KSeF miał uprościć, czy faktura PDF może kosztować przedsiębiorcę podwójny VAT?
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur miało zakończyć wieloletnie problemy z obiegiem dokumentów i ujednolicić sposób fakturowania.
Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST) może wywołać odwrotny efekt. Organ podatkowy przyjął bowiem wykładnię, zgodnie z którą wizualizacja faktury w formacie PDF – powszechnie wykorzystywana przez przedsiębiorców – w określonych sytuacjach może zostać uznana za odrębną fakturę. Konsekwencją może być zastosowanie art. 108 ustawy o VAT, a więc obowiązek zapłaty podatku po raz drugi.
Stanowisko organu zasługuje na krytyczną ocenę, ponieważ prowadzi do nadmiernego formalizmu i zwiększa ryzyko podatkowe w sytuacjach, w których nie dochodzi do żadnego uszczuplenia należności publicznoprawnych.
Sprawa dotyczyła podatnika, który zamierzał wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, a równocześnie przesyłać kontrahentom ich czytelną wizualizację w formacie PDF. Dokument miał zawierać numer KSeF, kod QR oraz wszystkie obowiązkowe elementy faktury. Dodatkowo przewidywano możliwość zamieszczania informacji biznesowych lub odmiennego graficznego przedstawienia niektórych danych.
Podatnik argumentował, że PDF nie stanowi nowej faktury, lecz wyłącznie wygodną formę prezentacji danych zapisanych w systemie. Takie podejście wydaje się zgodne z celem KSeF. Plik XML nie jest bowiem dokumentem przyjaznym dla użytkownika.
Dyrektor KIS uznał jednak, że nawet pozornie niewielkie różnice pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją mogą powodować, iż odbiorca zostanie wprowadzony w błąd co do warunków transakcji. Organ wskazał, że wizualizacja powinna stanowić pełne i wierne odzwierciedlenie danych zapisanych w pliku XML. W przeciwnym razie PDF może zostać potraktowany jako odrębna faktura.
To właśnie ten fragment interpretacji budzi największe wątpliwości. Trudno zaakceptować pogląd, zgodnie z którym zmiana nagłówka pola, odmienny układ dokumentu czy pominięcie informacji niewymaganych przez ustawę o VAT automatycznie prowadzi do powstania drugiej faktury. Faktura nie jest przecież dokumentem graficznym, lecz nośnikiem określonych informacji wymaganych przez przepisy prawa podatkowego. Jeżeli elementy obligatoryjne pozostają tożsame, a dokument jednoznacznie odwołuje się do faktury zarejestrowanej w KSeF, trudno mówić o wystawieniu nowego dokumentu podatkowego.
Kontrowersje wywołuje odwołanie się przez organ do art. 108 ustawy o VAT. Przepis ten został wprowadzony przede wszystkim w celu zwalczania pustych faktur i ochrony budżetu państwa przed nieuprawnionym odliczeniem podatku. Jego funkcją nie było sankcjonowanie przedsiębiorców za sposób prezentacji tej samej transakcji.
Poland, Turkey and the New Defence Map: Why 2027 Could Be a Turning Point
W analizowanej sprawie sprzedaż została udokumentowana jedną fakturą ustrukturyzowaną znajdującą się w KSeF. PDF miał jedynie ułatwić korzystanie z dokumentu w obrocie gospodarczym. Rozszerzająca wykładnia art. 108 prowadzi do sytuacji, w której sankcja podatkowa może zostać zastosowana pomimo braku jakiegokolwiek zagrożenia dla interesów Skarbu Państwa. Taka interpretacja pozostaje trudna do pogodzenia z zasadą proporcjonalności oraz utrwalonym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE, zgodnie z którym środki stosowane przez państwa członkowskie nie mogą wykraczać poza to, co jest niezbędne do ochrony systemu VAT.
Co więcej, stanowisko dyrektora KIS pozostaje sprzeczne z wcześniejszymi wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów. Resort wskazywał, że wizualizacja może zawierać dodatkowe informacje biznesowe, takie jak logo, oznaczenia handlowe czy inne elementy ułatwiające obrót gospodarczy. Przedsiębiorcy mieli więc uzasadnione podstawy, aby projektować własne wzory dokumentów bez obawy o negatywne konsekwencje podatkowe.
Przyjęcie restrykcyjnego podejścia może mieć daleko idące skutki praktyczne. Przedsiębiorcy korzystają z systemów, które automatycznie generują własne wizualizacje PDF. Często różnią się one układem graficznym, nazewnictwem pól czy dodatkowymi sekcjami informacyjnymi. Jeżeli interpretacja stanie się elementem utrwalonej praktyki organów podatkowych, konieczne będzie przeprowadzenie audytów systemów informatycznych oraz dostosowanie oprogramowania do wymogów fiskusa.
Mam nadzieję, że stanowisko dyrektora KIS zostanie w przyszłości zweryfikowane przez sądy administracyjne. Wykładnia prowadząca do podwójnego opodatkowania tej samej czynności wyłącznie z powodu różnic w wizualizacji dokumentu wydaje się bowiem zbyt daleko idąca. KSeF miał upraszczać rozliczenia podatkowe i zwiększać bezpieczeństwo obrotu. Interpretacje, które tworzą nowe ryzyka tam, gdzie wcześniej ich nie było, stoją w sprzeczności z tym celem.
Obecnie przedsiębiorcy powinni zachować szczególną ostrożność. Do czasu ukształtowania się jednolitej linii interpretacyjnej najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje zapewnienie pełnej zgodności merytorycznej pomiędzy plikiem XML zapisanym w KSeF a każdą wizualizacją PDF przekazywaną kontrahentowi. W przeciwnym razie nawet dokument, który miał jedynie ułatwić prowadzenie biznesu, może stać się źródłem sporu z organami podatkowymi.
