Integracja KSeF + automatyzacja obiegu faktur = nowy standard w zarządzaniu dokumentacją

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana regulacji, lecz szansa na kompleksową automatyzację obiegu faktur i cyfryzację procesów w firmie, która jeszcze się nie zdecydowała na ten krok. 

Poprzez integrację KSeF z systemem V-Desk możliwe staje się pełne uporządkowanie dokumentacji oraz znaczne usprawnienie codziennych operacji księgowych.

Czym jest KSeF i kiedy zacznie obowiązywać?

KSeF to rządowa platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur w jednolitym formacie elektronicznym. Dzięki niej możliwa jest cyfrowa weryfikacja dokumentów oraz ich bezpieczne przechowywanie bez konieczności prowadzenia papierowego archiwum. Automatyzacja obiegu faktur w tym modelu ogranicza ryzyko pomyłek i przyspiesza dostęp do informacji.

Choć pierwotnie planowano wdrożenie KSeF od 1 lipca 2024 r., ostateczny termin jego obowiązywania przesunięto na 1 kwietnia 2026 r. To daje firmom czas na spokojne zaplanowanie zmian oraz na wdrożenie rozwiązań wspierających integrację KSeF z systemami wykorzystywanymi na co dzień.

Automatyzacja w praktyce, czyli integracja KSeF z V-Desk

Sama obecność KSeF to dopiero pierwszy krok. Realne korzyści pojawiają się, gdy następuje integracja KSeF z narzędziami do elektronicznego zarządzania dokumentami, takimi jak V-Desk. Taka automatyzacja obiegu faktur pozwala na eliminację ręcznego wprowadzania danych, zmniejsza liczbę błędów i przyspiesza całość procesu fakturowania od wystawienia po archiwizację.

Synchronizacja systemów finansowych z KSeF sprawia, że zarządzanie dokumentacją staje się bardziej przejrzyste i efektywne. Dane są dostępne natychmiast, a system sam nadzoruje poprawność i kompletność faktur.

– Integracja KSeF z V-Desk to szansa na strategiczne usprawnienie procesów. Firmy zyskują czas, zmniejszają koszty operacyjne i mogą skupić się na działaniach o wyższej wartości biznesowej – mówi Filip Kolendo, wiceprezes Primesoft Polska.

Obieg faktur w systemie V-Desk

System V-Desk to zaawansowane narzędzie wspierające automatyzację obiegu faktur w firmie. Pozwala na płynne przetwarzanie, zatwierdzanie i archiwizowanie dokumentów w środowisku cyfrowym. Po integracji z KSeF proces staje się w pełni zautomatyzowany, a dane są łatwo dostępne z jednego miejsca.

– Dzięki integracji V-Desk z KSeF faktury nie giną i są zawsze pod kontrolą. System jest skalowalny, więc sprawdzi się zarówno w małych firmach, jak i dużych organizacjach, niezależnie od branży – zaznacza Filip Kolendo, CTO Primesoft Polska.

System umożliwia również łączenie z rozwiązaniami ERP i finansowymi, co pozwala na szybką adaptację do zmieniających się warunków biznesowych. Automatyzacja obiegu faktur w takim modelu przekłada się na realne oszczędności i sprawniejsze działanie organizacji.

Dlaczego warto działać już teraz?

Odkładanie przygotowań do integracji KSeF na ostatnią chwilę może skutkować problemami z dostosowaniem się do nowych obowiązków. Wdrażając automatyzację obiegu faktur z pomocą systemów takich jak V-Desk, firmy minimalizują ryzyko błędów i zyskują większą elastyczność operacyjną.

– Do obowiązku zintegrowania się z platformą KSeF pozostał już mniej niż rok. To naprawdę ostatni dzwonek, aby przejrzeć dostępne na rynku rozwiązania. Każda zwłoka może kosztować kolejne miejsce w kolejce do firm specjalizujących się w elektronicznym obiegu dokumentów – przekonuje Filip Kolendo.

Krok w stronę cyfryzacji nie powinien być traktowany jako obowiązek, lecz jako inwestycja w rozwój. Automatyzacja obiegu faktur i integracja z KSeF to rozwiązania, które porządkują pracę, przyspieszają obsługę dokumentów i poprawiają efektywność całej organizacji.

Materiał partnera

Redakcja