Rozmawiamy z Markiem Laskowskim, dyrektor IT w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, na temat minimalizacji kosztów druku i związanych z tym oszczędności.
Z jakich powodów zdecydowaliście się państwo na powierzenie firmie zewnętrznej zadań związanych z outsourcingiem druku?
Zapewnienie różnych ekip serwisowych oraz materiałów eksploatacyjnych do wykorzystywanego w kancelarii sprzętu drukującego stawało się coraz bardziej kosztowne i czasochłonne. Po naradach podjęliśmy decyzję o zmianach w obszarze systemu druku. Porównywaliśmy koszty oraz korzyści poszczególnych wariantów. Chcieliśmy mieć pewność, że dzierżawa drukarek jest najlepszą opcją. Zależało nam nie tylko na optymalizacji kosztów, lecz także na sprawnej wymianie sprzętu i komforcie pracy na nowych urządzeniach. Po serii rozmów i analiz zrezygnowaliśmy z zakupu drukarek i zdecydowaliśmy się na znalezienie partnera zewnętrznego. Nasz wybór padł na Arcusa, z którym rozpoczęliśmy współpracę blisko dziesięć lat temu.
Jak układała się państwa współpraca i proces wymiany urządzeń?
Jeszcze przed podpisaniem umowy przeprowadziliśmy szereg testów urządzeń drukujących. Przez półtora miesiąca pozostawaliśmy w stałym kontakcie z przedstawicielami Arcusa. Rady i sugestie z ich strony okazały się pomocne w podejmowaniu decyzji. Mogliśmy dzięki nim lepiej zdefiniować potrzeby i optymalnie dobrać urządzenia. Następnie w warszawskiej siedzibie oraz w biurach we Wrocławiu i w Poznaniu stopniowo zastąpiliśmy drukarki nabiurkowe, wydajnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi Kyocery. Cały proces zmian przebiegł sprawnie i bez zakłóceń dla codziennej pracy.
Czy wprowadzone rozwiązania przyniosły państwu oszczędności?
Efektem procesu zmiany sprzętu drukującego był zauważalny spadek kosztów druku. To niezaprzeczalna korzyść. Jesteśmy również zadowoleni z urządzeń wielofunkcyjnych Kyocery pod względem kosztów utrzymania i funkcjonalności. W ramach dzierżawy za serwis odpowiada Arcus, z czego wywiązuje się zgodnie z oczekiwaniami.
Czy kontynuujecie państwo współpracę i planujecie kolejne podobne rozwiązania?
W ostatnim czasie uznaliśmy, że warto wzmocnić bezpieczeństwo wydruku. Wykorzystując dobre doświadczenia z wieloletniej współpracy z Arcusem uznaliśmy, że warto zainwestować w oprogramowanie wspierające. Wdrożyliśmy aplikację MyQ pozwalającą na kompleksowe zarządzanie procesami przetwarzania dokumentów.
Jakie korzyści osiągacie państwo z tego rozwiązania?
Przede wszystkim aplikacja MyQ pomogła nam usprawnić proces zarządzania drukiem. Pracownicy z łatwością i chętnie korzystają z różnych funkcjonalności takich jak wydruk poufny czy wydruk podążający. Skanowanie, kopiowanie czy drukowanie stało się jeszcze szybsze i bezpieczniejsze za sprawą spersonalizowanych skrótów, umieszczonych na prostym, intuicyjnym, graficznym interfejsie. Zaletą MyQ jest również możliwość kontroli kosztów wydruków z wyszczególnieniem użytkowników, działów czy projektów. Wciąż też zbieramy od użytkowników informacje i pomysły usprawnień, które zakładamy, że przełożą się na uruchomienie kolejnych funkcji naszego nowego rozwiązania.