„Gazeta Finansowa” radzi, jak rozliczyć świąteczne podarunki dla kontrahentów oraz pracowników, by fiskus nie zapukał do naszych drzwi.
Prowadząc firmę, należy zadbać o dobre relacje z kontrahentami, szczególnie tymi kluczowymi, z którymi współpraca owocuje znacznymi obrotami, napędzającymi wynik finansowy. Dobrym momentem do podtrzymania korzystnych kontaktów biznesowych jest okres świąteczny, pod którego pretekstem można wręczyć kontrahentom symboliczne upominki. Czy wydatki poniesione w tym celu powinno się zaliczyć w koszty podatkowe? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Wszystko zależy od okoliczności oraz od podatkowej interpretacji danego zdarzenia. W szczególności od tego, czy dany wydatek ma na celu reklamę firmy, czy też ma związek z tzw. reprezentacją. Nie bez znaczenia jest również wartość oraz rodzaj samego prezentu. Butelka drogiego alkoholu z pewnością zaciekawi fiskusa. Jednak już długopis z firmowym logo – niekoniecznie.
W kontekście firmowych upominków granica między kosztami podatkowymi a niepodatkowymi jest bardzo płynna, przez co łatwo popaść w niepotrzebny spór ze skarbówką. Ryzyko to jest tym większe, ponieważ organy podatkowe same nie wiedzą, co można, a co nie, zaliczyć w koszty. Wystarczy zatem, że firma trafi na nadgorliwego urzędnika, który uparcie będzie twierdził, że wydatek na świąteczną bombonierkę dla kontrahenta nie jest podatkowym kosztem, a spór murowany. Z perspektywy obdarowanego sprawa wcale nie jest prostsza. Tutaj rodzi się bowiem pytanie, czy otrzymany upominek należy potraktować jako przychód i odprowadzić od niego podatek. Interpretacyjne problemy pojawiają się również w kontekście prezentów dla pracowników. Do tego wszystkiego dochodzi jeszcze podatek VAT, który należy poprawnie rozliczyć. Całość sprawia, że świąteczny nastrój i upominkowe szaleństwo mogą szybko zakończyć się pismem od fiskusa. „Gazeta Finansowa” wyjaśnia, jak nie pogubić się w tym galimatiasie.
Kiedy reprezentacja, a kiedy reklama?
Do podatkowych kosztów bezsprzecznie nie można zaliczyć tzw. wydatków reprezentacyjnych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Problem w tym, że przepisy podatkowe nie definiują tego terminu ani też nie odsyłają do innych ustaw. Pozostaje zatem wykładnia językowa, rozwinięta przez orzecznictwo. W sądownictwie administracyjnym ugruntował się pogląd, w myśl którego celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika oraz dobrego obrazu jego firmy i działalności, a także wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Zatem oceniając, czy dany wydatek ma charakter reprezentacyjny, należy właściwie zdefiniować jego cel. W sytuacji, gdy główną intencją firmy jest polepszenie jej wizerunku na zewnątrz, wówczas koszty z tym związane nie pomniejszają podstawy opodatkowania.
Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 24 marca 2016 r., reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika, lub osoby trzeciej, w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. „Pozytywny wizerunek zaś to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji obraz przedsiębiorcy przełoży się na zawarcie umowy, nabywanie jego produktów lub usług” – doprecyzował organ podatkowy. Wątpliwości co do poprawnej klasyfikacji kosztów nie powinny budzić wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napoje, w tym alkoholowe. Ustawodawca jednoznacznie stwierdził bowiem, że zakupy o takim charakterze nie mogą pomniejszyć podstawy opodatkowania. Jeżeli zatem przedsiębiorca zorganizuje świąteczną ucztę w restauracji dla swoich kontrahentów, to wydatek z tego tytułu nie będzie stanowił kosztu podatkowego.
A co z wydatkami na drobne prezenty? Tutaj nie ma jednoznacznej wykładni. W przywołanej interpretacji organ podatkowy stwierdził, że wydatki na nabycie upominków, które nie mają na celu promowania spółki ani jej wyrobów, przeznaczone do określonej grupy podmiotów (kontrahenci, partnerzy handlowi, doradcy itd.), wręczane w okolicznościach np. Świąt Bożego Narodzenia, wypełniają znamiona reprezentacji i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Z drugiej jednak strony w orzecznictwie dominuje wykładnia, zgodnie z którą upominki w postaci gadżetów (np. długopisy) o niewielkiej wartości, opatrzone dodatkowo w logo firmy i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym kontrahentom, nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zdaniem sądów obecność takich gadżetów na rynku jest tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.
Taki pogląd został wyrażony, chociażby w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 października 2017 roku, z którego wynika, że fakt zamieszczenia znaku firmowego na upominku oraz masowy charakter jego wydawania mają istotne znaczenie dla oceny, czy mamy do czynienia z reprezentacją bądź reklamą. Nie oznacza to bynajmniej, że wystarczy nakleić na upominek logo, by móc wrzucić w koszty każdy wydatek na prezent. W tym samym wyroku sąd podkreślił, że istotne znaczenie ma wartość samego upominku. NSA stwierdził bowiem, że gadżety o wartości kilkuset złotych to reprezentacja, a nie reklama i to bez względu na to, czy są opatrzone w logo firmy, czy też nie. Jednocześnie sąd doprecyzował, że wartość gadżetu jest tylko jednym z czterech kryteriów oceny, czy coś jest reprezentacją, czy reklamą. Pozostałe to: sposób prezentacji, krąg odbiorców i logo lub jego brak. Zdaniem NSA te cztery kryteria należy brać łącznie pod uwagę przy ocenie charakteru wydatku.
Upominek dla pracownika
Równie zagmatwana pozostaje kwestia prezentów dla pracowników. Co do zasady, każde nieodpłatne świadczenie (rzeczowe), chociażby nie zostało przewidziane umowie o pracę, stanowi dla zatrudnionego przychód, od którego pracodawca ma obowiązek odprowadzić zaliczkę. Niemniej jednak nie można uznać, że każde świadczenie w postaci niepieniężnej, będzie zaliczane do podstawy opodatkowania. Tak się nie stanie, chociażby wówczas, gdy firma postanowi nagrodzić swojego pracownika drogim zegarkiem z okazji okrągłej rocznicy jego zatrudnienia. W takiej sytuacji będziemy mieli do czynienia nie tyle z przychodem, ile z darowizną. Takie stanowisko zostało wyrażone przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., w którym stwierdzono, że tego typu korzyść (zegarek) należy potraktować jako podlegającą podatkowi od spadków i darowizn. W takim wypadku wydatek na prezent nie będzie stanowił dla firmy kosztu uzyskania przychodu. Nie oznacza to jednak, że każdy upominek dla pracownika należy traktować jako darowiznę.
Tak nie będzie w sytuacji, kiedy przedsiębiorca zorganizuje okolicznościową imprezę dla pracowników (np. wigilię w firmie), podczas której wręczy każdemu zatrudnionemu długopis z logo własnej marki. Wydatki na ich zakup będą dla firmy stanowiły podatkowy koszt. Równocześnie po stronie pracownika pojawi się przychód podlegający opodatkowaniu. Nie ma przy tym żadnego znaczenia znikoma wartość upominku. Zatem nawet długopis wart kilka złotych firma będzie zobowiązana uwzględnić, potrącając zaliczki od przychodów pracowników. Nie inaczej będzie w wypadku wręczenia pracownikom prezentów rzeczowych, które zostały wyprodukowane przez pracodawcę. Wówczas dla tego ostatniego kosztem uzyskania przychodu będą wszelkie wydatki związane z procesem produkcji (towary, materiały, energia, pensje itd.).
A co z VAT-em?
Na gruncie podatku VAT kwestia prezentów dla kontrahentów jest dużo prostsza. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z reprezentacją, czy też reklamą, nabywając upominki dla przedstawicieli zaprzyjaźnionych firm, przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wyjątkiem są jednak usługi gastronomiczne oraz usługi noclegowe, dla których nie przewidziano takiej możliwości. Bardziej skomplikowane zasady obowiązują w kontekście prezentów dla pracowników. Zgodnie z przepisami opodatkowaniu VAT-em podlega odpłatna dostawa towarów. Takie określenie może jednak wprowadzić w błąd, ponieważ jako dostawę należy również traktować nieodpłatne przekazanie towarów na rzecz zatrudnionych w firmie osób. Wręczając upominki pracownikom, przedsiębiorca będzie zobowiązany do rozliczenia podatku należnego dopiero wówczas, gdy zostaną spełnione równocześnie dwa warunki.
Po pierwsze, nabywając prezenty, firma odliczyła VAT (w całości lub częściowo). Po drugie, upominki zostały przekazane na osobiste cele pracownika. Jeżeli zatem dana firma nie jest czynnym podatnikiem VAT (korzysta ze zwolnienia) to wówczas, wręczając świąteczne upominki, nie będzie musiała zapłacić podatku. Z kolei w sytuacji, gdy prezenty mają niewątpliwy związek z obowiązkami służbowymi (np. specjalistyczne okulary przeciwsłoneczne dla kierowcy, teczka na dokumenty dla przedstawiciela handlowego), to firma nie będzie musiała wykazać w deklaracji podatku należnego, niezależnie od tego, czy odliczyła wcześniej VAT. Przy tym wszystkim należy pamiętać, że spełnienie opisanych (dwóch) warunków nie zawsze będzie oznaczać wystąpienie obowiązku podatkowego. Istotne znaczenie ma bowiem wartość podarunku dla pracownika. Jeżeli upominki mają znikomą wartość, wówczas nawet VAT-owcy nie będą zobowiązani do zapłaty podatku. Firma musi jednak skrupulatnie ewidencjonować każdy wydatek na prezenty dla danego pracownika, by móc później udowodnić (przed fiskusem), że zostały one nabyte za określoną kwotę. Jeżeli pracodawca prowadzi specjalną kartotekę, wówczas nie będzie musiał zapłacić VAT-u od upominków, których wartość nie przekracza 100 zł netto w danym roku podatkowym dla jednego pracownika. Przy czym przekroczenie tej granicy oznacza, że podatek będzie obliczany od całości kwoty, nie zaś od nadwyżki powyżej 100 zł. Brak ewidencji oznacza natomiast, że firma nie zapłaci VAT-u tylko wtedy, gdy jednostkowa cena nabycia danego prezentu albo jednostkowy koszt jego wytworzenia nie przekraczają 10 zł.