27.6 C
Warszawa
poniedziałek, 4 lipca 2022

Rewolucja technologiczna w księgowości. Czy przedsiębiorcy są na to przygotowani?

Koniecznie przeczytaj

Polska jest czwartym krajem w Europie wprowadzającym e-faktury. O wyzwaniach, jakie stoją przed systemami ERP w 2022 r. oraz o nowych regulacjach prawnych, które zrewolucjonizują oprogramowanie finansowo-księgowe w Polsce opowiada Patryk Borzęcki – SAP Segment Director w  S&T.

Firmy korzystające z zawansowanych systemów ERP oraz ich zespoły finansowo-księgowe czeka kilka kolejnych bardzo wymagających miesięcy. Od 1  stycznia 2022  r. w  Polsce wprowadzono Krajowy System e-Faktur. Korzystanie z  niego jest obecnie dobrowolne, ale już w 2023 r. stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorstw w  Polsce. Firmy mają więc niewiele czasu na dostosowanie się do standardów KSeF i integrację z nim swoich systemów.

Wyzwanie

Połączenie z  Krajowym Systemem e-Faktur jest nie tylko wyzwaniem technologicznym, ale także procesowym. Ustawa wprowadza zmianę definicji faktury i  sposobu jej obiegu. Pomiędzy wystawiającym fakturę a  jej odbiorcą pojawi się system Ministerstwa Finansów. W  praktyce oznaczać to będzie, że w  nowym roku firmy nie będą wysyłać już swoich faktur bezpośrednio do klientów, tylko „do Ministra Finansów”, który następnie przekaże je do odpowiednich podmiotów. Co więcej, dopiero faktura w momencie prawidłowego zarejestrowania jej w  KSeF będzie automatycznie uznawana za dostarczoną do kontrahenta. Firmy muszą pogodzić się też z  faktem, że z formalnego punktu widzenia jako faktury nie będą mogły już być traktowane wydrukowane dokumenty ani pliki pdf. Akceptowalną formą będą jedynie ustrukturalizowane pliki w formacie XLM.

Złożony proces

Połączenie systemu informatycznego przedsiębiorstwa z  Krajowym Systemem e-Faktur niewątpliwie będzie procesem  złożonym. Nowa struktura logiczna przesyłania faktur do KSeF jest bardzo rozbudowana, zawiera wiele wymogów, które trzeba będzie uwzględnić przy integrowaniu oprogramowania ERP z  KSeF, tak żeby nie zaburzyć płynności finansowej i  operacyjnego działania firmy.

Konieczność przekazywania urzędom skarbowym dużej ilości informacji w  formie ustrukturyzowanej musi doprowadzić do zmian w  zakresie oprogramowania systemów wspierających zarządzanie, jak również do przemodelowania obsługi procesów związanych z fakturami sprzedaży i  zakupu. Może okazać się, że nie wszystkie dane, które firmy muszą za pośrednictwem KSeF przekazać administracji skarbowej, funkcjonują w odpowiedniej formie w istniejącym oprogramowaniu. A to oznacza, że część systemów ERP trzeba będzie przebudować jeszcze w tym roku.

Przygotowanie do zmian

Jestem przekonany, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przyczyni się także do rozpowszechnienia się zintegrowanych aplikacji do zarządzania dokumentami. Warto skorzystać z rozwiązań takich jak np. SAP Invoice Management by OpenText (VIM), które sprawdziły się już na rynkach zagranicznych, np. włoskim, na którym wzorowany jest polski KSeF.

Jedną z  kluczowych zalet wykorzystania tego narzędzia jest przetestowana infrastruktura wykorzystywana do obsługi faktur elektronicznych, która zawiera gotowe mechanizmy do mapowania danych, wizualizacji komunikatów i  obsługi tych danych w celu utworzenia faktury zakupu w systemie SAP. Dodatkowo system wykorzystuje archiwum do treści elektronicznych, co pozwala na archiwizację faktury z  KSeF w  postaci pliku XML oraz jej wizualizację w  postaci załącznika w  formacie PDF, który można łatwo procesować w  wewnętrznych narzędziach workflow. Istnieje możliwość powiązania załączników z  pojedynczą fakturą. Rozwiązanie to ma dodatkowe funkcjonalności niezbędne do obsługi procesu akceptacji faktur zakupowych, takich jak, np. zatwierdzanie faktur do zapłaty w  oparciu o  zdefiniowane reguły, czy automatyczne księgowanie dla wybranych faktur.

Firmy SAP i  OpenText łączy partnerstwo technologiczne, co daje gwarancję, że zmiany w  strategii lub technologii wprowadzone przez SAP będą musiały zostać odwzorowane w rozwiązaniach OpenText.

Firmy przetwarzające dużą liczbę faktur już dziś powinny mieć opracowane scenariusze połączenia swoich systemów finansowo-księgowych z KSeF. Pozostało kilka miesięcy na przygotowanie swoich organizacji do przeprowadzenia wymaganych przez ustawodawcę zmian.

Autor

Najnowsze