W obliczu szybkiego rozwoju rynku, firmy starają się maksymalizować efektywność swojej działalności. Jednym ze sposobów jest outsourcing usług.
Aleksandra Wiener,CEO Inwentaryzacje PRO
Celem outsourcingu jest zazwyczaj obniżenie kosztów, zwiększenie efektywności, a także skupienie się na kluczowych obszarach działalności, jednocześnie korzystając z wiedzy i zasobów doświadczonych firm zewnętrznych.
Korzyści outsourcingu usług inwentaryzacyjnych
Tak jak w przypadku usług rekrutacyjnych czy księgowych, można skorzystać z usługi inwentaryzacji z wykorzystaniem doświadczonej firmy zewnętrznej.
Współpraca z firmą Inwentaryzacje PRO rozpoczyna się od szczegółowego ustalenia zakresu usług oraz precyzyjnego określenia harmonogramu przeprowadzenia inwentaryzacji. Zanim jednak przystąpi się do faktycznej inwentaryzacji, firma inwentaryzacyjna przeprowadza analizę stanu zasobów oraz wybiera odpowiednią metodologię spisu. W tym momencie kluczowe jest dobranie odpowiednich narzędzi oraz technologii, które zapewnią precyzyjność i sprawność procesu. Może to obejmować wykorzystanie zaawansowanych systemów IT, oprogramowania, skanerów kodów kreskowych, co pozwala na automatyzację części zadań. Zgodnie z naszą Metodyką Inwentaryzacje PRO, która jest znana i uznana przez wiodące firmy audytorskie, projekt dzieli się na trzy podstawowe etapy.
W etapie pierwszym Przygotowaniu, IPRO przygotowuje Plan Projektu, czyli rozległy dokument zawierający nie tylko ustawową Instrukcję Inwentaryzacji ale również wszelką dokumentacją pomocniczą. Zawartość i struktura Planu Projektu, jest naszym autorskim pomysłem, i know how, zawartym w metodyce. Jest to najnowocześniejsza i najbardziej sprawdzona Metodyka na rynku.
Etap drugi to Realizacja. Środki trwałe co cztery lata spisujemy metodą spisu rzeczywistego i taki spis nie może być wykonany za pomocą narzędzi potwierdzających stan jak na przykład tagi RFID, a jedynie fizycznym stwierdzeniem obecności i stanu danego środka przez człowieka.
Krok 3 to Rozliczenie. Często Klienci chcą realizować ten punkt samodzielnie, „zwalniając” firmę inwentaryzacyjną z tego zadania. Największym ryzykiem takiej strategii jest fakt, że po zakończeniu spisu z natury, firma podpisuje protokół realizacji, wystawia fakturę i nie bierze już odpowiedzialności za jakość dostarczonych danych.
Wisienką na torcie, jest szeroko zakrojona polityka ESG firmy Inwentaryzacje PRO. Jako jedyna firma na taką skalę wspieramy naszych Klientów w upcyklingu przedmiotów niepotrzebnych, dla nadania im drugiego życia. Odbieramy przedmioty i przekazujemy je potrzebującym, lub utylizujemy zgodnie z zasadami.
Ryzyka outsourcingu usług inwentaryzacyjnych
Outsourcing usług inwentaryzacyjnych, choć przynosi wiele korzyści, niesie także pewne ryzyka, które należy uwzględnić przed podjęciem decyzji o współpracy z zewnętrzną firmą.
Utrata kontroli nad procesem Przekazanie inwentaryzacji zewnętrznej firmie może prowadzić do zmniejszenia bezpośredniej kontroli nad realizacją procesu, co budzi obawy o ograniczony wgląd w szczegóły wykonywanych prac. W tym zakresie warto zabezpieczyć się nie tylko dobra umowę ale i dokumentację na pierwszym etapie spisu, tak aby być pewnym, że realizowana inwentaryzacja spełni nie tylko założenia ustawowe ale i nasze dalsze potrzeby.
Ryzyko ujawnienia poufnych informacji:
Aby zminimalizować ryzyko niewłaściwej ochrony informacji lub potencjalnych nadużyć ze strony pracowników zewnętrznych, każda firma outsourcingowa, powinna bez oporów podpisać klauzulę poufności, co gwarantuje wspólne zaufanie.
Kiedy warto zlecić inwentaryzację zewnętrznej firmie?
• Inwentaryzacja zewnętrzna staje się szczególnie nieoceniona w przypadku dużych organizacji, gdzie proces ten jest skomplikowany i czasochłonny. Dzięki nim, przedsiębiorstwa mogą uniknąć kosztownego przestoju operacyjnego, a jednocześnie zapewnić wysoką jakość i precyzję przeprowadzanej inwentaryzacji. Inwentaryzacja to obszar bardzo niszowy, dlatego lepiej nie uczyć się tego samemu a korzystać z doświadczenia i gotowych dokumentów od firmy, która robi to na co dzień.
Podsumowując, decyzja o zleceniu inwentaryzacji firmie Inwentaryzacje PRO powinna być oparta na analizie zasobów ludzkich, potrzeb rzetelności wyników, skali operacji, specjalistycznych wymagań oraz efektywności czasowej. W wielu przypadkach, takie rozwiązanie przynosi wymierne korzyści, zapewniając rzetelność, dokładność i oszczędność czasu, co w dłuższej perspektywie wpływa na lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem. Warto powierzyć ten proces sprawdzonemu partnerowi z 30 letnim doświadczeniem, zamiast brać samodzielnie za niego pełną odpowiedzialność.
Materiał partnera