Wzorując się na najlepszych praktykach biznesowych, zapewne szukalibyśmy jednego systemu ERP i POS, spełniającego nasze oczekiwania. Jednak co w przypadku, kiedy żadne z dostępnych rozwiązań nie zaspokaja potrzeb w 100 proc.?
Na co szczególnie powinniśmy zwrócić uwagę w przypadku integracji POS z ERP?
Wobec tego przyjrzyjmy się, jak przebiega standardowy cykl sprzedaży detalicznej. Początek procesu, zarówno w sklepie stacjonarnym, jak i internetowym, rozpoczyna się wraz z decyzją wejścia na rynek, w e-commerce i omnichannel. Z punktu widzenia biura to przede wszystkim wprowadzenie produktu, zarządzanie cenami, dostawami, systemem lojalnościowym, promocjami czy bazą klientów. Jest to podstawowy element w każdej branży. Natomiast z drugiej strony jest jeszcze: odbiór towaru w lokalach, dostępność w e-sklepie, spójna polityka cenowa czy wiedza o kliencie. Wszystko to składa się na pewność udanej transakcji. Decydując się na integrację różnych systemów, należy pamiętać, aby newralgiczne elementy, które de facto wpływają na klienta, odbywały się w głównej mierze automatycznie. Warto tu wymienić m.in. zatowarowanie salonów, wprowadzanie nowych cen i promocji, zmiany danych klienta, odbiór e-zamówień, rezerwację stanów magazynowych, parowanie transakcji e-zamówienia (faktura – status płatności). Idąc dalej, decyzja klienta o kupnie produktu nie kończy nam etapu sprzedaży – możliwy jest przecież zwrot. Skuteczne przyjęcie zwracanego produktu na magazynie lub w salonie, płynne rozliczenie transakcji (zarówno wobec klienta, jak i w wewnętrznych strukturach obszaru księgowości), rejestracja zdarzenia w systemie lojalnościowym – to wszystko zapewnia nam spójność i rzetelność ostatecznych danych sprzedażowych POS i ERP.
Poza wymienionymi obszarami najlepsze praktyki integracji wskazują jednocześnie na dążenie do realizacji m.in.:
• 100 proc. transakcji sprzedażowych i zakupowych dekretowanych i księgowanych on-line,
• automatyzacja czynności związanych z zatowarowaniem i rozliczeniem salonów,
• spójne i elastyczne metody raportowania (jednolity indeks towarowy),
• dostarczanie online pełnych danych o kliencie (w e-sklepie, jak i w punkcie stacjonarnym).
• elastyczne monitorowanie wskaźników sprzedaży takich jak: średnia wartość koszyka, marża, liczba reklamacji, zwrotów.
Optymalna integracja POS i ERP powinna automatycznie zarządzać jak największą ilością procesów tak, aby zapewnić jednolitość i porównywalność danych. Odpowiedzi na pytania: co, kiedy, dla kogo, w jakiej cenie sprzedaży i zakupu, z jakiej dostawy, z jaką marżą, czy występowały koszty dodatkowe, czy nastąpiło niekorzystne odchylenie i jeśli tak, to dlaczego – powinny weryfikować poprawność integracji POS i ERP.
Rozwiązaniem spełniającym te wszystkie wymagania jest rozbudowany system POSitive Retail, który konsekwentnie i całościowo łączy procesy ERP i POS. Jednocześnie oprogramowanie to może w sposób elastyczny podporządkować się zewnętrznemu ERP, pozostawiając kluczowe elementy procesu sprzedażowego w swoich strukturach.
Ewa Możejko
lider sprzedaży POSitive Retail, LSI Software