Grupa Raben – jeden z największych operatorów logistycznych w Europie – w związku z intensywnym rozwojem i skalą procesów wewnętrznych zdecydowała się na inwestycję w zakresie zarządzania kapitałem ludzkim. Firma wdrożyła rozwiązanie SAP SuccessFactors, w zakresie „twardego” i „miękkiego” HR dla ponad 5000 pracowników w kilkunastu krajach Europy.
Nowy system działa produktywnie od stycznia 2022 r., po niespełna 10 miesiącach przygotowań. Ma on ograniczyć pracę manualną po stronie działu HR, zwiększyć poziom samoobsługi, a także poprawić efektywność wielu procesów – np. przyspieszyć obieg informacji czy też zredukować ilość papierowej dokumentacji – oraz usprawnić zarządzanie talentami, planowanie sukcesji i rozwoju.
Rozwój napędzany innowacjami
– Nieustannie myślimy o naszym rozwoju, przez co wdrażamy zmiany oraz inwestujemy w nowoczesne rozwiązania. Usprawniamy w ten sposób wiele procesów, także z obszaru „twardego” i „miękkiego” HR, ponieważ nasza polityka personalna zakłada wsparcie dla ludzi, kultury organizacyjnej i celów biznesowych. Niemniej dotychczas wykorzystywane narzędzia zaczynały nas ograniczać – mówi Anita Koralewska-Ratajczak, Head of HR w Grupie Raben. – Zależało nam na stworzeniu jednego, kompleksowego środowiska HR do obsługi spółek w Polsce i w Europie. Potrzebowaliśmy więc rozwiązania światowej klasy, oferującego globalne best practice w zakresie procesów HR, doświadczenia użytkownika oraz realizującego jednocześnie lokalne potrzeby wynikające z polskich przepisów prawa, które w ostatnim czasie zmieniają się wyjątkowo mocno. Stąd decyzja o wyborze platformy SAP SuccessFactors – dodaje.
Nowe środowisko w spółkach Grupy Raben jest oparte na rozwiązaniu SAP SuccessFactors w zakresie: Employee Central, Employee Central Payroll, Performance & Goals, Succession & Development oraz szeregu autorskich rozwiązań Gavdi, rozszerzających rozwiązanie SAP, takich jak: eDeklaracje, PPK, Korekty ZUS, Reporter, Document Generator, eTeczka, Replicator, Reminder, ePaski, Self Service Platform.
Efektywny i kompleksowy system
Nowy system dla spółek Grupy Raben w Polsce obsługuje obszar kadrowo-płacowy (w tym zakresie zastąpił system TETA) oraz zarządzania rozwojem pracowników. Warto podkreślić, że wdrożone rozwiązanie zawiera bardzo szeroki zakres samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej. Pracownicy mają wgląd w istotne dla nich informacje i dokumenty (np. dane osobowe, PPK, benefity, wkrótce zostanie wdrożona karta wyposażeń, akta w elektronicznej teczce osobowej). Mogą też składać różnorodne wnioski i oświadczenia (np. o ubezpieczenie grupowe, opiekę nad dzieckiem, zmianie kosztów, zapoznaniu się z wewnętrznymi regulacjami etc.). Menedżerowie, oprócz wglądu w dane podległych im osób, w zakresie kadrowym mogą wnioskować o zatrudnienie pracownika, zmianę warunków zatrudnienia i wynagrodzenia, o nagrodę/karę oraz zakończenie współpracy. Taki dostęp, w czasie rzeczywistym, do danych i narzędzi ułatwia bieżące zarządzanie zespołem i podejmowanie decyzji oraz znacznie przyspiesza obieg informacji.
Wszystkie spółki Grupy Raben, zarówno w Polsce, jak i w kilkunastu innych krajach Europy, korzystają z SAP SuccessFactors w zakresie zarządzania efektywnością, planowania sukcesji i rozwoju. Ma to pomóc firmie m.in. realizować proces zarządzania przez cele w sposób jak najbardziej zgodny ze strategią firmy, poprawić efektywność pracowników dzięki coachingowi oraz udzielaniu informacji zwrotnej, a także identyfikować talenty i wspierać ich rozwój. Do tego celu wykorzystano moduły Performance & Goals i Succession & Development.
W rezultacie prac projektowych:
• poprawiono efektywność wielu procesów – dzięki automatyzacji działań w obszarze kadrowo-płacowym i udostępnieniu systemu bezpośrednio menedżerom i pracownikom,
• stworzono środowisko wspierające efektywne działanie i budowanie kultury pracy opartej na rezultatach i talentach – poprzez systemowe wsparcie procesów zarządzania przez cele, rozwoju i sukcesji,
• polepszono doświadczenia użytkowników – za sprawą udostępnienia wszystkim jednego spójnego środowiska do obsługi wielu aspektów życia pracownika w firmie.