Budowanie silnej kultury lean jest procesem długofalowym i wieloetapowym. Każda zmiana jest początkowo trudna i może spotkać się z oporem ze strony pracowników czy partnerów biznesowych. W dłuższej perspektywie narzędzia i działania lean management pomagają łatwiej i efektywniej pracować. Jak wygląda kultura ciągłego doskonalenia według lidera logistyki świeżej?
Maja Kierzek – Piotrowska
dyrektor ds. Integracji Procesów Biznesowych, Fresh Logistics Polska, Grupa Raben
Podstawą do wdrażania Lean Management jest przede wszystkim wsłuchanie się w głos klienta. Jest to kluczowe do analizy procesów w firmie i określenia co jest dla klienta wartością usługi, za którą płaci, a co jest marnotrawstwem w procesie, które nie stanowi dla niego żadnej wartości. We Fresh Logistics szukamy takich etapów procesów i działań, które można wyeliminować lub zoptymalizować, tak aby skupić się nad tworzeniem w procesie wartości dodanej dla naszych kontrahentów.
Szukanie optymalizacji zaczyna się zawsze od zdefiniowania celów dla poszczególnych procesów, określenia poziomu ich realizacji oraz monitorowania sytuacji. Kluczową kwestią przy tworzeniu strategii optymalizacyjnych jest zaangażowanie wszystkich podmiotów biorących udział w procesie. Lean to przede wszystkim identyfikacja i eliminacja marnotrawstw oraz elementów, które przeszkadzają w pracy, a faworyzowanie tych, które tę pracę ułatwiają. Natomiast aby proces można było zoptymalizować, w pierwszym kroku musi on być opomiarowany oraz ustandaryzowany.
Wyeliminować czynniki, które zaburzają procesy
Celem Fresh Logistics nie jest przyspieszanie czynności procesów głównych, ale eliminacja czynników, które zaburzają te procesy. Czyli nie chodzi o to, aby pracownik np. podczas kompletacji palety kładł towar na paletę szybciej czy sprawniej klikał skanerem. Ważne jest natomiast, aby pracownik miał towar do kompletacji, drukarkę do etykiet oraz folię do zabezpieczenia palety w bliskim zasięgu, a także prosty i ergonomiczny system, za pomocą którego otrzymuje zlecenie i potwierdza pobrania. Jeśli w danym zespole eliminowane są czynności zbędne, zachęca się pracowników, aby zyskany czas poświęcili na szukanie kolejnych elementów do poprawy.
Wdrażanie Lean Management w firmie jest procesem ciągłym i długotrwałym. Krok po kroku pojawiają się kolejne elementy budowania kultury LEAN (narzędzia, zmiany zachowań zespołów, kultura ciągłego doskonalenia). Wszystko to dla wspierania realizacji długoterminowych i krótkoterminowych celów biznesowych. W codziennej pracy narzędzia Lean pomagają rozwiązywać pojawiające się problemy małymi krokami, kontrolować i mierzyć procesy, w celu szukania obszarów do ich optymalizacji. Efektem są drobne optymalizacje i działania doskonalące, czyli usprawniające proces. Lean to także standaryzacja – w perspektywie długofalowej standaryzacja procesu to klucz nie tylko do jego powtarzalności, ale przede wszystkim do zachowania oczekiwanej przez klienta jakości.
Lean management daje wiele narzędzi w zakresie doskonalenia i „odchudzania” procesów. W branży usług logistycznych, gdzie operator jest właściwie uczestnikiem procesu, który dzieje się między dostawcą a odbiorcą, procesy są w dużej mierze napędzane i kształtowane przez nadawcę i odbiorcę. Stąd wiele zmian w procesach podyktowanych jest właśnie ich oczekiwaniami i wymaganiami. Jednocześnie dostawcy usług w zdecydowanej większości opierają swoją działalność na pracy człowieka. Narzędzia rozwiązywania problemów takie jak FPR (Fakty-Problem-Rozwiązanie), PDCA (Plan [planuj] – Do [wykonaj] – Act [popraw] – Check [sprawdzaj]) czy eksperymentowanie procesowe pomagają nie tylko prawidłowo zdefiniować powstały problem, ale także szukać nowych standardów wykonywania procesów. Dzięki temu organizacja wchodzi na wyższy poziom dojrzałości biznesowej, jednocześnie doskonaląc swoje procesy w sposób ciągły. Wspomniane narzędzia pozwalają nie tylko na doskonalenie wewnętrznych procesów w firmie, ale także na szukanie i rozwiązywanie problemów wspólnie z dostawcami czy odbiorcami. We Fresh Logistics nazywamy naszą kulturę ciągłego doskonalenia Better Every Day.
Wspólnie z klientami
Najciekawsze i przynoszące najwięcej korzyści są projekty czy optymalizacje prowadzone wspólnie z naszymi klientami. Dzięki zebraniu faktów, zarówno po stronie klienta, jak i Fresh Logistics, rozumiemy wzajemnie nasze procesy, budujemy świadomość wzajemnego wpływu na procesy i szukamy synergii działania. W rezultacie wypracowywane rozwiązania są trwałe i odpowiadają możliwościom i oczekiwaniom dostawcy, odbiorcy oraz operatora logistycznego. Tylko holistyczne podejście do łańcucha dostaw jest kluczem do optymalizacji procesowych. Na tym właśnie polega nowy wymiar logistyki opartej na wzajemnym uzupełnianiu się i przenikaniu wspólnych priorytetów każdego ogniwa łańcucha dostaw.
Dobrym przykładem zastosowania narzędzi Lean Management jest projekt poprawy terminowości wyjazdów. Zespoły pracowników podjęły wyzwanie, zaczynając od zwykłej kartki papieru, problem solving, pomiarów, szukania marnotrawstw. W miarę pogłębiania tematu tworzone były narzędzia w xls, sql, których użyteczność weryfikowana była podczas codziennych operacji. Procesy opisano, opomiarowano, powstały wskaźniki procesowe, które pozwalały zobaczyć terminowość na poszczególnych jej etapach, w czasie rzeczywistym za pomocą platformy Qlik Sense (platforma do nowoczesnej i samoobsługowej analityki). Gdy zasadność i użyteczność podejścia zostały potwierdzone, wówczas wypracowane rozwiązania przeniesiono na wyższy poziom technologiczny. Do dalszych prac włączył się dział IT, który napisał aplikację na platformie Mendix o nazwie MyPlan. Wbudował także interfejsy pomiędzy platformą MyPlan a systemem TMS czy innymi systemami, którymi posługuje się firma. Teraz pracownicy chętnie korzystają z systemu, ponieważ byli zaangażowani w jego tworzenie od samego początku. Podniesienie rozwiązania na wyższy poziom technologiczny zwiększyło ergonomię pracy, transparentność podejmowanych działań oraz komunikację pomiędzy zespołami operacyjnymi, co przełożyło się na lepszy wskaźnik terminowości, a więc satysfakcję naszych klientów.