Wizja biura przyszłości

Wizje dotyczące „biura przyszłości” stanowią krok naprzód w odpowiedzi na szybki postęp zautomatyzowanych maszyn i systemów informatycznych. Jaką rolę w kształtowaniu nowych modeli pracy odgrywają rozwiązania IT? Przyjrzyjmy się trzem kierunkom, w jakim biura przyszłości mogą zmierzać, stając się po pierwsze coraz lepiej skomunikowane, po drugie coraz bardziej kreatywne i po trzecie oparte na jeszcze silniejszej współpracy.

Komunikacja
Człowiek mówi z prędkością ok. 400 słów na minutę, ale pisze tylko z szybkością ok. 40. Do niedawna jednak nikt nie zastanawiał się nad tym, jak tzw. „komunikacja klawiaturowa” spowalnia nasze codzienne zadania. Dzięki rozwiązaniom opartym na komunikacji głosowej, w niedalekiej przyszłości będziemy komunikować się z urządzeniami biurowymi właśnie za pomocą mowy. Już teraz obserwujemy zaawansowane badania nad rozwojem algorytmów i urządzeń do upowszechnienia tego rodzaju interakcji, czego dowodem jest chociażby wprowadzenie przez Amazon Alexa for Business.

Kreatywność
Według danych World Economic Forum do 2020 r. kreatywność będzie jedną z najbardziej pożądanych umiejętności w oczach pracodawców. Oznacza to, że wiele zawodów, które do tej pory miały charakter czysto techniczny, zacznie w jeszcze większym stopniu wymagać nieszablonowego myślenia. Automatyzacja jest jedną z głównych sił napędowych transformacji cyfrowej na wielu poziomach. Także w przestrzeniach biurowych, w ciągu najbliższych kilku lat, możemy się spodziewać, że automatyzacja i robotyka będą wykorzystywane w miejscu pracy w sposób bardziej konsekwentny. W dużej mierze po to, aby wyeliminować najprostsze, powtarzające się prace, które pochłaniają czas i nie wymagają aż tak dużej aktywności umysłowej. Dzięki przeniesieniu tej odpowiedzialności na inteligentne maszyny, pracownicy będą mogli skupić się na typowo „ludzkich” zadaniach opartych na nieszablonowych, kreatywnych pomysłach, naturalnie zwiększając zapotrzebowanie na te umiejętności. Jednocześnie w ciągu ostatniej dekady przedsiębiorstwa w dużym stopniu koncentrowały się na rozszerzeniu dostępu do technologii, które dawałyby większą elastyczność w codziennej pracy. Głównie za sprawą rozpowszechnienia się narzędzi mobilnych w codziennej komunikacji coraz więcej typowo biurowych urządzeń rozwijanych jest pod kątem dostępności z poziomu aplikacji mobilnych. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne umożliwiające dostęp do dokumentów przechowywanych na platformach chmurowych czy zarządzanie konferencyjnym projektorem z poziomu aplikacji – te udogodnienia są już standardem w nowoczesnych biurach.

Oczywiście ta dostępność musi iść w parze z zapewnieniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, stąd zarówno na poziomie hardwaru, jak i oprogramowania niezbędna jest kompleksowa współpraca wewnętrznych działów informatycznych z dostawcą rozwiązań IT. Jednak ta wspomniana, coraz większa dostępność technologii mobilnych wśród pracowników przyniosła jeszcze jedną ważną zmianę w podejściu do modelu pracy i przestrzeni biurowych – mianowicie upowszechnienie się modelu pracy zdalnej. Choć popularne „wyjście zza biurka” szczególnie mocno kojarzy się dziś z najmłodszym pokoleniem pracowników, de facto nie jest to najchętniej wybierany model wśród millenialsów. Takie wnioski płyną z badania przygotowanego przez firmę Vanson Bourne na zlecenie Canon, w którym pod lupę wzięto ponad 2 500 pracowników biurowych z Wielkiej Brytanii, Francji, Niemiec, Włoch, Holandii, Szwecji i Polski. Wynika z niego, że z możliwości pracy zdalnej najchętniej korzystają pracownicy w wieku od 45 lat wzwyż. Spośród tej grupy tylko 25 proc. badanych lubi pracować w biurach, podczas gdy spośród millenialsów tylko 1 na 10 chce pracować zdalnie. Z pewnością jest to pochodna faktu, że środowisko pracy jest również miejscem nawiązywania przyjaźni i bezpośrednich kontaktów międzyludzkich. Stąd też aż 57 proc. millenialsów przyznało, że przyjaźnie w miejscu pracy mają znaczący wpływ na ich poczucie szczęścia, a u blisko 50 proc. badanych relacje ze współpracownikami bardzo silnie wpływają (oczywiście pozytywnie) na motywację do pracy. Praca w „fizycznym” środowisku może także pozytywnie wpływać na rozwój kreatywności, na co wskazują działania podejmowane przez niektóre korporacje z obszaru IT. W sprawozdaniu InfoTrends z 2018 r. zauważono, że niektóre przedsiębiorstwa, takie jak IBM, faktycznie zaczęły ograniczać swoje programy pracy zdalnej, aby zachęcić pracowników do bezpośrednich kontaktów i nakłonić ich do tworzenia środowiska sprzyjającego kreatywnej wymianie myśli.

Współpraca
W jednym z wywiadów Julien Codorniou – VP w firmie Workplace, będącej platformą do zarządzania i komunikacji grupowej opartej o popularne narzędzia Facebooka – powiedział: „Ludzie wchodzący na rynek pracy nie zawsze wiedzą, jak korzystać z poczty elektronicznej. Wiedzą natomiast doskonale, jak korzystać z aplikacji do wysyłania wiadomości, aplikacji do robienia zdjęć czy narzędzi wideo”. Trudno się z tym nie zgodzić, widząc jaką rolę w nowoczesnych organizacjach odgrywają dziś takie rozwiązania, jak Cisco Systems Spark, Flock, czy Slack, czyli platformy do bieżącej współpracy i komunikacji. Nowoczesna komunikacja w ramach organizacji wchodzi w nowy etap, w którym to pracownicy będą wykonywać większość swoich zadań z poziomu jednej aplikacji (np. popularnego czatu), zamiast przełączać się między różnymi aplikacjami o różnych zastosowaniach i na różnych urządzeniach. Dzięki temu coraz lepiej wspiera się tzw. kulturę „always on”, gdzie poczta elektroniczna nie jest już najważniejszym, a na pewno nie najszybszym, narzędziem do komunikacji i współdzielenia zadań; współpraca jest o wiele bardziej efektywna, gdy czas reakcji wynosi kilka sekund, a nie godzin czy dni.

Piotr Makowski – Business Product Development Manager w dziale Document Solutions, Canon Polska