O cyfrowej przyszłości finansów i księgowości opowiada Barbara Skrzecz-Mozdyniewicz, Dyrektor Działu Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions.
Słyszysz „dokumenty elektroniczne” i myślisz o…?
Myślę o dziale finansów i księgowości. To tam spływają informacje z całej organizacji, takie jak dokumenty zakupowe, dokumenty sprzedażowe… Są jeszcze różnego rodzaju dokumenty związane z rozliczeniami miesięcznymi: deklaracje VAT, raporty kasowe i bankowe, rozliczenia płac, delegacji oraz wiele innych.
Czy przy takiej ilości dokumentów cyfryzacja finansów i księgowości jest możliwa?
Moim zdaniem należy pytać nie „czy”, ale od kiedy. Od cyfryzacji nie ma odwrotu. Okoliczności, jak choćby upowszechnienie pracy zdalnej tylko wzmacniają zasadność korzystania z dokumentów elektronicznych. Firmy muszą funkcjonować, niezależnie od tego, co się dzieje. Mamy też ciągłe zmiany prawne, które łatwiej obsłużyć elektronicznie. Z drugiej strony, cyfrowy obieg informacji jest oczywiście znacznie szybszy i usprawnia procesy biznesowe. Ułatwia rozwój i podnosi konkurencyjność na rynku oraz atrakcyjność firmy dla pracowników. Zatem odpowiadając: finanse i księgowość bez papieru są zdecydowanie możliwe i warto się nimi zainteresować jak najszybciej.
Czas na przykład. Jak działają e-Faktury?
Zacznijmy od dokumentów zakupu, bo każda firma kupuje. Już od kilku lat firmy przechodzą na e-Faktury. Kiedy taki dokument przychodzi, rejestrują go w systemie oraz umieszczają w nim jej obraz. Papierową fakturę natomiast trzeba do systemu wpisać, zeskanować, podpiąć skan pod dane. Dalej dokument podlega obiegowi zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości w organizacji, trafiając do akceptacji i na końcu do zaksięgowania. Od razu widać, że w organizacji rozproszonej czy modelu zdalnym, takiej komunikacji nie da się sprawnie prowadzić na papierze.
Tymczasem elektroniczny obieg dokumentów, wsparty porozumieniem z dostawcami o elektronicznej formie komunikacji rozwiązuje kilka problemów. Po pierwsze, zapewnia szybkie spływanie dokumentów do księgowości, bez opóźnień czy przychodzenia po terminie. Ogranicza pomyłki przy rejestracji dokumentów a także gubienie dokumentów. Kolejnym plusem jest łatwa analiza e-Faktur i przygotowanie raportów. Wreszcie, zgodnie z przepisami, prowadzenie dokumentacji elektronicznej zwalnia z obowiązku przechowywania faktur papierowych.
A dokumenty sprzedaży?
Rzadko już spotykam firmy, które przechowują dokumenty sprzedażowe w formie papierowej. Systemy ERP dają możliwość zapisania każdej wystawionej faktury w pliku PDF i innych elektronicznej postaciach. Nawet jeżeli któryś kontrahent nie wyraził zgody na komunikację elektroniczną i firma wysyła mu fakturę na papierze, to sama formy papierowej nie przechowuje. W systemie ERP łatwiej dotrzeć do konkretnego dokumentu, wybierając klienta. Można także wyświetlić sobie całą historię współpracy, choćby informacje o wystawionych do dokumentów korektach. Trudno dziś wyobrazić to sobie inaczej.
Jak e-faktury mają się do KSeF?
Coraz więcej raportów, które dostarczamy do instytucji, jak np. sprawozdania finansowe, funkcjonuje w postaci elektronicznej. Niedawno KE zaopiniowała ustawę o Krajowym Systemie e-Faktur, wobec czego dokumentem sprzedaży będzie tylko faktura wystawiona w KSeF. Korzystanie z rejestru będzie obowiązkowe od 2023 roku, więc mamy teraz idealny czas na przystosowanie systemów i przyzwyczajenie organizacji do elektronicznego fakturowania. Co więcej, można ten moment obowiązkowych w gruncie rzeczy przygotowań wykorzystać do całkowitego przeniesienia obiegu dokumentów w firmie do formy cyfrowej.
Dobre systemy ERP, takie jak te od Asseco, komunikują się z KSeF. Dokument wystawiany w systemie wędruje do rejestru i automatycznie z niego wraca, z nadanym numerem identyfikacyjnym. Oczywiście wcześniej system sprawdza jego poprawność, eliminując pomyłki i błędy. System pobiera także z KSeF faktury wystawione przez kontrahentów. Dla użytkowników końcowych nie ma znaczącej rewolucji, o ile pracują na dobrze przygotowanych narzędziach.
Jak się zabrać za digitalizację działu finansowo-księgowego?
Najlepiej zacząć od teraźniejszości i przyszłości. Dokumenty, które już mamy i tak trafią do niszczarki w przepisowym czasie. Nie produkujmy nowych papierów i przygotujmy organizację. Bywa, że cyfryzacja, jak każda zmiana, budzi pewne obawy, które można łatwo rozwiać. Dokumenty elektroniczne są bezpiecznie przechowywane albo w systemie ERP, albo w przypadku PDFów podpisanych podpisem kwalifikowanym, w zasobach dyskowych.
W systemie ERP dokumenty są podpięte pod zdarzenie ekonomiczne, a dostęp do nich mają tylko osoby o odpowiednich uprawnieniach. Z drugiej strony, raz zarejestrowana w systemie informacja przyda się ponownie: przykładowo, fakturę wystawioną w module logistycznym błyskawicznie ewidencjuję systemie finansowo-księgowym, bo mam już wszystkie potrzebne dane. Podobnie rzecz ma się z załącznikami podpiętymi do dokumentów. Korzystanie z dokumentów elektronicznych to całkiem inna jakość pracy i zarządzania.
Jak widzisz przyszłość cyfryzacji biznesu?
Liczę na to, że obowiązkowy KSeF, czyli 2023 rok będzie przełomowy i wprowadzi wiele organizacji na wyższy poziom zarządzania. Ten poniekąd wymuszony skok jest ogromną szansą. Inwestując w narzędzia IT do obsługi KSeF, można poniesione koszty przekuć w takie rozwiązanie, które będzie dużą wartością w całej organizacji i przełoży się na inne obszary działań biznesowych. Elektroniczna dokumentacja jest przyszłością naszych firm, więc, moim zdaniem, nie ma na co czekać!