2.8 C
Warszawa
środa, 1 lutego 2023
Advertisement

Duże zmiany dla firm. KSeF niesie ze sobą szanse, ale i wyzwania

Koniecznie przeczytaj

Za rok proces fakturowania, jaki znamy, przejdzie do historii i ulegnie całkowitej zmianie. Od 1 stycznia 2024 roku obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur i wystawianie faktur ustrukturyzowanych. To niesie ze sobą szereg korzyści, ale i wyzwań, bo wbrew pozorom, cyfryzacja fakturowania jest procesem złożonym, do którego trzeba się przygotować.

Tomasz Kuciel

Prezes Zarządu, Edison S.A.

Co trzecia firma w Polsce wystawia od 11 do 100 faktur w ciągu miesiąca, co czwarta ponad 100. Zdecydowana większość z nich, bo aż 2/3, to faktury papierowe. Dla przedsiębiorstw, które dziś wystawiają faktury papierowe lub elektroniczne w postaci plików PDF, najbliższe 12 miesięcy może stanowić duże wyzwanie. 2023 to ostatni rok na wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 stycznia 2024 r. wszystkie faktury wystawiane w oparciu o przepisy krajowe, będą wprowadzane do obiegu gospodarczego (tzn. wystawiane i odbierane) według jednolitej struktury elektronicznej XML przy użyciu centralnego systemu KSeF. To o tyle istotna informacja, że nieprawidłowe wdrożenie KSeF może nie tylko uniemożliwić wystawianie faktur, ale również spowodować ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej i podatkowej związanej z nieprawidłowością rozliczeń w podatku VAT. Najbliższe miesiące trzeba wykorzystać na zapoznanie się z systemem i zdiagnozowanie wyzwań. Wdrożenie KSeF to nie jest wyłącznie projekt informatyczny, wymaga przygotowania i często wprowadzenia istotnych zmian w procesach wystawiania i odbioru faktur.

Idzie nowe

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to teleinformatyczny system, którego głównym zadaniem jest wystawianie, odbieranie i dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Polska będzie czwartym unijnym krajem, po Hiszpanii, Włochach i Portugalii, w którym e-fakturowanie staje się obowiązkowe. W praktyce oznacza to, że faktury będą musiały być wystawiane przez podatników za pośrednictwem KSeF i oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

Ustawą z dnia 29.10.2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług do polskiego porządku prawnego wprowadzono nową formę faktury — fakturę ustrukturyzowaną, a tym samym służący do jej wystawienia i odebrania, system KSeF. Wraz z początkiem grudnia Ministerstwo Finansów rozpoczęło konsultacje publiczne dotyczące projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania. Potrwają one do 23 grudnia 2022 roku. Na mocy aktualnie obowiązujących przepisów, korzystanie z systemu KSeF do końca 2023 r. jest dobrowolne.

Sporo ograniczeń

Jednym z głównych czynników mających zachęcić przedsiębiorców do wcześniejszego rozpoczęcia korzystania z KSeF jest skrócony termin zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni. Jednak nie wiemy jeszcze, czy w styczniu 2024, kiedy system stanie się obowiązkowy, nie ulegnie to zmianie. Inną zaletą KSeF jest przechowywanie faktur przez 10 lat.

Jednak wdrażanie KSeF niesie ze sobą także wyzwania. I jest ich całkiem sporo. Po pierwsze, na dziś automatyczna wymiana danych nie jest stabilna. Po drugie, system ma swoje ograniczenia. Limit znaków w poszczególnych polach dokumentu sprawia, że niektóre kluczowe z punktu widzenia wystawcy faktury dane mogą „nie zmieścić się” w formacie faktury KSeF. W systemie nie przewidziano możliwości wystawiania not korygujących, dołączania załączników do faktury, jak również generowania powiadomień o otrzymaniu faktury. Warto pamiętać o tym, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę. Tymczasem po przyznaniu ID nie otrzymujemy powiadomienia, co jest pewnym ograniczeniem.

Sporym wyzwaniem dla podatników będzie zabezpieczanie się na wypadek: serwisowej niedostępności KSeF, awarii KSeF, braku możliwości wystawienia e-faktur w sytuacji kryzysowej. Projekt nowych przepisów, opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji 01.12.2022 roku, wprawdzie zapewnia rozwiązania w tym zakresie, lecz ich wdrożenie może okazać się sporym wyzwaniem dla systemów finansowo-księgowych podatników.

Trudy integracji

Należy też pamiętać o tym, że API KSeF jest przystosowany przede wszystkim do integracji z rodzimymi systemami ERP. Firmy korzystające z zagranicznych systemów albo autorskiego oprogramowania mogą napotkać problemy podczas wdrożenia KSeF. Poziom komplikacji integracji z KSeF rośnie wraz z liczbą wykorzystywanych systemów IT, do których trafiają faktury. Jeśli do tej pory faktury kontrahenta A zasilały system ERP, faktury kontrahenta B trafiały do innego systemu, a małe transakcje były przetwarzane przez jeszcze inne rozwiązanie informatyczne, to od 2024 to się zmieni — wszystkie faktury, bez wyjątku, zarówno te administracyjne, jak i te dotyczące np. łańcucha dostaw, trafią najpierw do KSeF. Trzeba więc odpowiedzieć sobie na ważne pytanie: czy każdy system ma się oddzielnie łączyć z KSeF, czy też faktury mają trafić domyślnie do jednego z nich.

W praktyce, po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z KSeF niektóre przedsiębiorstwa, szczególnie te duże, mogą mieć problem z centralizacją faktur zakupowych. Jedno konto w KSeF oznacza, że wszystkie faktury trafią w jedno miejsce, bez podziału na jakiekolwiek kategorie, co może prowadzić do niekorzystnych zawirowań. Ich identyfikacja nie będzie łatwa, odbiorca nie będzie mógł bowiem zweryfikować wprowadzenia wcześniejszych ustaleń z dostawcą.

Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Wystawienie e-faktury przez te podmioty jest fakultatywne. W przypadku podatnika nieposiadającego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce wystawia on fakturę poza KSeF – takiej sytuacji nie obejmuje bowiem decyzja derogacyjna.

Wreszcie jest ważna kwestia walidacji. System KSeF posiada dwa różne rodzaje weryfikacji. Pierwsza to semantyczna, sprawdzająca zgodność formalną faktury ze schemą, wzorcem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. Druga to weryfikacja uprawnień osoby albo firmy korzystającej z systemu. Oznacza to, że poprawność rachunkowa faktury nie jest sprawdzana i w praktyce dokument zawierający niepoprawne wartości liczbowe zostanie zaakceptowany.

EDI, czyli pełna automatyzacja

Jednym z bardziej popularnych rozwiązań do integracji z KSeF jest skorzystanie z technologii Electronic Data Interchange, w skrócie EDI. EDI to w pełni zautomatyzowany sposób wymiany informacji handlowych i logistycznych w obszarach B2B i B2G pomiędzy systemami IT. Przykładowe podstawowe procesy w łańcuchu dostaw, w których wykorzystywany jest EDI to zamówienia, awiza dostawy czy odbioru i oczywiście faktury. Ten automatyczny sposób wymiany danych może być doskonałym łącznikiem pomiędzy systemem firmy a KSeF. Tym bardziej że jest on z powodzeniem stosowany od lat przy wymianie faktur w relacjach B2G, zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Najważniejszą z praktycznych korzyści EDI jest istotne ułatwienie integracji z KSeF i jednocześnie „spięcie” jej z procesami łańcucha dostaw. Dzięki temu można zachować spójność e-faktur
z poprzedzającymi je procesami zakupu i sprzedaży. EDI pozwala na zautomatyzowanie obiegu dokumentów całościowo, nie tylko samych faktur. Co więcej, wdrożenie technologii EDI rozwiązuje wszystkie „słabości” KSeF, uzupełniając system o brakujące funkcjonalności. Można dzięki tej technologii chociażby wysłać fakturę do kontrahenta za granicą czy zarządzać dokumentacją w całym procesie np. łańcucha dostaw. Sam KSeF tego nie umożliwia.

Jednym z operatorów technologii EDI jest firma Edison będąca częścią międzynarodowej grupy EDITEL, lidera EDI w Europie Środkowo-Wschodniej. Od 2018 bierzemy udział w pracach nad platformą Peppol, unijnym rozwiązaniem B2G służącym do elektronicznej wymiany dokumentów. Polskim odpowiednikiem tego projektu jest Platforma Elektronicznego Fakturowania i to również my za nią odpowiadamy.

Naszym rozwiązaniem do integracji z KSeF jest „KSeF Connect”, który automatycznie łączy firmę z krajowym systemem. Jest to zintegrowana platforma usługowa, która agreguje wszystkie dokumenty z wielu systemów informatycznych, następnie dokonuje translacji formatów faktur sprzedaży do formatu XML KSeF oraz faktur zakupowych pobieranych z KSeF na format stosowany przez dany system informatyczny. Pozwala to na pełną automatyzację procesu fakturowania. Co ważne, platforma umożliwia dostosowanie zakresu danych do KSeF – równolegle dane mogą być przesłane z wykorzystaniem komunikacji EDI. KSeF Connect za pomocą specjalnego splittera sprawia, by przesyłane przez kontrahentów faktury były przyporządkowane do odpowiednich procesów biznesowych i trafiły do właściwych systemów IT. KSeF Connect dokonuje także walidacji rachunkowej wysyłanych faktur i walidacji biznesowej – bazując na danych uzyskanych m.in. w procesach wymiany zamówienia czy otrzymania awiza dostawy z wykorzystaniem EDI.

Rok to dużo czasu, jednak wdrożenie KSeF to długotrwały proces, dlatego warto jak najwcześniej zacząć pracę z nowym systemem, tak by w styczniu 2024 nie czekała na nas żadna przykra niespodzianka. KSeF Connect może zagwarantować bezproblemową integrację z KSeF i spełnienie wymagań regulacyjnych w tym zakresie, oferując przy tym szereg dodatkowych funkcjonalności.

Autor

Najnowsze