Twarda matematyka miękkich benefitów
Zbliża się połowa roku – czas, gdy wiele firm planuje budżety na kolejne miesiące. W obliczu rosnących kosztów zatrudnienia dyrektorzy finansowi szukają rozwiązań optymalizujących wydatki. O tym, dlaczego karta lunchowa to także narzędzie optymalizacji kosztów, rozmawiamy z Krzysztofem Lipińskim, Dyrektorem Finansowym w Edenred Polska.
Panie Krzysztofie, zbliża się połowa roku – kluczowy moment dla planowania budżetów. Dlaczego akurat teraz warto rozważyć wdrożenie karty żywieniowej tzw. lunchowej?
Połowa roku to strategiczny moment. Wiele firm już teraz analizuje swoje budżety i szuka rozwiązań efektywnego zarządzania kosztami w drugiej połowie roku. Karta lunchowa to benefit, który można wdrożyć szybko i który od pierwszego miesiąca przynosi wymierne korzyści finansowe. Z perspektywy CFO to jedno z niewielu rozwiązań łączących realne wsparcie dla pracowników z optymalizacją kosztów zatrudnienia. W czasach, gdy tempo wzrostu wynagrodzeń wyhamowuje, takie rozwiązanie staje się elementem strategii finansowej.
Mówi Pan o optymalizacji kosztów. Jakie konkretnie korzyści finansowe może osiągnąć firma?
Przede wszystkim mówimy o zwolnieniu ze składek ZUS. Doładowanie Karty Lunchowej do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika jest w pełni zwolnione ze składek ZUS To oznacza realną, wymierną oszczędność. Jeśli firma zatrudniająca 1000 osób wprowadzi zasilenie Kart Lunchowych na maksymalnym poziomie, może zaoszczędzić ponad milion złotych rocznie na samych składkach. To konkretne środki, które pozostają w budżecie firmy i mogą być przeznaczone na rozwój, inwestycje czy inne inicjatywy.
Milion złotych to imponująca kwota. Jak to wygląda w przeliczeniu na pojedynczego pracownika?
Matematyka jest tu bardzo przejrzysta. Porównajmy scenariusze: tradycyjną podwyżkę 450 zł brutto versus Kartę Lunchową zasilaną tą samą kwotą. W przypadku podwyżki pracownik otrzymuje na rękę około 307 zł netto, a koszt dla firmy wynosi ponad 542 zł – ze względu na składki ZUS. Natomiast przy Karcie Lunchowej pracownik otrzymuje około 396 zł netto, a koszt dla pracodawcy to tylko 450 zł. Różnica? Pracownik dostaje prawie 90 zł więcej, a firma płaci o ponad 90 zł mniej. W skali roku to oszczędność ponad 1106 zł na jednym pracowniku. Przy zespole 100-osobowym mówimy o ponad 110 tysiącach złotych, które pozostają w firmie.
To brzmi jak klasyczna sytuacja win-win. Czy pracownicy rzeczywiście tak to postrzegają?
Absolutnie. Z naszych analiz wynika, że aż 83 proc. użytkowników karty lunchowej deklaruje, że zwiększa ona ich siłę nabywczą, a 59 proc. zauważa, że regularne, comiesięczne doładowania zmniejszają ich stres finansowy. Co więcej, dla 60 proc. Polaków ogłoszenie o pracę zawierające informację o karcie lunchowej jest bardziej atrakcyjne. A według najnowszych danych aż 85 proc. pracowników woli otrzymać podwyżkę w formie karty lunchowej do 450 zł niż w postaci podwyżki pieniężnej na konto, bo dzięki zwolnieniu z ZUS otrzymują więcej pieniędzy
To sytuacja win-win dla pracowników i organizacji. Wspomniał Pan też o zwolnieniu z ZUS, dla firm zgodność z przepisami to ważna kwestia.
Bezpieczeństwo prawne to fundament. Podstawą jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, które jasno określa warunki zwolnienia z ZUS – limit 450 zł miesięcznie, przeznaczenie wyłącznie na posiłki gotowe do spożycia, finansowanie przez pracodawcę oraz brak możliwości wypłaty gotówki. Od czerwca 2025 r. ZUS wydał szereg pozytywnych interpretacji, które dopuszczają stosowanie katalogu rozwiązań obejmującego zabezpieczenia techniczne i proceduralne. Jako Edenred wdrożyliśmy kompleksowy system: nasze karty działają wyłącznie w obrocie bezgotówkowym, są akceptowane tylko w punktach gastronomicznych i placówkach spożywczych objętych umową. Dodatkowo rozwiązanie Edenred na pozytywną opinię ZUS. Dlatego z czystym sumieniem mogę potwierdzić, że nasze rozwiązanie oznacza minimum biurokracji dla działu kadr i maksimum bezpieczeństwa dla organizacji oraz wdrożenie benefitu z którego realnie korzystają pracownicy.
Mówi Pan o minimalnej biurokracji i beneficie, który jest wykorzystywany. To chyba istotne argumenty?
Zdecydowanie. Jednym z największych błędów przy wdrażaniu benefitów jest wdrożenie rozwiązań z których potem mało pracowników korzysta. Z punktu widzenia finansów to nieefektywna alokacja budżetów. W tym miejscu warto również wspomnieć o kosztach administracyjnych związanych z benefitami. Karta lunchowa w modelu, który oferujemy, to rozwiązanie typu „admin less” – automatyczna kontrola, ograniczona weryfikacja dokumentów, brak konieczności sprawdzania każdego paragonu. To uwalnia specjalistów HR od uciążliwych obowiązków i pozwala im skupić się na strategicznych zadaniach, przy jednoczesnym posiadaniu benefitu, który realnie jest wykorzystywany przez pracowników, czyli działa.
Z perspektywy finansów oznacza to niższe koszty operacyjne, mniejsze ryzyko błędów i efektywnie wydany budżet.
Jak karta lunchowa wpisuje się w szerszy kontekst zarządzania kosztami zatrudnienia?
Karta lunchowa to instrument finansowy. Obniża całkowity koszt zatrudnienia przy jednoczesnym wzroście wartości świadczenia dla pracownika. Właśnie dlatego coraz więcej firm traktuje ją jako formę podwyżki, która ogranicza wzrostkosztów firmy. Musimy patrzeć na całkowity koszt programu, uwzględniając nie tylko zasilenie i oszczędności ZUS, ale też namacalne korzyści biznesowe: zmniejszenie rotacji pracowników, spadek absencji, wzrost zaangażowania, lepszą ocenę pracodawcy. Z perspektywy działu finansów kluczowa jest metryka employee lifetime value – wartość, którą pracownik generuje dla firmy w całym okresie zatrudnienia, pomniejszona o koszty jego rekrutacji, szkolenia i wynagrodzenia.
Może Pan to skwantyfikować?
Karta lunchowa wpływa na obie strony tego równania. Z jednej strony obniża koszty – poprzez zwolnienie z ZUS i niższe koszty rotacji. Z drugiej – zwiększa wartość generowaną przez pracownika. Benefit żywieniowy nie jest już postrzegany jako dodatek, ale jako standard u dobrych pracodawców. Firmy, które go oferują, są bardziej atrakcyjne na rynku pracy, co przekłada się na niższe koszty rekrutacji i krótszy czas obsadzania stanowisk. To szczególnie istotne w sytuacji, gdy rynek pracy wraca do równowagi między pracownikiem a pracodawcą.
Wspomniał Pan, że Edenred to lider rynku. Dlaczego warto wybrać lidera?
Jako lider mamy największą sieć akceptacji w Polsce – od dużych miast po małe miejscowości. To oznacza, że każdy pracownik, niezależnie od miejsca zamieszkania, może wygodnie korzystać z benefitu. Mamy też zabezpieczenia techniczne, sprawdzone procesy i wsparcie eksperckie. Dla CFO to oznacza pewność, że rozwiązanie działa zgodnie z przepisami, że nie będzie problemów z ZUS, że koszty są przewidywalne. W przypadku benefitów zwolnionych z ZUS bezpieczeństwo prawne to nie luksus – to konieczność. Oszczędność kilku złotych miesięcznie na pracownika nie zrekompensuje ryzyka kontroli i potencjalnych doładowań składek.
Na koniec – jeśli CFO czyta ten wywiad i zastanawia się, czy warto, co by Pan mu powiedział?
Powiedziałbym: zróbcie kalkulację. Liczbę swoich pracowników znacie, pomnóżcie ją przez 1106 zł oszczędności rocznie na każdej osobie i zobaczcie, ile zostaje w budżecie. Potem dodajcie do tego niższe koszty rotacji, mniejszą absencję, wyższe zaangażowanie. Karta Lunchowa to jedno z najlepiej skalowalnych rozwiązań na rynku. Jest elastyczna, egalitarna i można ją wdrożyć nawet w trudniejszych warunkach budżetowych. Skoro zbliża się połowa roku i firmy planują budżety – to idealny moment, żeby wprowadzić benefit, który zaczyna działać od razu. Nie czekajmy do stycznia – każdy miesiąc to realne oszczędności i realne wsparcie dla zespołów w wielu wymiarach.
Dziękuję za rozmowę.
