-0.3 C
Warszawa
czwartek, 8 grudnia 2022
Advertisement

Kiedy i jak przygotować się do przejścia na e-fakturowanie oraz czy oprogramowanie Comarch Edi może w tym pomóc?

Koniecznie przeczytaj

Minęło już kilka miesięcy od rozpoczęcia działania Krajowego Systemu e-Faktur w wersji dla chętnych. KSeF to oficjalna polska platforma, która umożliwia wystawianie i udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Tego rodzaju faktury mają w początkowym okresie funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jedna z akceptowanych form dokumentowania transakcji, dołączając tym samym do faktur papierowych oraz obecnie istniejących faktur elektronicznych.

Wprowadzająca KSeF ustawa z  29 października 2021  r. o  zmianie ustawy o  podatku od towarów i  usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076) przyniosła polskiemu systemowi prawnemu prawdziwą rewolucję. 1  stycznia 2022  r. system miał być już w  pełni gotowy do użytku, jednak dokonana w  międzyczasie przez Ministerstwo Finansów zmiana zapisów dotyczących zarządzania uprawnieniami przez podatnika w  KSeF spowodowała problemy z  masowym dostępem.

Najpierw, z  dużym wyprzedzeniem, została opublikowana propozycja zmian w  ustawie oraz kształt przewidywanego rozporządzenia, które doprecyzowywało warunki startu KSeF. Można było przeczytać w  niej o  tym, że Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dokonywane jest: (m.in.) przez portal podatkowy. Tymczasem rozporządzenie opublikowane 30 grudnia 2021 r. (Poz. 2481), to w danej chwili obowiązujące, usunęło obecny w  poprzedniej propozycji portal podatnika: Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o  którym mowa w  art.  106nc ust.  1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w  Biuletynie Informacji Publicznej […]. Niemniej aktualizując powyższe informacje, należy dodać, że na ostatnim webinarium organizowanym przez Ministerstwo Finansów dn. 07.04.2022 w  ramach KSeF została zaprezentowana Aplikacja Podatnika KSeF, która będzie umożliwia m.in. zarządzanie uprawnieniami oraz generowanie tokenów. Obecnie Aplikacja Podatnika KSeF została udostępniona w środowisku testowym.

Czym jest EDI i czy może być odpowiedzią na kłopoty z dostępem do KSeF?

Comarch, wiodący dostawca oprogramowania na polskim rynku, jest już od ponad 20 lat producentem platformy Comarch EDI (Electronic Data Interchange), która umożliwia masowe przesyłanie dokumentów ustrukturyzowanych pomiędzy podmiotami gospodarczymi w  skali globalnej. Firma rozpoczęła prace nad integracją z  KSeF już wiele miesięcy temu. Dużą rolę odgrywa tu doświadczenie, które Comarch zdobywał w  ostatnich latach, np. integrując EDI z  analogicznymi rozwiązaniami na całym świecie (choćby z  Sistema di Interscambio we Włoszech, na które Ministerstwo Finansów powoływało się w  wypowiedziach dla mediów z  powodu podobieństwa w zakresie możliwości dobrowolnego korzystania z  systemu w  pierwszej fazie wprowadzenia e-fakturowania). –  Podejście Comarch EDI do nowej rzeczywistości prawnej zakłada, że klienci, którzy wymieniają obecnie e-faktury zgodnie z  polskimi przepisami (za pośrednictwem EDI lub jako faktury w  formacie PDF), będą mogli w  sposób maksymalnie uproszczony przejść na wymianę e-faktur poprzez KSeF bez ponoszenia wysokich kosztów inwestycyjnych oraz przeprowadzania prac po stronie systemów wewnętrznych (takich jak ERP czy FK). Wszyscy obecni, jak i  potencjalni klienci Comarch, którzy zechcą korzystać z  Comarch EDI, będą mogli komunikować się poprzez KSeF, zarówno wysyłając, jak i  odbierając faktury. Wystawianie za pośrednictwem EDI i  zintegrowanie się z KSeF dotyczą w takim samym stopniu obecnie przesyłanych faktur w  transmisji już realizowanej z  pomocą oprogramowania Comarch, jak i przejścia z  komunikacji realizowanej obecnie innymi kanałami, np. listownie czy mailowo – mówi Marta Frok, Consulting Manager w  Comarch.

Gotowość Comarch EDI do komunikacji i testów KSeF oraz integracji z API KSEF

Platforma Comarch EDI jest w 100 proc. przygotowana do komunikacji z KSeF dla każdego obecnego oraz przyszłego klienta Comarch, zarówno w  obecnej wymianie danych w  ramach EDI, np. dostawcy z  siecią handlową, ale także dla innych strumieni –  faktur wysyłanych i  odbieranych. Comarch udostępnił klientom nowe narzędzia pozwalające na samodzielne zarządzanie komunikacją z  KSeF –  ustawienie choćby kierunku transmisji czy osadzenia tokenu wygenerowanego na podstawie pieczęci dla danego NIP-u. Jak skomunikować się z KSeF, używając Comarch EDI? Obecnie w  najlepszej sytuacji są podmioty, które już teraz korzystają z  platformy EDI i  wymieniają w  ten sposób faktury. Comarch zapewnia, że prace konfiguracyjne i  programistyczne po stronie klientów zostaną ograniczone do absolutnego minimum, a  większość zostanie wykonana po stronie zespołu Comarch (testy oraz przejście na produkcję). Szczególnie w  przypadku transmisji za pośrednictwem EDI może się finalnie okazać, że wystawcy faktur muszą jedynie wygenerować token na bazie swojej pieczęci i  osadzić go w  aplikacji Comarch IAM – resztę zorganizuje Comarch. – Komunikacja obecnych klientów z nowymi odbiorcami faktur będzie odbywać się w  taki sam sposób jak w obecnej sieci kontrahentów. Połączenie na płaszczyźnie klient– Comarch EDI funkcjonuje z  powodzeniem już teraz, a  ewentualna modyfikacja może dotyczyć co najwyżej potencjalnej rozbudowy specyfikacji faktury, wykraczającej poza obecny zakres na platformie EDI (jeśli będzie to niezbędne w kontekście nowych partnerów spoza obszaru EDI) –  komentuje Łukasz Barchański, dyrektor Consultingu w  Comarch.

Co w  przypadku nowych klientów? W  tym wypadku niezbędne będą działania analogiczne do typowego podłączenia się do platformy Comarch EDI, czyli ustanowienie bezpiecznych, szyfrowanych łączy, wdrożenie specyfikacji e-faktury tożsamej z  ECOD KSeF XML (to podstawowa wersja e-faktury) czy ustalenie ewentualnych rozszerzeń specyfikacji podstawowej w  ramach wdrożenia. – Reszta prac związanych ze skomunikowaniem klienta poprzez Comarch EDI z  KSeF będzie prowadzona tak jak w  przypadku obecnych klientów – dodaje Łukasz Barchański.

Porównanie specyfi kacji EDI i KSeF XML

–  Także w  tym zakresie Comarch stara się wychodzić naprzeciw potrzebom, dlatego duża część naszych klientów Comarch EDI korzysta z  e-faktur w  ramach dostosowanych systemów już od 2005 r. Aby nie narażać ich na niepotrzebne koszty, wykonaliśmy porównanie specyfikacji Comarch EDI ze specyfikacją KSeF XML i  oznaczyliśmy wszystkie obowiązkowe pola zawarte w  KSeF XML oraz te opcjonalne, które przez lata wystąpiły w  specyfikacji stosowanej w  Comarch EDI. Tak powstał szeroki agregat danych, które klienci Comarchu mogą przekazać w  fakturze do systemu KSeF. Na razie wszystko wskazuje na to, że faktury generowane za pośrednictwem Comarch EDI i  konwersji do formatu KSeF XML są przez KSeF transmitowane i  odbierane bez błędów. Gdyby pojawiły się nowe obszary wymagane w  fakturze przez naszych obecnych i  przyszłych klientów, będziemy w  dalszym ciągu rozbudowywali naszą specyfikację – komentuje Marta Frok, Consulting Manager w  Comarch.

Czy to odpowiedni czas, by zacząć wdrażać się w tematykę KSeF i zacząć z niego korzystać?

Odpowiedź może być tylko jedna –  przygotowania i  wdrożenie najlepiej rozpocząć jak najszybciej. Aktualnie termin wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF został przesunięty i jest określony na drugi kwartał 2023 a nie jak pierwotnie na 1  stycznia 2023. Natomiast nie zmienia to faktu, że im szybciej osiągniemy gotowość na tę zmianę, tym większą elastyczność możemy zachować później, co z biznesowego punktu widzenia jest przecież kluczowe. Już wkrótce klientom Comarch EDI zostanie udostępniona możliwość powszechnych i  bezpłatnych testów wysyłki faktur do KSeF –  najpierw dla użytkowników aplikacji Comarch webEDI, a  następnie wszystkim pozostałym. Powszechne testy odbędą się w trzecim kwartale br., i  jeżeli platforma KSeF będzie działać nawet przy dużym obciążeniu przepływem faktur, pierwsi klienci Comarch EDI rozpoczną korzystanie z  faktur ustrukturyzowanych już w  czwartym kwartale 2022 r. To znaczy, że będą w pełni gotowi na korzystanie z  KSeF na długo przed oficjalnym terminem nakładającym na nich ten obowiązek. Informacje dla obecnych klientów Comarch, którzy są zainteresowani wymianą faktury za pośrednictwem KSeF są dostępne na stronie comarchedi.pl. Tymczasem wszyscy potencjalni klienci chcący wdrożyć w swojej organizacji rozwiązanie Comarch, mogą skontaktować się z firmą na stronie comarch.pl.

Łukasz Barchański

Comarch EDI Consulting Director Poland

Autor

Najnowsze

Windykacja

Elektromobilność

Rynek faktoringu

Ubezpieczenia rolne

Hosting