System ERP to inwestycja, której zakup często jest odkładany „na później”, zastępując go innymi, mniej wydajnymi rozwiązaniami, np. Excelem czy nawet kartkami papieru. Z perspektywy czasu może się okazać, że pomijając implementację tego systemu w swojej firmie – zaciągasz dług technologiczny, którego spłata może okazać się hamulcem w rozwoju Twojego przedsiębiorstwa.
Wzrost wydajności, uzyskanie przewagi konkurencyjnej, rozwój i powiększanie zysków to podstawowe cele działalności każdej firmy. By je osiągnąć konieczne jest strategiczne zarządzanie, które opiera się na kilku podstawowych filarach: planowaniu, organizowaniu, przewodzeniu, kontrolowaniu. Im większe jest przedsiębiorstwo, tym więcej informacji jest przetwarzanych. Ten skomplikowany proces zdecydowanie wymaga wsparcia ze strony nowoczesnych technologii.
Jednym z takich rozwiązań jest system Teta ERP od Unit4 Polska – holistyczne rozwiązanie do zarządzania przedsiębiorstwem.
ERP – co to konkretnie znaczy?
ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowany system informatyczny służący do zarządzania całą firmą: od obsługi pracowniczej, obejmującej elementy kadrowe, np. naliczanie, wypłaty i księgowanie płac, poprzez zarządzanie sprzedażą, zakupem, magazynami, po raportowanie i analizę danych.
Celem ERP jest usystematyzowanie procesów zachodzących w organizacji w taki sposób, by ich obsługa była sprawna i efektywna. Odpowiednie oprogramowanie pomoże przyśpieszyć kluczowe procesy w firmie, takie jak: obieg dokumentów i informacji, czas produkcji czy realizację zleceń. Dzięki temu przedsiębiorstwo może uzyskać lepszy wynik finansowy i zbudować przewagę konkurencyjną na rynku.
Jak wybrać najlepszy system ERP dla swojej firmy?
Wybór odpowiedniego oprogramowania ERP dla biznesu nie jest łatwym zadaniem, ani też oczywistym wyborem, bowiem na polskim rynku dostępnych jest wiele rozwiązań oraz ich dostawców. Systemy różnią się zakresem funkcjonalnym, przeznaczeniem, dopasowaniem do konkretnej branży i też ceną. Zakup ERP to inwestycja na wiele lat, dlatego decyzja nie może być podjęta pochopnie (na podstawie wyłącznie ceny) – powinna być poprzedzona dokładną analizą potrzeb oraz zdefiniowaniem strategicznych celów firmy.
Analiza potrzeb. Zacznij od analizy bieżących procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, a także od rozpoznania problemów i mocnych stron firmy. Następnie określ procesy, które chcesz obsługiwać oraz dane, jakie chcesz uzyskać na wyjściu (są one niezbędne do analizy i odpowiedniego reagowania na to, co się dzieje). Przeprowadzona analiza pozwoli na uwypuklenie obszarów działania, które wymagają poprawy, a sporządzenie szczegółowych wymagań co do systemu pozwoli wybrać właściwe rozwiązanie.
Określenie celów firmy. Spójrz w przyszłość i zadaj następujące pytania: jak moja firma będzie wyglądać za pięć lat? Jakie rozwiązania będą mi wówczas przydatne? Weź pod uwagę to, że zakup ERP może być sposobem na zmniejszenie kosztów i zwiększenie przychodów. Zdefiniuj też korzyści biznesowe, jakie chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu ERP, mogą to być np.: optymalizacja obsługi procesów, uporządkowanie zebranych danych, automatyzacja obiegu dokumentów, kontrola przepływu informacji, etc.
Na co zwrócić uwagę wybierając system ERP?
Przeanalizuj najważniejsze czynniki, które dobre rozwiązanie powinno posiadać:
• Funkcjonalność – rozbudowane moduły, możliwość rozwoju i dopasowania systemu do zmian prawnych. Kluczowym jest wybranie takiego dostawcy systemu, który zagwarantuje w ramach umowy serwisowej cykliczne aktualizacje systemu.
• Elastyczność – możliwość dopasowania oprogramowania do najbardziej zaawansowanych i skomplikowanych procesów, często niestandardowych potrzeb – to kolejny ważny aspekt decydujący o wyborze ERP.
• Przyjazny interfejs użytkownika – przejrzystość i prostota w obsłudze. Zwróć szczególną uwagę na ten czynnik, ponieważ ma on zapewnić wygodną i efektywną pracę zatrudnionym osobom.
• Doświadczenie dostawcy – kolejny ważny (a być może najważniejszy) punkt, to wybór odpowiedniego partnera, z którym firma wiąże się na wiele lat. Należy więc zwrócić uwagę na jego doświadczenie we wdrażaniu ERP, zaplecze specjalistów, którzy będą wspierać i doradzać podczas wdrożenia, a po implementacji oprogramowania, zapewnią też wsparcie serwisowe. Takim dostawcą jest niewątpliwie Unit4 Teta, które wdraża systemy ERP już ponad 35 lat.
• Koszty – jednym z głównych czynników, decydujących o wyborze systemu jest jego cena i koszt wdrożenia. Wróć do celów firmy i korzyści, jakie organizacja chce osiągnąć i pod tym kątem przeanalizuj wydatki. Warto tutaj wyważyć stosunek oferowanej funkcjonalności do ceny.
Korzyści z systemu Teta ERP
Kiedy znasz już potrzeby i cele biznesowe firmy, wiesz, na co zwracać uwagę podczas wyboru konkretnego rozwiązania, poznaj korzyści, jakie może przynieść wdrożenie nowego systemu. Rozwiązanie ERP oferowane przez Unit4 Teta daje wiele możliwości skalowania Twojego biznesu. Przede wszystkim:
• szybko dostarcza wszystkie zmiany przepisowe,
• optymalizuje skomplikowane procesy finansowe, logistyczne, produkcyjne czy z obszaru HR,
• Teta API umożliwia integrację z innymi specjalistycznymi systemami wykorzystywanymi w firmie,
• „low code” – nie wymaga specjalistycznych prac programistycznych, nawet administratorzy firm są w stanie dopasowywać system do swoich wymagań,
• modułowa budowa pozwala na łatwe dostosowanie systemu do wymagań,
• mobilna aplikacja Teta ME zapewnia stały dostęp dla pracowników do systemu z każdego miejsca.
Krzysztof Kuźminski
Senior Solution Consultant, Unit4 Polska