Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur śmiało można nazwać rewolucją w fakturowaniu. Oprócz rozszerzenia zakresu danych zawartych w fakturach (a więc także możliwości skontrolowania) zmienia się przede wszystkim sposób wystawiania faktur. Kiedy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem, faktury będą generowane tylko w jednym miejscu – na platformie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, a wszystkie przedsiębiorstwa będą korzystać z tej samej, ustandaryzowanej formy faktur.
Barbara Skrzecz-Mozdyniewicz
Dyrektor Działu Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions
A gdyby tak spojrzeć na KSeF nie jak na kolejny obowiązek, ale wyjątkową okazję biznesową do rozwoju i cyfryzacji firm? Obecny okres opcjonalnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrym momentem na przygotowanie firm oraz przystosowanie systemów ERP do komunikacji z systemem ministerialnym. Warto już teraz zdać sobie sprawę, że bezproblemowe przejście na KSeF oraz osiąganie korzyści płynących z cyfryzacji, wymaga naprawdę dobrego przygotowania. Co to znaczy?
Jako producent systemów ERP skupiamy się na takim usprawnianiu procesów wewnątrz firmy, aby ograniczyć ręczne czynności pracowników związane z korzystaniem z KSeF, czyli innymi słowami, zautomatyzować komunikację między systemem ERP firmy a platformą Ministerstwa Finansów. Zacznijmy od tego, do czego Krajowy System e-Faktur służy, a więc od wystawiania faktur. System ERP, z którego korzysta firma, musi do KSeF przekazywać dokumenty, które otrzymają w KSeF swoje numery identyfikacyjne, tym samym stając się oficjalnie wystawionymi fakturami. Odbiorcy pobiorą te pliki wprost z systemu ministerstwa.
Do tej pory wszystko idzie gładko, ale uwaga: Krajowy System e-Faktur nie przewiduje (i według dostępnych informacji nie będzie również w przyszłości) mechanizmów informacyjnych. To znaczy, że jeśli nie sprawdzimy, czy w KSeF nie czeka na nas jakaś faktura, to się tego nie dowiemy. Dlatego bardzo ważne jest to, by system ERP „w tle” sprawdzał dostępność faktur oraz automatycznie pobierał je z KSeF i przekazywał do modułu finansowo-księgowego.
Innym punktem zapalnym są załączniki. Często razem z fakturą przekazujemy kontrahentom inne dokumenty, chociażby protokoły czy dokumenty magazynowe. Tymczasem Krajowy System e-Faktur obsługuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Wprawdzie odbiorca pobiera fakturę z KSeF, ale pozostałe dokumenty musimy dostarczyć ponownie, odpowiednio je przy tym opisując, żeby było wiadomo, do czego się odnoszą. W tym przypadku kolejnym ważnym zadaniem systemu ERP jest przekazywanie nie tylko faktury, ale także przyporządkowanych do niej załączników.
Trzeba także pamiętać o innym wymaganiu wobec systemu ERP wynikającym z konstrukcji Krajowego Systemu e-Faktur: zapewnieniu bezpieczeństwa z uwzględnieniem różnych stopni dostępu, innych do administracji uprawnieniami, wystawiania czy dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
Asseco Business Solutions oferuje platformę wymiany dokumentów między kontrahentami Businesslink. Dostosowaliśmy ją tak, by nasi klienci już teraz mogli korzystać z KSeF i nie tylko sprostać wyzwaniom, ale przede wszystkim, usprawnić obiegi dokumentów zakupu i sprzedaży w swoich firmach. Na przykładzie tego rozwiązania zobaczmy, jak powinna wyglądać idealna obsługa faktur uwzględniająca KSeF:
Obsługa faktur sprzedażowych
Firma wystawia fakturę w systemie ERP razem z załącznikami. Wszystkie pliki trafią do Businesslinka, który automatycznie nawiązuje połączenie z KSeF i przesyła do niego plik faktury ustrukturyzowanej. Gdy KSeF potwierdzi otrzymanie faktury i nada jej numer, Businesslink go pobiera, przekazuje wiadomość zwrotną z numerem faktury do systemu ERP jednocześnie generując wiadomość do kontrahenta z opcją pobrania faktury razem z załącznikami, które czekają w buforze Businesslinka.
Obsługa faktur zakupowych
Businesslink cyklicznie sprawdza, czy w KSeF pojawiły się nowe faktury adresowane do firmy.
Jeśli tak, Businesslink pobiera je i przekazuje do specjalnego bufora, automatycznie ewidencjonując je także w systemie finansowo-księgowym. Następnie, w elektronicznym obiegu dokumentów, faktura trafia do pracowników odpowiadających za dany koszt, do opisania i akceptacji. Po akceptacji końcowej następuje automatyczna dekretacja na konta.
Jak widać, z odpowiednim podejściem i oprogramowaniem korzystanie z KSeF to sposobność do automatyzacji procesów, a więc przyspieszenia i zwiększenia komfortu pracy przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów oraz ilości pomyłek. Ogromną wartość ma także usprawnienie komunikacji biznesowej między firmami, wynikające ze standaryzacji dokumentów, ale trzeba z niej umieć korzystać.
Przybywa przedsiębiorców, którzy nie chcą zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę, bo rozumieją, że im szybciej i lepiej przygotują się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, tym szybciej będą czerpać korzyści z cyfryzacji. Sam obowiązek, kiedy już nadejdzie, nie zrobi im tak dużej różnicy. Wydaje się, że to naprawdę mądre podejście biznesowe, do którego możemy tylko zachęcać!