65 proc. przedsiębiorców ma opracowany plan B na wypadek, gdy termin podany na fakturze mija, a klient nie reguluje należności – wynika z najnowszego badania Kaczmarski Inkasso „Scenariusze MŚP na niepłacenie przez kontrahentów”. Jednak co trzecia mikrofirma i co siódma średnia firma nie posiada wypracowanego schematu postępowania. Brak wpływów na konto utrudnia działalność niezależnie od skali biznesu, ale prawdziwe schody zaczynają się w momencie, gdy zagraża to płynności finansowej firmy.
Tomasz Milewski
Aż połowa ankietowanych przedsiębiorstw przyznaje, że w większym lub mniejszym stopniu boryka się z nieterminowymi płatnościami. 13 proc. doświadcza tego często, a 37 proc. czasami. Co trzecia firma odczuwa duży wpływ braku pieniędzy od klientów na codzienne funkcjonowanie. Najmocniej uderza to w podmioty z branży transportowej, z których 69 proc. deklaruje, że nie dostaje należności na czas.
W średnich firmach przeterminowane płatności stanowią ponad 20 proc. wartości wszystkich wystawianych faktur. W małych firmach wskaźnik ten wynosi aż 44 proc. Wiele zależy jednak od skali działania firmy. Im większa, tym mniejsze opory, by reagować na brak zapłaty. Mikrofirmy częściej przyjmują bierną postawę wobec niesolidnych kontrahentów, gdyż nie są odpowiednio przygotowane na taką sytuację. Jeśli do niej dojdzie, po prostu zastanawiają się, co robić i improwizują. Zwykle ze znikomym skutkiem, bo brak scenariusza skutkuje dezorganizacją w działaniu.
Brak regularnych wpływów na konto komplikuje prowadzenie biznesu, gdyż zamiast o jego rozwijaniu, przedsiębiorcy myślą, skąd wziąć pieniądze na spłatę leasingu czy przedłużenie licencji niezbędnych do prowadzenia firmy. Takie problemy finansowe mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji. Z danych Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej wynika, że w pierwszej połowie tego roku zbankrutowało aż 219 polskich firm, a 2261 ogłosiło restrukturyzację – dotyczą one głównie jednoosobowych działalności gospodarczych.
Duzi piszą, mali dzwonią
Część przedsiębiorców jeszcze przed upływem terminu widniejącego na fakturze przypomina klientom o konieczności uregulowania należności. 53 proc. firm robi to e-mailem, 52 proc. dzwoni do kontrahenta, a 41 proc. wysyła przypomnienie SMS-em. Ale stosują także inne metody. Co 5. umieszcza na fakturze ostrzeżenie o naliczeniu karnych odsetek w przypadku braku zapłaty, a 19 proc. ostrzega przed przekazaniem faktur do kancelarii prawnej. 18 proc. uprzedza, że wpisze dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej, np. Krajowego Rejestru Długów, zaś 15 proc. skieruje sprawę do firmy windykacyjnej. Z kolei 18 proc. przyznaje rabaty za rozliczenie się w terminie. Tylko 4 proc. firm w żaden sposób nie motywuje partnerów do płacenia na czas.
Umieszczanie na fakturach wszelkiego rodzaju informacji motywujących do płatności jest bardziej popularne w firmach średnich, zatrudniających 50‑250 pracowników. Uważają one taką formalną drogę za bardziej skuteczną. Natomiast mikrofirmy preferują miękkie metody, jak rozmowa telefoniczna, co wynika ze skali biznesu – mają mniej klientów, ale za to lepiej ich znają.
Do windykacji jeden krok
Ale pojedyncze kroki to nie plan działania. Przedsiębiorcy biorący udział w badaniu Kaczmarski Inkasso zostali zapytani o to, czy mają scenariusz postępowania z dłużnikami, kiedy ci nie płacą, obejmujący kilka etapów. Jeśli pierwszy element planu nie zadziałał na niesolidnego klienta, to wdraża się kolejny.
– Przedsiębiorcy posiadający scenariusz działania wobec niesolidnych kontrahentów zwykle dzielą go na trzy etapy. Pierwszy to samodzielne przypomnienie, np. poprzez bezpośrednią rozmowę telefoniczną, e-mail czy wysłanie wezwania do zapłaty. Drugi obejmuje windykację polubowną, tj. zlecenie odzyskania należności do firmy windykacyjnej albo kancelarii prawnej, które w imieniu przedsiębiorcy negocjują spłatę długu. Trzeci krok to oddanie sprawy do sądu – samodzielne lub przy wsparciu kancelarii prawnej – mówi Jakub Kostecki, prezes Zarządu
Kaczmarski Inkasso.
Wśród firm, które posiadają plan B na niesolidnych klientów, 89 proc. ma wpisane w swojej procedurze przypomnienie. Etap windykacji polubownej czy oddanie sprawy do sądu pojawiają się w planach działania rzadziej – odpowiednio jest to 65 proc. i 47 proc. wskazań. Najczęściej są one ujęte w scenariuszach opracowanych przez średnie przedsiębiorstwa. Aż 2/3 takich podmiotów ma je przewidziane jako kolejny krok w przygotowanym planie. Badani przedsiębiorcy uważają, że stosowane procedury są skuteczne. Prawie 2/5 zdecydowanie pozytywnie ocenia ich efektywność.
90 proc. dłużników nie wstydzi się swoich zaległości
Badanie dostarcza także wiedzy o mentalności biznesowej przedsiębiorców. Jedynie 14 proc. firm przyznaje, że ich dłużnicy są mocno zawstydzeni, gdy przekazują one należności do odzyskania firmie windykacyjnej. Najczęściej spotykają się z tym przedsiębiorstwa z branży budowlanej, a najrzadziej handlowe, wśród których wskazało tak 12 proc. pytanych.
Analiza przeprowadzona przez Kaczmarski Inkasso pokazuje, jak dłużnicy oraz wierzyciele podchodzą do zaległych płatności i windykacji. Okazuje się, że skala wstydu związanego z zaległościami finansowymi oraz z ich egzekwowaniem jest różna w zależności od wielkości firmy, oraz jej doświadczenia na rynku.
Jedynie 4 proc. firm krępuje się upominać u kontrahentów o zapłatę. Trzy na 10 przedsiębiorstw uznaje dochodzenie swoich należności za normalne działanie, które jest częścią prowadzenia biznesu.
– Nasza wieloletnia praktyka w obsłudze MŚP pokazuje, że niestety istnieje grono firm, które mają opory przed egzekwowaniem swoich należności. Obawiają się utraty kontrahenta lub pogorszenia kontaktów handlowych. Tymczasem rzeczowe, regularne przypominanie o płatnościach lub przekazanie ich do windykacji nie tylko jest normą w profesjonalnym biznesie, ale świadczy również o dojrzałości finansowej i dbałości o interesy firmy. Brak reakcji na zaległe faktury może prowadzić do eskalacji problemu, a w skrajnych przypadkach do konieczności korzystania z bardziej radykalnych środków prawnych, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. W przypadku skierowania sprawy do sądu dochodzi jeszcze czas potrzebny na jej rozstrzygnięcie, a następnie wyegzekwowanie należności przez komornika – wyjaśnia Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.
Starsze firmy, które działają na rynku od ponad 10 lat, wykazują znacznie większą dojrzałość w zarządzaniu swoimi finansami, w tym w upominaniu się o należności. Aż 46 proc. z nich uważa, że egzekwowanie zapłaty u kontrahentów to norma. Starsze firmy zazwyczaj mają bardziej ustabilizowane relacje z kontrahentami oraz wypracowane procedury, które pozwalają na skuteczne dochodzenie należności.
Dłużnik w roli ofiary
Na przeciwległym biegunie są ci, dla których unikanie płacenia to nie ujma na honorze. Niemal jednak na 10 firm twierdzi, że dłużnicy w ogóle nie odczuwają wstydu z powodu przeterminowanych należności, które ich kontrahent przekazał do windykacji. W wielu przypadkach nierzetelni płatnicy przyjmują rolę ofiary, co szczególnie często dotyka małe przedsiębiorstwa – 18 proc. z nich spotyka się z takim podejściem.
Im dłużej firma działa na rynku, tym częściej zauważa, że dłużnicy nie wstydzą się swoich nieuregulowanych zobowiązań. Potwierdza to ponad 1/4 podmiotów, obecnych na rynku ponad 10 lat, w porównaniu do zaledwie 3 proc. młodszych przedsiębiorstw.