Firmowy plan na niezapłacone faktury
Przy dziesiątkach czy tysiącach faktur odzyskiwanie zaległości wymaga stałej obsługi. Kaczmarski Inkasso łączy rozmowy z dłużnikami, raportowanie i pomoc prawną. Wspiera firmy, które regularnie przekazują wiele spraw do windykacji.
Jakub Kostecki
wiceprezes zarządu Kaczmarski Inkasso
Chodzi o należności od klientów indywidualnych i biznesowych: abonamenty, raty kredytów, pożyczek i leasingu oraz płatności za towary i usługi.
Liczą się sprawy, nie etaty
Mała firma może wystawiać wiele faktur lub faktury na wysokie kwoty. O potrzebie zewnętrznego wsparcia przesądzają liczba i wartość należności oraz powtarzalność spraw.
Kaczmarski Inkasso odzyskuje pieniądze dla banków, telekomów, firm pożyczkowych i leasingowych, ubezpieczycieli oraz MŚP z różnych branż. Z każdym partnerem ustala indywidualny plan: jak szybko reagować na zaległości, jak rozmawiać z dłużnikami, kiedy proponować raty lub ugodę, a kiedy włączyć prawników. Klient ma wpływ na decyzje i korzysta z ponad 30-letniego doświadczenia specjalistów.
Firma zleca odzyskanie należności, pozostając wierzycielem. Może skorzystać z monitoringu płatności, windykacji polubownej i pomocy Kancelarii Prawnej VIA LEX. Strony ustalają podział obowiązków.
Zanim zadzwoni negocjator
Plan uwzględnia kwotę zadłużenia, długość opóźnienia, wcześniejsze wpłaty i przebieg rozmów. Strony ustalają, kiedy kolejne sprawy trafią do obsługi i jak szybko Kaczmarski Inkasso dowie się o wpłacie na konto wierzyciela. To ogranicza ryzyko kolejnego wezwania po spłacie. Klient wie, kto zatwierdza ugody, wyjaśnia reklamacje i odpowiada za współpracę.
Monitoring przypomina o terminach płatności. Negocjatorzy korzystają z telefonu, SMS-ów, e-maili i korespondencji, a czasem z działań terenowych. Ustalają, czy dłużnik ma trudności, czy odwleka zapłatę. Raty dopasowują do budżetu konsumenta lub sytuacji finansowej firmy.
Jeśli klient kwestionuje wykonanie usługi, negocjatorzy najpierw poznają jego zastrzeżenia i je wyjaśniają. Wysyłanie kolejnych wezwań bez sprawdzenia reklamacji może tylko przedłużyć spór.
Firmy chcą też utrzymać sprzedaż. Z badania „Czy dłużnik to jeszcze klient”, przeprowadzonego na zlecenie Kaczmarski Inkasso wśród MŚP, wynika, że 74 proc. nadal sprzedawało z odroczonym terminem części odbiorców, którzy wcześniej płacili po terminie. U 85 proc. firm kontynuujących takie relacje zaległości wróciły.
Dlatego po uzgodnieniu rat negocjatorzy sprawdzają wpłaty i reagują, gdy dłużnik nie dotrzymuje ustaleń.
Ile pieniędzy wróciło
Wskazany menedżer nadzoruje obsługę i raportuje wyniki: odzyskane kwoty, czas do wpłaty, dotrzymywanie ugód i koszty. Porównuje wyniki podobnych grup spraw, uwzględniając długość opóźnienia. Klient może kontrolować jakość obsługi, ochronę danych i przestrzeganie limitów częstotliwości kontaktu.
Nie każda sprawa kończy się wpłatą. Wtedy wsparcia udziela VIA LEX: sprawdza dokumenty, przygotowuje pozew i reprezentuje wierzyciela w sądzie. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego może, w uzgodnieniu z klientem, skierować sprawę do komornika i monitorować egzekucję. Także wtedy możliwe są dalsze negocjacje z dłużnikiem.
