Wdrażanie zmian w organizacji zazwyczaj wywołuje na początku opór i pesymizm. Z czasem jednak okazuje się, że podjęte decyzje nie tylko w znacznym stopniu poprawiły zachodzące dotychczas procesy, lecz także umożliwiły całej firmie wejście na zupełnie inny poziom biznesowy. Gdy pada termin Lean Management – zazwyczaj mamy na myśli rozwiązania zaczerpnięte z japońskiej branży automotive. W jakim zakresie wprowadzenie tego narzędzia może poprawić funkcjonowanie firmy logistycznej?
dyrektor ds. Integracji Procesów Biznesowych, Fresh Logistics Polska, Grupa Raben
Naszym zadaniem jako Fresh Logistics jest magazynowanie i transport żywności o krótkim i ultrakrótkim terminie przydatności do spożycia. Oznacza to, że powierzony nam produkt spożywczy musi trafić na półki sklepowe w odpowiednim czasie – na tyle szybko, by z perspektywy konsumenta miał on dostęp do najświeższych produktów, dostarczonych w bezpiecznych warunkach chłodniczych. Nasz sposób działania można porównać do funkcjonowania linii montażowych w fabrykach samochodów, gdzie każdy komponent wjeżdża „just in time” w bardzo precyzyjnie zaplanowanym i skoordynowanym systemie intralogistycznym. W naszej rzeczywistości klient zlecający nam przewóz chce, by jego produkty trafiły jak najszybciej do odbiorcy i znalazły szybko swoich nabywców. Mówimy tu np. o świeżym mięsie i rybach, które są przykładami żywności o ultra krótkim terminie przydatności, wymagającymi utrzymania temperatury w przedziale od 0 do 2 stopni C. Postawiliśmy na lean management, aby doskonalić istniejące procesy, odpowiadając na potrzeby klientów i to przyniosło wymierne efekty.
W myśl panującej u nas zasady „Better Every Day” codziennie szukamy usprawnień i poprawiamy procesy. Bez tego nie bylibyśmy w stanie wejść na wyższy poziom biznesowy, a właśnie w obecnych czasach, by sprostać rosnącym oczekiwaniom rynku, jest to niezbędne. Kluczowa jest również współpraca i wzajemne zrozumienie pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw. Dziś nie wystarczy posiadanie licznej floty pojazdów. Istotne jest współdziałanie wszystkich wewnętrznych komórek firmy oraz współpraca z nadawcami i odbiorcami, by uzyskać efekt synergii. Bez tego nie ma szans na długofalowy rozwój w naszej branży.
Przy implementacji Lean-u podeszliśmy do tego zadania etapami i najistotniejsze było to, by ludzie wewnątrz organizacji dostrzegli, że ich codzienna praca stanowi „cegiełkę” w budowie pozytywnych zmian w naszej firmie. Chodzi o to, by wypracować w sobie nawyk „podnoszenia ręki”, gdy zauważy się jakieś marnotrawienie lub potencjał do usprawnień. To dość obrazowe ujęcie tematu świadomości i odpowiedzialności za wykonywane przez pracowników zadania i ich jakości. Przykładowo terminowa dostawa do odbiorcy zależy nie tylko od kierowcy dostarczającego przesyłkę do odbiorcy. Ale także zależy od magazyniera, który ładując paletę na ciężarówki, ma wpływ na szybkość wyjazdu kierowcy z magazynu, od klienta, który właściwie zabezpieczając towar, zapewnia jego bezpieczeństwo, od dyspozytora, który podstawia właściwą ciężarówkę na załadunek. Każda z tych osób i jakość wykonywanej przez nią pracy ma wpływ na dostawę do odbiorcy na czas i w efekcie na dostępność towaru na półce sklepowej. Z pozoru proste codzienne czynności załadunkowe, jako ważny element całości, mają wpływ na tak wiele w ostatecznym rozrachunku. Po pewnym czasie pracownicy Fresh Logistics zaczęli dostrzegać tę zależność i dział po dziale zaczęliśmy wdrażać filozofię Lean.
Z perspektywy czasu możemy śmiało powiedzieć, że ta strategia się sprawdza. Myślę, że w znacznym stopniu wskaźniki i mierniki pokazują skalę sukcesu. W mojej ocenie dużym osiągnięciem jest standaryzacja procesów wewnętrznych. Chodzi o to, że bez względu na to, w jakim oddziale Fresh Logistics wykonujemy pracę, wszędzie odbywa się ona w ten sam ujednolicony sposób, co gwarantuje bezpieczeństwo i stabilność procesów dla klienta. Z drugiej strony przeprowadzane przez nas badanie zadowolenia klientów pokazało nam, że wprowadzone przez nas zmiany są przez klientów zauważalne, odpowiadają na ich oczekiwania i są bardzo pozytywnie przez nich oceniane. Równie dużym sukcesem jest fakt, że dzięki programowi „Better Every Day”, opartemu na elementach kultury Lean, wspieramy rozwój pracowników. Dzięki pomysłom na usprawnienia, narzędziom, nasi pracownicy sami dochodzą do rozwiązań, które niejednokrotnie stają się standardem dla całej firmy, usprawniając codzienną pracę.
To może wydawać się trywialne, ale niektóre zmiany rodzące się w głowie pracownika zostają przelane najpierw na papier, następnie w formę Excela, a finalnie powstaje z tego wewnętrzna aplikacja, która funkcjonuje zarówno we Fresh Logistics, jak i w obrębie całej Grupy Raben. Tak właśnie wyglądała historia naszej aplikacji MyPlan, która znacząco przyczyniła się do poprawy terminowości wyjazdów i przyjazdów samochodów do magazynów. Istotną rolę w aplikacji ma sposób prezentowania tras do obsługi. Przygotowywany przez Dział Transportu plan w systemie transportowym jest odzwierciedlany w formie graficznej. Forma ta umożliwia szybką ocenę poprawności planu, wąskich gardeł czy możliwości optymalizacyjnych oraz pozwala na optymalne zarządzanie procesem załadunków. Forma wizualna pomaga też w zatwierdzeniu planu tras pomiędzy kierownictwem transportu i magazynu. Można porównać to do monitora znajdującego się na lotniskach, na których widnieją informacje o poszczególnych lotach i ich destynacjach. Dzięki temu pracownicy działu transportu i działu magazynu wiedzą co aktualnie się dzieje i jak prezentuje się terminarz pracy na najbliższy czas. To konkretny przykład jednego z bardzo wielu pomysłów i inicjatyw „oddolnych” znajdujących swój finał jako standard dla całej organizacji. Takich rozwiązań powstaje bardzo wiele – od małych usprawnień w ramach działu, po działania ogólnofirmowe czy nawet działań na styku klienci i Fresh Logistics.
Trudna sytuacja geopolityczna, rosnące ceny, braki zasobowe i galopująca inflacja to nadzwyczajne zjawiska gospodarcze, które mają daleko idący wpływ na logistykę i łańcuchy dostaw. Nasi klienci oczekują przede wszystkim bezpieczeństwa i utrzymania łańcuchów dostaw. Tak trudne i nieprzewidywalne sytuacje, z którymi mamy dziś do czynienia, jeszcze bardziej utwierdzają nas w tym, że wspomaganie się narzędziami takimi jak Lean ma sens. Dzięki rozpoczęciu procesu implementacji tego sposobu myślenia w 2015 r. dziś w 2023 r. jesteśmy na zdecydowanie wyższym poziomie biznesowym. Jednym słowem warto wdrażać rozwiązania, które łączą ważne potrzeby wszystkich: klientów, przewoźników i odbiorców oraz wspierają rozwój pracowników.