„Polski Ład” – to w ostatnim miesiącu najczęściej poruszany temat w Polsce. Nic dziwnego, wprowadza szereg zmian, które zmieniają sposób naliczania wynagrodzeń i generują dodatkową pracę po stronie działów HR. Na ten temat powstało już setki artykułów, dlatego w niniejszym chcemy skupić się na perspektywie pracownika, na tym jak ułatwić mu podejmowanie decyzji wpływających na sposób naliczania podatków oraz jak zapewnić mu odpowiednią komunikację z HR w tematach związanych z Polskim Ładem.
Teta ME ukierunkowana jest na ludzi, jest tzw. aplikacją typu People Centric. Dzięki niej pracownik bez pomocy działu HR, samodzielnie może uzyskać informacje, które pozwolą mu podjąć decyzje wpływające na wysokość wynagrodzenia, ale także uniknąć sytuacji, kiedy w rozliczeniu rocznym konieczna będzie dopłata podatku.
Wsparcie dla pracownika
Przy pomocy Teta ME pracownik może przeprowadzić analizę swoich wynagrodzeń i na podstawie tych danych złożyć oświadczenie o niepomniejszanie dochodu o kwotę „ulgi dla klasy średniej”. Pracownik ma dostęp do zeszłorocznego PIT, na którym może sprawdzić czy przychód brutto za poprzedni rok kwalifi kowałby go do zastosowania ulgi. Dodatkowo na pasku płacowym możliwe jest zweryfi kowanie narastającego przychodu w bieżącym roku, a także przychodu miesięcznego. Jeżeli Pracownik stwierdzi, że jego przychody miesięczne uprawniają go do ulgi, ale premia roczna powoduje, że będzie musiał ją zwrócić, to wówczas składa oświadczenie o niestosowanie ulgi. Pamiętajmy, że ulga dla klasy średniej nie działa jak próg podatkowy, jest ona uzależniona od rocznego przychodu brutto i jeżeli pracownik przekroczy limit nawet o „złotówkę” to w rozliczeniu rocznym będzie musiał oddać ją (ulgę) w całości, a to może być bolesne.
Pozostając w temacie rezygnacji z ulgi dla klasy średniej, warto dodać, że system Teta ME nie zezwala na dodanie oświadczenia dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy cywilno-prawnej. System jest tak zaprogramowany, że ulga dotyczy pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Kolejnym przykładem wsparcia pracownika jest wprowadzenie oświadczenia umożliwiającego skorzystanie z ulgi dla seniora. System Teta ME waliduje uprawnienie do wieku i nie ma możliwości złożenia oświadczenia, jeżeli pracownik nie spełnia kryterium wieku emerytalnego przyjętego zależnie od płci. tj. 60 lat dla kobiety, 65 lat dla mężczyzny.
Lepsza komunikacja
Polski Ład to ogromna liczba wniosków i oświadczeń, które zaczną spływać do działów HR i koniecznością wydaje się posiadanie rozwiązań optymalizujących pracę specjalistów kadrowych. Teta ME ma za zadanie odciążyć działy HR i usprawnić pracownikom komunikację z odpowiednimi osobami, dlatego w związku z Polskim Ładem do systemu Teta ME zostaną wprowadzone nowe oświadczenia w postaci wniosków elektronicznych:
• oświadczenie o niepomniejszanie dochodu o kwotę „ulgi dla klasy średniej”,
• oświadczenia dotyczące zwolnienia podatkowego: ◦
– z tytułu powrotu do kraju, ◦
– dla seniora, który po osiągnięciu wieku emerytalnego nadal pracuje i nie pobiera emerytury, ◦
– dla rodziców wychowujących co najmniej 4 dzieci.
• wniosek o pobór zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów,
• wniosek o niepobieranie zaliczek podatkowych od przychodów z praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich,
• wniosek o niepobieranie zaliczek podatkowych od przychodów uzyskanych z umów UC.
Należy podkreślić, iż ustawodawca wymaga formy pisemnej, zatem elektroniczne dokumenty stanowią usprawnienie procesu, które nie eliminuje konieczności uzyskania od pracownika tradycyjnego oświadczenia na piśmie.
Idealny pośrednik
Teta ME pełni przede wszystkim pełni funkcję komunikacyjną i jest poniekąd pośrednikiem pomiędzy pracownikiem a działem HR, co jest kluczowe szczególnie teraz w obliczu Polskiego Ładu.
W aplikacji Teta ME akta pracownicze są przechowywane w postaci e-teczki i każda zatrudniona osoba może mieć do nich dostęp w formie elektronicznej. W e-teczce pracownik może zweryfi kować np. swój PIT-2. Dokument ten jest składany w momencie zatrudnienia i prawdopodobnie wielu pracowników o nim już dawno zapomniało, ale teraz w obliczu nadchodzących zmian warto zweryfi kować czy oświadczenie jest aktualne ze stanem faktycznym. Dokument ten pracownik może znaleźć w swojej e-teczce. Pamiętajmy, że kwota zmniejszająca podatek wynosić będzie 425 PLN miesięcznie i konieczność jej zwrotu może być dużym obciążeniem dla domowego budżetu.
W aplikacji Teta ME znajduje się również informacja o wyposażeniu pracownika wraz z możliwością obsługi procesu wydania i zwrotu wyposażenia, m.in.: laptopów, telefonów komórkowych czy samochodów służbowych.
Od 2022 roku moc silnika przełoży się na wysokość ryczałtu z tytułu wykorzystywania auta służbowego do celów prywatnych. Informacja ta znajduje się również na pasku płacowym, ale pracownik nie będzie zaskoczony, jeżeli zobaczy stosowne dane na formularzu z wyposażeniem.
Poczucie bezpieczeństwa
Rozwiązanie Teta ME sprawia, że pracownicy zyskują mobilny dostęp do ważnych dla nich informacji, co pozwala podejmować im lepsze decyzje i ogranicza liczbę pytań kierowanych do działów HR. Mimo że aplikacja Teta HR w sposób prawidłowy będzie stosować nowe ulgi w przypadku ich zbiegu, to nieuniknione są pytania od pracowników na temat zasad ich stosowania. W tym celu bardzo przydatny może się okazać system ticketowy „Zgłoszenie do HR”, który umożliwia pracownikowi zadanie pytania do HR np. co zrobić w sytuacji, gdy pracownik powrócił z zagranicy, ma mniej niż 26 lat i czworo dzieci? HR może odpisać pracownikowi w systemie, a ten może przeczytać odpowiedź z poziomu telefonu komórkowego.
Taki sposób komunikacji z działem HR zwiększa poczucie bezpieczeństwa pracowników, ponieważ czują się oni poinformowani i wiedzą czego się mogą spodziewać, a to jest istotne dla każdego z nich.
Krzysztof Sołowski
Senior Pre-Sales Consultant w fi rmie Unit4 Polska