Pamiętaj o swoich prawach
Zarówno na gruncie ustawo podatkach dochodowych(PIT oraz CIT),jak i o podatku od towarów i usług (VAT) zostały zawarte przepisy regulujące kwestie zaległych należności powstałych w związku z prowadzeniem firmy. W pierwszym z przypadków (daniny dochodowe) ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych nieściągalnych wierzytelności od kontrahentów. W drugim zaś (VAT) przepisy zezwalają na pomniejszenie podatku należnego w ramach tzw. ulgi na złe długi. Podatnicy mogą skorzystać z tych praw dopiero po spełnieniu kilku podstawowych warunków. Warto je jednak poznać, ponieważ dzięki temu można realnie oraz zgodnie z prawem obniżyć zobowiązania podatkowe.
Podatki dochodowe
Co do zasady zgodnie z ustawą o podatku PIT (w celu uproszczenia rozważań pominięte zostaną regulacje dotyczące CIT – są one analogiczne do PIT) wierzytelności odpisane jako nieściągalne (np. nieuregulowane należności od kontrahentów) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, chyba że zostały wcześniej zaksięgowane jako przychód należny oraz gdy nieściągalność wierzytelności została prawidłowo udokumentowana. Pojawiają się zatem dwa pierwsze warunki, których spełnienie daje możliwość powiększenia kosztów podatkowych. Po pierwsze, nieuregulowana kwota powinna zostać zarachowana do przychodów zgodnie z zasadą memoriałową, w myśl której za przychody uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (art. 14 ust. 1 ustawy o PIT). Reguła ta stanowi, iż za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, jednak nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności (ust. 1c). Można zatem stwierdzić, iż każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą spełni pierwszy z warunków, gdy zaksięguje w przychodach nieściągalną wierzytelność i (ewentualnie) uwzględni ją w podstawie opodatkowania przy płatności zaliczki na PIT.
Drugi z warunków dotyczy prawidłowego udokumentowania nieściągalności należności. W ustawie o PIT znajdziemy zamknięty katalog sytuacji, w których można mówić o braku możliwości ściągnięcia długu od kontrahenta (art. 23 ust. 2). Innymi słowy, dopiero spełnienie jednej z ustawowych przesłanek uprawnia do stwierdzenia, iż dana wierzytelność została prawidłowo udokumentowana jako nieściągalna. Po pierwsze, będzie to postanowienie organu egzekucyjnego o nieściągalności dłużnika. Po drugie, postanowienie sądu o oddaleniu wniosku ogłaszającego upadłość (jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania) albo postanowienie o umorzeniu lub zakończeniu postępowania upadłościowego. W końcu wierzytelność może zostać udokumentowana jako nieściągalna protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty zadłużenia kontrahenta.
Odnośnie do podatników prowadzących pełne księgi rachunkowe (zgodnie z ustawą o rachunkowości) przepisy o PIT przewidują również możliwość zaliczenia do podatkowych kosztów odpisów aktualizujących wartość należności w części uprzednio zaliczonej do przychodów należnych, o ile ich nieściągalność została w prawidłowy sposób uprawdopodobniona (art. 23 ust. 21). Pierwszy z warunków (zarachowanie do przychodów należnych) jest analogiczny do wcześniej opisanego. Drugi zaś, a więc uprawdopodobnienie nieściągalności, nieznacznie różni się od jej udokumentowania. Zgodnie z ustawą o uprawdopodobnieniu możemy bowiem mówić w szczególności, gdy dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji przedsiębiorców, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość. Posłużenie się przez ustawodawcę zwrotem „w szczególności” wskazuje na otwarty katalog przesłanek pozwalających na uznanie (uprawdopodobnienie) danej wierzytelności za nieściągalną. Warto pamiętać, że powiększenie kosztów podatkowych o wartość nieosiągalnej wierzytelności dotyczy kwoty netto (bez podatku od towarów i usług).
Podatek VAT
Również na gruncie ustawy o podatku VAT znajdziemy przepisy regulujące kwestię nieściągalnych wierzytelności. W tym wypadku tzw. ulga na złe długi (art. 89a ustawy o VAT) daje możliwość pomniejszenia (skorygowania) przez podatnika podstawy opodatkowania oraz podatku należnego z tytułu sprzedaży (dostawy towarów lub świadczenia usług) w przypadku wierzytelności (lub jej części), których nieściągalność została uprawdopodobniona.
Przeczytaj też:
Resort finansów pogubił się w przepisach
Zgodnie z przepisami o podatku VAT, o uprawdopodobnieniu nieściągalności wierzytelności możemy mówić wówczas, gdy nie została ona uregulowana (spłacona) lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze. Ponadto ustawodawca wprowadza szereg dodatkowych warunków, których dopiero łączne spełnienie daje możliwość skorzystania z ulgi na złe długi (art. 89 a ust. 2). Po pierwsze, niespłacona sprzedaż musi zostać dokonana na rzecz czynnego podatnika VAT, który w momencie dostawy (świadczenia usług) nie był w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Po drugie, w dniu poprzedzającym dzień złożenia korekty deklaracji VAT-7 (lub VAT-7K) zarówno wierzyciel, jak i dłużnik muszą mieć status zarejestrowanych podatników VAT czynnych, a ponadto dłużnik nie może być w trakcie jednego z postępowań, wymienionych wcześniej (np. restrukturyzacyjnego). Po trzecie, skorygowanie deklaracji nie może nastąpić później niż po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym została wystawiona faktura dokumentująca wierzytelność.
Korekta deklaracji powinna zostać złożona za okres (miesiąc lub kwartał – w zależności od okresu rozliczeniowego podatnika), w którym nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona. Jeżeli w tym czasie dłużnik uregulował swoje zobowiązanie lub podatnik zbył wierzytelność (np. w ramach umowy faktoringu), wówczas nie przysługuje mu prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego. A co, jeżeli po złożeniu takiej korekty dłużnik ureguluje należność lub jej część?