Doświadczony dostawca podpowie najlepsze rozwiązanie

Filip Kolendo, CTO w Primesoft Polska wyjaśnia, dlaczego warto zaprzyjaźnić się z KSeF i doradza, jak wybrać odpowiedniego dostawcę systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w firmie.

Obligatoryjne wdrożenie KSeF nie wejdzie w życie w tym roku. Czy to dobra decyzja?

Jeśli w lipcu miałoby się okazać, że system nie działa i cały rynek przez to stoi, to była to jedyna słuszna decyzja. Natomiast nie mam wątpliwości, że taki system jak KSeF jest pożądany. Motywacją państwa jest ograniczenie malwersacji związanych z fakturami, co jest korzystne dla uczciwych uczestników gry biznesowej. Poza tym taki system zredukuje koszty działalności firm, ograniczy zużycie papieru oraz zwiększy prędkość przesyłu danych i możliwości ich przetwarzania.

Jak zmiana terminu wpływa na działania dostawców systemów EOD integrujących się z KSeF, takich jak np. Primesoft?

Nieprzewidywalność decyzji administracyjnych staje się już niestety smutną tradycją i ta decyzja podtrzymuje ten trend. Każda firma przygotowywała się do ostatecznego terminu wdrożenia KSeF z uwzględnieniem wykorzystania swoich zasobów. Inne projekty schodziły na dalszy plan, żeby tylko wyrobić się na 1 lipca. Ciężko oszacować, ile firm podtrzyma decyzję o starcie 1 lipca, a kto odłoży te plany na później. Ta niepewność nie jest dla nas korzystna. Nie spodziewam się natomiast dużych zmian w samej technologii działania KSeF. Jakieś pewnie się pojawią, ale na to jesteśmy przygotowani od początku istnienia tej platformy. Większym problemem dostawców oraz klientów, jest sposób rozliczenia projektu. Brak możliwości uruchomienia i sprawdzenia w warunkach bojowych przedmiotu umowy powoduje, że tak naprawdę nikt nie jest w stanie tego dokładnie zweryfikować. Co ciekawe, duża część naszych klientów już zapowiedziała kontynuowanie projektów i start 1 lipca niezależnie od braku obligatoryjności. Argumentują to już realizowanymi pracami i poniesionymi kosztami projektowymi, ale również tym, że wyprzedzą rynek, będą uruchamiali system w okresie większego spokoju i gdy konkurencja będzie dostosowywać się technicznie do wymogów KSEF w późniejszym okresie, oni będą w pełni skoncentrowani na podstawowej biznesowej działalności.

Jak znaleźć tego odpowiedniego dostawcę? Na co zwrócić największą uwagę?

Najlepiej zacząć od własnych potrzeb. Jeśli firma jest mała i potrzebuje tylko konektora do KSeF, to obecny dostawca systemu finansowo-księgowego będzie najlepszym wyborem. Jeśli jednak organizacja będzie musiała zmieniać procesy biznesowe, to powinna szukać partnerów specjalizujących się w ich digitalizacji. Takich jak na przykład Primesoft. Najważniejszym kryterium powinno być doświadczenie. Oglądając poszczególne systemy, ciężko byłoby wyłapać jakieś duże różnice. Cała magia jest w środku. Bardzo niewiele firm ma swój własny know-how na temat tego, jak powinien działać elektroniczny obieg dokumentów, i prawie na pewno nie ma doświadczeń z poprzednich wdrożeń takich systemów. Wdrażając system V-Desk setki razy, wiemy, jakie pułapki mogą się na nas czaić. Bo chodzi nie tylko o to, aby elektroniczny obieg dokumentów działał, ale aby rzeczywiście usprawniał on procesy biznesowe, a nie był ich hamulcowym.

Ile czasu zajmie integracja systemów używanych w firmie z KSeF?

To zależy od rodzaju projektu. Integracja powodująca, że faktura z KSeF znajdzie się w systemie finansowo-księgowym i odwrotnie, zostanie do KSeF zgłoszona, nie jest skomplikowana. Firmy mające aktualne systemy, z reguły dostają od producentów pakiety integracyjne, a ich wdrożenie zajmuje od kilku dni do 1-2 miesięcy. Gorzej z organizacjami, które mają stare i nieutrzymywane przez producentów systemy. Dla nich to jest równoznaczne z całkowitą wymianą systemu. W podobnej sytuacji są przedsiębiorstwa, które nie mają żadnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Więcej czasu na przeprowadzenie integracji z KSeF muszą sobie zarezerwować także firmy, dla których wiąże się to ze zmianami, a niekiedy z przeorganizowaniem całych procesów biznesowych. Dla wielu takich przedsiębiorstw faktura jest tylko jednym z dokumentów, oprócz np. dokumentów transportowych czy protokołów, których platforma KSeF już nie obsługuje. W tych przypadkach organizacje powinny liczyć, że projekt wdrożeniowy zajmie 3-6 miesięcy.

Primesoft oferuje system V-Desk w dwóch modelach wdrożeń, jeden z nich jest narzędziem low-code. Aplikacje low-code/no-code cieszą się coraz większym zainteresowaniem na rynku. Dlaczego tak się dzieje?

Wszystkim zależy na redukcji kosztów i czasu. Firmy, które są gotowe dostosować się do pewnych standardowych rozwiązań, powinny wybierać platformy low-code/no-code jak V-Desk GA, gdzie praca programistów jest ograniczona do absolutnego minimum. Takie rozwiązanie przyspiesza wdrożenie i zmniejsza koszty związane z opłaceniem dostawcy oraz czasem pracy własnych pracowników. W życiu jednak zawsze jest coś za coś. Jeśli firma ma charakterystyczne procesy biznesowe i dostosowanie ich do standardowych rozwiązań byłoby zbyt dużym kompromisem, to powinna zdecydować się na dedykowane rozwiązanie jak V-Desk lub hybrydowe, czyli w naszym przypadku połączenie V-Desk z modułami V-Desk GA. Koszt takiego wdrożenia będzie większy, ale zwróci się w krótkiej perspektywie czasu. W tym przypadku wracam też do potrzebnego doświadczenia, które warto pozyskać z zewnątrz. Dobry dostawca, który ma za sobą setki projektów, będzie umiał rozróżnić te sytuacje i podpowie najlepsze rozwiązanie.