienia faktury. Dobrze wykorzystany impuls KSeF umożliwia szybki przepływ dokumentu przez organizację oraz daje zarządowi natychmiastowy wgląd w koszty – zaznacza Filip Kolendo.
Dane z faktur mogą pracować dla biznesu
Automatyzacja procesów finansowych nie kończy się na eliminacji papieru. KSeF standaryzuje dane z faktur, ale realne korzyści pojawiają się dopiero wtedy, gdy dane zaczynają raporty, kontroling, budżetowanie, analizy zakupowe i procesy decyzyjne. Ręczne porównywanie faktur z zamówieniami czy protokołami odbioru staje się wtedy kosztowne, wolne i podatne na błędy.
– W dzisiejszych czasach wszystko domaga się automatyzacji, a nie robienie tego naraża nas na większe koszty, dłuższy czas uzyskania informacji i większą liczbę błędów. KSeF oczywiście nie jest lekarstwem, które wszystko usprawni. Jako impuls jest jednak dobrym momentem, żeby kompleksowo pomyśleć o całym procesie zarządzania kosztami – mówi współzałożyciel Primesoft Polska.
Coraz większą rolę będzie tu odgrywać sztuczna inteligencja. Jeżeli organizacja ma zdigitalizowane dokumenty, uporządkowane procesy i dane w jednym środowisku, AI może wspierać nie tylko odczyt dokumentów, ale także ich klasyfikację, porównywanie, wykrywanie odchyleń i podpowiadanie decyzji.
– Sztuczna inteligencja karmi się danymi. Im więcej mamy procesów scyfryzowanych, tym bardziej jest wydajna i tym więcej potrafi dla nas zrobić. To, co nadchodzi, to AI, która samodzielnie będzie eksplorowała informacje i dostarczała nam je w formie wniosków – przewiduje Filip Kolendo.
Warunek jest jeden. Cyfryzacja nie może polegać na prostym przeniesieniu starych nawyków do systemu. Jeżeli organizacja miała chaotyczny obieg papierowy, niespójne ścieżki akceptacji i niejasną odpowiedzialność za koszty, samo wdrożenie narzędzia tego nie naprawi. Przed automatyzacją warto zapytać, które elementy procesu są potrzebne, które można uprościć, a które wyeliminować.
W tym miejscu pojawia się rola systemów takich jak V-Desk. To platforma elektronicznego obiegu dokumentów, która może digitalizować dokumenty i procesy biznesowe, automatyzować pracę z fakturami, wykorzystywać mechanizmy AI OCR oraz działać przez przeglądarkę, w chmurze lub na serwerze klienta. V-Desk można integrować z systemami ERP i finansowo-księgowymi, a połączenie z KSeF pozwala m.in. konwertować faktury do wymaganej struktury, walidować je technicznie i biznesowo, przekazywać dokument do workflow, raportować dane, ograniczać ryzyko duplikatów i obsługiwać proces także w razie czasowej niedostępności KSeF.
materiał partnera
