Polska jest czwartym krajem w Europie wprowadzającym e-faktury. O wyzwaniach, jakie stoją przed systemami ERP w 2022 r. oraz o nowych regulacjach prawnych, które zrewolucjonizują oprogramowanie finansowo-księgowe w Polsce opowiada Patryk Borzęcki – SAP Segment Director w S&T.
Firmy korzystające z zawansowanych systemów ERP oraz ich zespoły finansowo-księgowe czeka kilka kolejnych bardzo wymagających miesięcy. Od 1 stycznia 2022 r. w Polsce wprowadzono Krajowy System e-Faktur. Korzystanie z niego jest obecnie dobrowolne, ale już w 2023 r. stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorstw w Polsce. Firmy mają więc niewiele czasu na dostosowanie się do standardów KSeF i integrację z nim swoich systemów.
Wyzwanie
Połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur jest nie tylko wyzwaniem technologicznym, ale także procesowym. Ustawa wprowadza zmianę definicji faktury i sposobu jej obiegu. Pomiędzy wystawiającym fakturę a jej odbiorcą pojawi się system Ministerstwa Finansów. W praktyce oznaczać to będzie, że w nowym roku firmy nie będą wysyłać już swoich faktur bezpośrednio do klientów, tylko „do Ministra Finansów”, który następnie przekaże je do odpowiednich podmiotów. Co więcej, dopiero faktura w momencie prawidłowego zarejestrowania jej w KSeF będzie automatycznie uznawana za dostarczoną do kontrahenta. Firmy muszą pogodzić się też z faktem, że z formalnego punktu widzenia jako faktury nie będą mogły już być traktowane wydrukowane dokumenty ani pliki pdf. Akceptowalną formą będą jedynie ustrukturalizowane pliki w formacie XLM.
Złożony proces
Połączenie systemu informatycznego przedsiębiorstwa z Krajowym Systemem e-Faktur niewątpliwie będzie procesem złożonym. Nowa struktura logiczna przesyłania faktur do KSeF jest bardzo rozbudowana, zawiera wiele wymogów, które trzeba będzie uwzględnić przy integrowaniu oprogramowania ERP z KSeF, tak żeby nie zaburzyć płynności finansowej i operacyjnego działania firmy.
Konieczność przekazywania urzędom skarbowym dużej ilości informacji w formie ustrukturyzowanej musi doprowadzić do zmian w zakresie oprogramowania systemów wspierających zarządzanie, jak również do przemodelowania obsługi procesów związanych z fakturami sprzedaży i zakupu. Może okazać się, że nie wszystkie dane, które firmy muszą za pośrednictwem KSeF przekazać administracji skarbowej, funkcjonują w odpowiedniej formie w istniejącym oprogramowaniu. A to oznacza, że część systemów ERP trzeba będzie przebudować jeszcze w tym roku.
Przygotowanie do zmian
Jestem przekonany, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przyczyni się także do rozpowszechnienia się zintegrowanych aplikacji do zarządzania dokumentami. Warto skorzystać z rozwiązań takich jak np. SAP Invoice Management by OpenText (VIM), które sprawdziły się już na rynkach zagranicznych, np. włoskim, na którym wzorowany jest polski KSeF.
Jedną z kluczowych zalet wykorzystania tego narzędzia jest przetestowana infrastruktura wykorzystywana do obsługi faktur elektronicznych, która zawiera gotowe mechanizmy do mapowania danych, wizualizacji komunikatów i obsługi tych danych w celu utworzenia faktury zakupu w systemie SAP. Dodatkowo system wykorzystuje archiwum do treści elektronicznych, co pozwala na archiwizację faktury z KSeF w postaci pliku XML oraz jej wizualizację w postaci załącznika w formacie PDF, który można łatwo procesować w wewnętrznych narzędziach workflow. Istnieje możliwość powiązania załączników z pojedynczą fakturą. Rozwiązanie to ma dodatkowe funkcjonalności niezbędne do obsługi procesu akceptacji faktur zakupowych, takich jak, np. zatwierdzanie faktur do zapłaty w oparciu o zdefiniowane reguły, czy automatyczne księgowanie dla wybranych faktur.
Firmy SAP i OpenText łączy partnerstwo technologiczne, co daje gwarancję, że zmiany w strategii lub technologii wprowadzone przez SAP będą musiały zostać odwzorowane w rozwiązaniach OpenText.
Firmy przetwarzające dużą liczbę faktur już dziś powinny mieć opracowane scenariusze połączenia swoich systemów finansowo-księgowych z KSeF. Pozostało kilka miesięcy na przygotowanie swoich organizacji do przeprowadzenia wymaganych przez ustawodawcę zmian.