W siedzibie Cushman & Wakefield, na 18 piętrze, dyskutowaliśmy o powrocie do biur. Tytuł naszej dyskusji to „Biuro na miarę czasów”. Rozmawialiśmy właśnie w jednym z takich biur, w The Warsaw Hub. Widoki, mimo niezbyt sprzyjającej pogody, były ciekawe. A najciekawsi byli goście: Krzysztof Mi[1]siak – Head of Poland, Cushman & Wakefield, Rafał Pisklewicz – Team Leader Off ice Poland & Group Leasing CEE, IMMOFINANZ, Oskar Kasiński – CEO, HR Design Group, Konrad Krusiewicz – CEO pracowni architektonicznej The Design Group. Rozmowę dla FMC27News przeprowadzała Agnieszka Bulus-Trando.
ABT.: Zacznijmy od tytułu naszej debaty, czyli „Biuro na miarę czasów”. Pierwsze pytanie kieruję do Pana Konrada Krusiewicza, jako do architekta. Jakie właściwie jest to „Biuro na miarę czasów”?
Konrad Krusiewicz: Sądzę, że biuro na miarę naszych czasów powinno być narzędziem służącym do tego, żeby budować organizację. Powinno być miejscem swobodnym, otwartym i umożliwiającym do[1]bór przestrzeni do wykonywanych obowiązków.
ABT.: Mamy już takie biuro. Czy to jest gwarancja sukcesu?
Rafał Pisklewicz: Samo biuro nie jest oczywiście gwarancją sukcesu firmy. To gwarantują przede wszystkim ludzie. Biuro jest tylko narzędziem służącym do tego, by ten sukces został odniesiony. Tymczasem na początku pandemii zaobserwowaliśmy takie specyficzne zachłyśnięcie się pracą w domu. Wszyscy byli zadowoleni z faktu, że nie muszą rano wstawać i przedzierać się przez miasto do pracy, prasować koszul i spódnic, że na telekonferencje, można przyjść w dresach. Tak było przynajmniej do pewnego momentu. Od połowy roku obserwujemy powrót pracowników do biur, odbywa on się w różnej formie. Wynika to z podstawowych potrzeb jak choćby z pragnienia przynależności. Ciężko jest przecież uważać się za członka jakiejś grupy czy zespołu, jeśli cały czas pracuje się zdalnie, nie widzi się kolegów z zespołu.
ABT: W takim razie panie Oskarze, jaka forma biura jest potrzebna? Tak jak powiedział pan Rafał, przechodzimy obecnie z home office do rodzaju biura hybrydowego. Jak ten model wygląda w nowej rzeczywistości?
Oskar Kasiński: Zdecydowanie wygląda najlepiej z dotychczasowych modeli. Mamy swoisty mix form pracy w domu i w biurze, który tak naprawdę cały czas się dociera. Nic nie jest tu jeszcze przesądzone. Każda z firm także wypracowuje własny wariant tego modelu.
ABT: Panie Krzysztofi e, a jak sprawdza się hybryda tutaj, w tym biurze?
Krzysztof Misiak: Biuro powinno odzwierciedlać bardzo zróżnicowane potrzeby pracowników. Nie powinniśmy tworzyć biura w jednej monokulturze, tylko z uwzględnieniem tych osób, które potrzebują więcej skupienia, czy tych, którzy właśnie chcą być otoczeni zespołem. Powinno też dawać pewne możliwości zmiany funkcjonowania w zależności do tego, jakie czynności wykonujemy. Możemy mieć do czynienia na przykład z osobą ekstrawertyczną, która nie może żyć bez kontaktu, ale na przykład dwa razy w tygodniu może chcieć się po prostu skupić, i chce to zrobić w domu. My jesteśmy bardzo zadowoleni z tego, że wyraźnie w naszym biurze zwiększyliśmy liczbę sal konferencyjnych, zmniejszyliśmy za to liczbę biurek. Wprowadziliśmy też trochę rozrywki. Pojawiła się na przykład siłownia, miejsce do drzemek, do jogi, pokój do masażu, dwie duże kuchnie, więc poszliśmy bardzo mocno do przodu.
ABT: Mamy za sobą ogromną transformację, gdzie z zamkniętych boksów przeszliśmy do open space. W jakim kierunku teraz zmierzamy?
Konrad Krusiewicz: Biuro musi zapewniać możliwość użytkowania w dowolny, potrzebny w danym momencie sposób. W tym kierunku będą tworzone aranżacje przestrzeni biurowej. Celem jest, by powierzchnia była możliwie elastyczna i multifunkcjonalna. Ciężko jest wyobrazić sobie sytuację, w której kuchnia czy recepcja odgrywa tylko jedną rolę. Bo to już jest kwestia ekonomiczna, o której nie można zapominać. Byłoby to zwyczajnie nieopłacalne. Jest to też strata powierzchni. Jeżeli mamy recepcję, to możemy w niej mieć przecież i miejsce do spotkań z klientami, i miejsce do pracy z zespołem. Należy po prostu tę przestrzeń wykorzystywać. To idzie zdecydowanie w tym kierunku. Coraz więcej projektów, które robimy, polega też na tym, że znane nam dotychczas stanowiska pracy, czyli biurka, zaczynają znikać. Zaczyna ich być po prostu mało w porównaniu do ilości zatrudnionych osób. Takim ekstremum jest dla nas biuro, w którym jest zatrudnionych 200 osób, a biurek mamy zaledwie 50. Wszystko od[1]bywa się na powierzchni ponad 3000 metrów i cała powierzchnia jest zaaranżowana jako jedno wielkie miejsce spotkań, z kawiarniami, z barem z alkoholem. Wszystko jest po to, żeby zbierać ludzi w jednym miejscu, tworzyć wspólnie kulturę organizacji.
ABT: Te biura są jednak tworzone dla „kogoś”. Czego oczekują pracownicy?
Oskar Kasiński: Obserwujemy już od wielu lat, że mamy swoisty mix pokoleń na rynku pracy. Każde z nich ma inne potrzeby i oczekiwania. Zarówno w kontekście takich prostych rzeczy jak choćby benefity, jak też potrzeby biurowe. Trend, o jakim mówimy, czyli o biurze dedykowanym rodzajowi pracy, jaki wykonujemy, no i jej trybu, jest przyszłością. To już się dzieje, obserwujemy to przecież w wielu firmach i organizacjach. To, że jest to przyszłość, to widać choćby we wszystkich badaniach, które prezentują bardzo ciekawe dane. Płyną z nich jednoznaczne wnioski: praca w trybie miejsc dedykowanych do rodzaju wykonywanych czynności jest kluczowa. Myślę, że rzeczą, na którą trzeba zwrócić uwagę jest audyt wewnątrz firmy: dokładne zbadanie, jakiego rodzaju mamy pracowników, czego oni oczekują i potrzebują. Czyli tak naprawdę pytamy na wstępie pracowników, czego oni by chcieli, i potem realizujemy ten plan.
Krzysztof Misiak: W naszym przypadku i to też naszym klientom rekomendujemy, uznaliśmy, że do tego procesu warto zaprosić pracowników i z nimi właśnie wypracować odpowiedni model. To jest także rozmowa na temat kultury organizacji. Czy to jest tak, że jest szef, który narzuca swoje rozwiązania, czy też on wspiera pewne postawy? Tkwi tu zresztą pewna pułapka. Pytaniem, które powinniśmy sobie częściej zadawać, i zadawać swoim pracownikom brzmi: „Co uważacie, że jest dobre dla biznesu?”. Nie zaś to, co „wy chcecie”. Jak zaczynamy prowadzić taki trochę bardziej świadomy dialog i odwoływać się i do zaufania i pewnej decyzyjności pracowników, to naprawdę można liczyć na bardzo duży poziom rozsądku.
Oskar Kasiński: Myślę, że dzisiaj jesteśmy w zupełnie innym momencie, jeżeli chodzi o rynek biurowy w Polsce. Nowoczesne biura w stylu „activity base office” zaczęły już powstawać ładnych parę lat temu. I to były trochę takie pilotaże, na których wszyscy się uczyli. Nagle okazało się, że powstaje bardzo dużo biur ze strefami chiloutowymi, jakimiś game roomami. Rozmaitymi rzeczami, z których de facto wiele osób korzystało. I okazało się, że przestrzeń, która pod względem PR wygląda świetnie, (no bo kto nie chciałby mieć w pracy choćby hamaka, czy pokoju z masażem) niekoniecznie się sprawdza. Ponieważ później okazało się, że nikt na ten masaż nie ma po prostu czasu, albo i ochoty.
Konrad Krusiewicz: W tym pojęciu, o którym mówił Oskar, tkwi pewna pułapka. Nie chcę powiedzieć, że to jest passe, ale trzeba to przepuścić przez filtr jakiegoś przewidywania i założenia, co będzie działo się w przyszłości. „Activity base” oznacza, że programuje się biuro na podstawie danych historycznych, i wpada się w pułapkę przyzwyczajeń. Czyli jak pytam pracownika o to, jak on chce, żeby wyglądało jego biuro, to dostaję odpowiedź o tym, jak mu się „wydaje”. Bo gdzieś coś widział, słyszał, czy korzystał. Czyli to „activity base” powinniśmy rozszerzyć jednak o wizję przyszłości i pewną elastyczność i multifunkcjonalność. Czyli nie tworzyć środowiska, jakie znam, tylko przyjąć do wiadomości, że moje potrzeby będą się zmieniały w czasie. Musimy mieć możliwość aranżowania tej powierzchni w przyszłości w sposób, który pozwoli na realizowanie nowych zadań. Dlatego np. obecnie „pod biurka” przeznaczamy 15-20 proc. powierzchni, a reszta jest tworzona z myślą o możliwości rearanżacji.
Oskar Kasiński: Myślę, że to jest trend ogólnoświatowy, który tylko podkreśliła pandemia. Chcemy mieć coś w rodzaju „biura-hotelu”, trochę bardziej kameralną aranżację, która jest po prostu przyjemna. Jest jednak odmienna od tej, do której przywykliśmy w domu. Kiedy wracamy do biura, to musi ono być fajne i dostosowane do naszych potrzeb. Pracownicy chcą wyjść z domu i wrócić do swojego środowiska, do znajomych.
Rafał Pisklewicz: Biuro jest nie tylko narzędziem niezbędnym do osiągnięcia sukcesu, ale też wprost sposobem wyłuskiwania talentów. Odpowiednie biuro, właściwie przygotowane i w świetnej lokalizacji jest też powodem, dla którego pracownicy wybiorą na pracodawcę tę, a nie inną firmę.
Krzysztof Misiak: Biuro powinno być odzwierciedleniem kultury firmy. Teraz pracownicy komunikują się na różnych portalach, przekazują swoje doświadczenia w poszczególnych firmach. I jeżeli masz nawet cudowne biuro, ale nie podąża za tym kultura organizacji, to niestety różnie może być.
Konrad Krusiewicz: Odwzorowanie kultury w biurze to jest rzecz pierwszej wagi. I faktycznie jest tak, że nie chcemy siedzieć w domu, chcemy przyjść do „hotelu”. Kwestia designu jest rzeczywiści ciekawa, ale nie jest najważniejsza. Dla nas jako architektów teraz głównym zadaniem jest funkcja biura. Tak powinniśmy je zaprojektować, by móc wybrać jego styl i funkcjonalność.
Oskar Kasiński: Najnowsze badania pokazują jednak, że albo biuro będzie perfekcyjnie dopasowane do pracownika, albo on nie będzie chciał do niego wrócić. Tu nie ma pola na dyskusję. Problem jest tym wyraźniejszy, jeśli mamy 100, 200 czy 300 pracowników. Niemalże każdy przypadek musimy przepuścić przez sito funkcjonalności.
Krzysztof Misiak: Dzisiaj biuro bardziej konkuruje z domem niż z jakimś innym, hipotetycznym „biurem”. W ten sposób sami staraliśmy się pójść: by nasze biuro bardziej przypominało właśnie dom, niż przestrzeń, w której wykonujemy swoje obowiązki. Warto jednak pamiętać o tym, że powtarzalne procesy w pracy stopniowo automatyzujemy. To dotyczy wszystkich branż. Oznacza to, że większą uwagę przykładamy do kontaktu z drugim człowiekiem, a trochę mniej na siedzenie przy biurku. Spodziewam się, że będziemy więcej czasu spędzali na spotkaniach czy wyjazdach niż przed monitorem komputera.