O nowoczesnym zarządzaniu przestrzenią biurową w czasach powszechnej pracy hybrydowej z Mariuszem Sosną, dyrektorem Business Support Cluster oraz członkiem zespołu zarządzającego ING Hubs Poland, rozmawia Katarzyna Fulek-Szajkowska.
Czy to technologia wymusiła nowy sposób zarządzania przestrzenią biurową?
Nie. Technologia jest jedynie narzędziem, z którego korzystamy i które umożliwiło nam wprowadzenie zmian w sposób płynny. Pandemia zmusiła nas wszystkich do postawienia sobie pytania, czy musimy pojawiać się w biurze, żeby świadczyć pracę? Ostatnie lata pokazały, że nie musimy. Świat się nie zawalił, podczas gdy wszystkie biura stały puste i dużą część naszej pracy byliśmy w stanie wykonywać spoza nich. To dzięki technologii było to możliwe. To nie oznacza jednak, że nie ponieśliśmy żadnych kosztów takiej zmiany.
Po co organizacjom potrzebne są biura, które kosztują i wymagają opieki?
Rezygnacja z biura jest kusząca, tak jak wizja świadczenia pracy jedynie zdalnie. Technologia znacznie ułatwiła prowadzenie spotkań, wymianę informacji czy współpracę pomiędzy osobami znajdującymi się w różnych lokalizacjach, często w swoich domach oddalonych od siebie nawet o setki kilometrów.
Zmniejszenie powierzchni biura to szybkie zmniejszenie kosztów. Łatwo jest sięgnąć po taką oszczędność na przykład, gdy firma przeżywa problemy finansowe. Jest to jednak rozwiązanie na krótką metę. Jeśli pracownicy mają cały czas pracować zdalnie, to może być to mechanizm, który podcina skrzydła i w dłuższej perspektywie odbije się na wydajności i jakości pracy, a więc również na przychodach. To tak, jak gdyby zrezygnować z podwyżek wynagrodzeń, aby poprawić swoją kondycję finansową i nie patrzeć na długoterminowy wpływ takiej decyzji.
Kultura organizacyjna ING Hubs Poland skupia się wokół relacji, współpracy, dzielenia się wiedzą. Jak praca hybrydowa na nią wpływa?
Praca hybrydowa to pojemne określenie. Może to być w 90 proc. zdalna praca z nikłym odsetkiem pojawiania się w biurze. Ja natomiast poprzez pracę prawdziwie hybrydową rozumiem taką, która składa się mniej więcej w równym stopniu rozłożonego czasu pomiędzy pracę zdalną i pracę w biurze. To jest forma elastyczności, kompromisu pomiędzy potrzebami organizacji z jednej strony i potrzebami pracownika z drugiej. Nie jest też tak, że pracownicy już zupełnie nie chcą pracować z biura. Bardzo często oczekują, żeby pracodawca jednak zapewnił miejsce do pracy, które będzie komfortowe i bezpieczne. Nie każdy ma zapewnione takie warunki w domu. Część pracowników przyjeżdża do biura, żeby spotkać się z innymi, ale równie wielu przyjeżdża do biura po to, żeby móc w spokoju popracować i to sprowadza nas do takiej konkluzji, że biuro nie może spełniać tylko jednej funkcji. Biuro musi wypełniać wszystkie potrzeby pracowników, które umożliwiają efektywne świadczenie pracy.
Dla organizacji, które swoją pracę opierają na kreatywności, zespołowości, rozwiązywaniu problemów, dostarczaniu wartości dodanej, na budowaniu efektów poprzez synergię różnych kompetencji – biuro jest sercem firmy, które pozwala spotkać się i budować efekty oparte o współpracę zespołów. ING Hubs Poland od samego początku swoją przewagę konkurencyjną buduje na przedsiębiorczości, odwadze w kwestionowaniu utartych schematów, na rozwiązywaniu problemów i braniu odpowiedzialności za nowe projekty czy produkty. Taka kultura organizacyjna jest bardzo trudna do utrzymania, jeżeli każdy z pracowników pracuje indywidualnie.
Do czego potrzebna jest komunikacja na żywo pracownikom z firmy technologicznej, którzy pracują wyłącznie przy komputerach?
Bez takiej współpracy zatracimy swoją tożsamość. Nasi pracownicy nie będą rozumieli czym jest nasza firma, na czym nam zależy, jakie cele chcemy zrealizować i dlaczego. Ucierpi na tym również innowacyjność, która jest podstawą naszego działania. Model hybrydowy jeszcze nie jest idealny. On się wciąż wykuwa, choć jest już bardzo zaawansowany.
Często w biurze mamy więcej spokoju niż w domu, w którym są także dzieci, czasem partner, który także jest w pracy. Dlatego biuro jest także miejscem, w którym można w spokoju usiąść i popracować nad trudnym zagadnieniem, gdzie przez kilka godzin można skupiać się wyłącznie nad zadaniem. Dla wielu osób jest po prostu miejscem, do którego można się wyrwać, zmienić otoczenie. Z drugiej strony po 3 latach możliwości pracy z domu ciężko sobie wyobrazić, żeby codziennie znikać z niego na 10 godzin. Z drugiej strony to zrozumiałe, że dla wielu z nas priorytetem jest czas spędzany z bliskimi. Wszędzie jednak musi być równowaga.
Komfortowo wyposażone biura, dobra atmosfera, dbałość o wellbeing to swego rodzaju zachęty dla pracowników, czy standard?
Na pewno jest to element zachęty. Jednak wiem też, że jest bardzo duża grupa ludzi, których zachęcać nie trzeba. Osobiście nie uważam, że najważniejszym elementem biura powinny być atrakcje. Pracownicy nie powinni przychodzić do pracy ze względu na możliwość pogrania w piłkarzyki. Wyposażenie biura powinno sprawić, aby jak najefektywniej i jak najwygodniej świadczyć swoją pracę. Nie wpadajmy w taką pułapkę.
Ostatnio miałem okazję zwiedzić stadion Borussi Dortmund. Bardzo spodobała mi się szatnia piłkarzy. Wygląda bardzo skromnie – gołe ściany, siedzenia dla piłkarzy i tyle. Zapytałem, dlaczego? Odpowiedź była bardzo prosta. Oni wychodzą z założenia, że piłkarze mogą sobie sami zapewnić wszelkie dodatkowe atrakcje a na stadion przychodzą w określonym celu: dać z siebie wszystko na meczu i wygrać. Czyli móc skupić się, aby wykonać swoją pracę jak najlepiej, przebrać się i wyjść. A zbyt wiele elementów dodatkowych jedynie by ich odciągało od tego, co najważniejsze.
Jednym z kluczowych elementów strategii grupy ING jest to, aby działała ona w sposób zrównoważony. Jak w tę strategię może wpisywać się hybrydowy model pracy?
Może on odgrywać bardzo ciekawą rolę dzięki swojej elastyczności. Do niedawna mieliśmy olbrzymie powierzchnie biurowe, w której każdy pracownik miał swoje biurko, siedział przy nim 8 godzin i musiał do pracy przyjechać i odjechać często swoim samochodem. Pozostałe 16 godzin stała pusta. Dziś możemy elastycznie podchodzić do przestrzeni biurowych: zmniejszając ich powierzchnię, ale i zmieniając sposób ich wykorzystywania. Możemy stosować rozwiązania oszczędzające energię, efektywniej gospodarować różnego rodzaju mediami czy choćby odpadami. Możemy też zmniejszyć nasz ślad węglowy, który pozostawiamy poprzez transport. Parametry związane z ochroną środowiska są dla nas absolutnie kluczowe podczas wyboru lokalizacji i rodzaju biura. Wybieramy te, które gwarantują nam najwyższe poziomy certyfikacji.
W przypadku ING Hubs Poland technologia to podstawa. Zapewne pracują Państwo na najnowszych rozwiązaniach?
Oczywiście lubimy nowinki technologiczne. Uważam też, że lepiej nauczyć pracownika zmiany swoich nawyków i odpowiedniej pracy z już dostępnymi narzędziami. Na przykład ktoś wysyła od wielu lat mejle z plikami, podczas gdy jest to nieefektywne i można zupełnie inaczej udostępniać pliki i pracować nad nimi wspólnie. Praca hybrydowa wymaga takiego współdziałania. Myślę, że bylibyśmy w stanie zwiększyć swoją efektywność dużo bardziej niż poprzez wdrażanie kolejnych nowinek. To nie oznacza, że nie będziemy testować nowości, bo wdrażanie nowości technologicznych mamy w swoim DNA.