1 C
Warszawa
czwartek, 1 grudnia 2022
Advertisement

Wdrożenie w organizacji obsługi faktur ustrukturalizowanych (KSeF) wymaga przebudowy procesów biznesowych

Koniecznie przeczytaj

Z przygotowanego projektu decyzji wykonawczej Rady Unii Europejskiej, datowanego na 30 marca 2022 r. wynika, że Komisja Europejska zgodzi się na odstępstwo od wspólnego systemu podatku VAT i Polska już w 2023 r. będzie mogła wprowadzić obowiązek fakturowania elektronicznego w odniesieniu do wszystkich transakcji dokonywanych przez podatników, które wymagają wystawienia faktury. W konsekwencji, po aktualizacji przepisów, dziś dobrowolny system wymiany faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF, stanie się obowiązkowym.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to znacznie więcej niż wprowadzenie do polskiego porządku prawnego nowego formatu faktury elektronicznej. Moim zdaniem to prawdziwa rewolucja, która zmusi firmy do zmiany dotychczasowych sposobów pracy, w tym obsługi procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Poniżej kilka przykładów praktycznych problemów biznesowych, które mogą wystąpić po wprowadzaniu obowiązkowego KSeF.

Fikcja prawna

Bardzo często umowy handlowe są tak zawierane, że termin płatności liczony jest w dniach od daty wystawienia faktury. Nie ma w tym nic złego, gorzej, gdy taka informacja, zamiast konkretnej daty, zostanie wskazana na fakturze. Przepisy KSeF wprowadziły fikcję prawną, zgodnie z którą za termin wystawienia uznaje się dzień przesłania faktury elektronicznej, uznanej za poprawną przez algorytmy ministerialnego portalu do wymiany faktur. To podejście sprawia, że data wystawienia faktury nie jest już datą pewną pod kontrolą wystawcy, powinien on zatem przygotowując się na KSeF, zmienić swój proces fakturowania i wskazywać na fakturze konkretną datę wymaganej płatności. Zmiana, niby niewielka, może jednak oznaczać przebudowę procesu fakturowania, a nawet umów podpisanych z klientami.

Konieczność formalnej korekty 

Inną częstą praktyką biznesową jest zamieszczanie na fakturach dodatkowych informacji, np. tzw. pieczęci windykacyjnej wskazującej na konsekwencje braku zapłaty w terminie polegające na przekazaniu do należności do zewnętrznego podmiotu windykacyjnego. Takiej pieczęci nie da się przystawić na dokumencie elektronicznym, a zamieszczenie informacji w uwagach prawdopodobnie nie będzie działało na nabywców równie motywująco co obecnie.

Również ryzykowne praktyki stosowane czasem w małych firmach, modyfikowania treści już wystawionej faktury w reakcji na informację zwrotną od nabywcy, będą wymagały zmiany. Nie będzie już można w odpowiedzi na prośbę odbiorcy rozbijać usług na osobne pozycje albo dopisywać oczekiwanych przez klienta dodatkowych oznaczeń lub opisów. Takie działania biznesowe po wdrożeniu KSeF nie będą już możliwe do realizacji inaczej niż na drodze formalnej korekty faktury.

Konieczne będą głębokie zmiany

Te proste przykłady pokazują, że przejście na model fakturowania w formacie faktury ustrukturalizowanej KSeF wymusi głębokie zmiany obecnie realizowanych procesów biznesowych. Wdrożenie KSeF do praktyki biznesowej w organizacji wymaga zatem dobrego przygotowania. Rekomenduję rozpocząć je od przeglądu obecnie realizowanych procesów wewnętrznych. Należy je zidentyfikować, nazwać, ustalić ich cel i funkcje zaangażowanych w nie osób oraz niezbędne zasoby informacyjne. Kolejnym krokiem powinna być identyfikacja ryzyka każdej operacji mającej odzwierciedlenie w treści faktury w kontekście zmiany modelu fakturowania na elektroniczny. Następnie szukamy sposobów na usprawnienia, czyli np. co konkretnie trzeba zrobić, aby potrzeba rozbijania pozycji na już wystawionej fakturze w ogóle nie wystąpiła? Dążymy do tego, aby rozpoznać możliwe problemy i znaleźć na nie rozwiązanie na drodze modyfikacji procesów wewnętrznych i zewnętrznych oraz konkretnych procedur, które wyeliminują rozpoznane ryzyko.

Najbardziej efektywne w tej pracy będą niewielkie zespoły złożone z pracowników o różnej specjalizacji w organizacji. Potrzebne jest uwzględnienie odmiennych perspektyw co najmniej od strony księgowej, czyli formalnej, sprzedażowej, biznesowej i technicznej, a więc możliwości realizacyjnych. Przeprowadzenie takiej adaptacji procesów wymaga czasu, dlatego zachęcam do podjęcia tematu już teraz, zanim na drodze zmian prawnych korzystanie z KSeF stanie się w Polsce obowiązkiem dla firm.

Bogdan Zatorski kierownik ds. Analiz Biznesowych i Wymagań Prawnych, Symfonia

Autor

Najnowsze

Ubezpieczenia rolne

Hosting

Innowacyjna Firma 2022

E-Commerce

Rynek OZE