E-faktury i ERP – teoria nie wystarczy, liczy się praktyka
Według danych Ministerstwa Finansów w grudniu 2024 r. do Krajowego Systemu e-Faktur trafiło 177 tys. dokumentów. Na tle rzeczywistej skali obrotu gospodarczego w Polsce to wciąż zaskakująco niski wynik, który pokazuje, jak wielu przedsiębiorstwom brakuje jeszcze gotowych narzędzi i wdrożonych procesów, by sprawnie pracować z KSeF.
Renata Łukasik, dyrektor Pionu Produkcji Systemów ERP, członek zarządu w Asseco Business Solutions
Z perspektywy osoby odpowiedzialnej za produkcję i rozwój systemów ERP w Asseco Business Solutions zdaję sobie sprawę, że wdrożenie KSeF to coś znacznie więcej niż tylko techniczne podłączenie systemu do zewnętrznego API. To zmiana kultury pracy z dokumentami, wymagająca dokładnych danych, automatyzacji, nowych obiegów i odpowiedzialności po stronie ERP.
Działamy, realnie i operacyjnie
Dlatego nie czekaliśmy. Od 2022 r. sami – jako firma – wystawiamy faktury przez KSeF, testując nasze rozwiązania wewnętrznie, zanim trafią do klientów. Równolegle wdrażamy KSeF u naszych klientów – wielu z nich już dziś aktywnie z niego korzysta. Efekty mówią same za siebie: w grudniu 2024 r. systemy Asseco ERP obsłużyły aż 88 285 z 177 tys. wszystkich e-faktur przesłanych do KSeF, czyli niemal 50 proc. całkowitej liczby dokumentów przesłanych do systemu w tym miesiącu. To pokazuje, że nie tylko mówimy o gotowości – my już działamy, realnie i operacyjnie.
Na bazie naszych wdrożeń i codziennej pracy z klientami widzimy wyraźnie, że integracja z KSeF to nie „kolejna funkcja w ERP”, lecz proces obejmujący dane, przepływy, bezpieczeństwo, integracje – i ludzi. Wiele starszych systemów oraz organizacji po prostu nie jest jeszcze na to przygotowanych.
Dlatego ogromną wartość zyskuje automatyzacja, a z nią – nasza platforma Businesslink. Umożliwia ona pełną, zautomatyzowaną obsługę KSeF: wysyłkę faktur, odbiór dokumentów zakupowych, dekretację i integrację z księgowością oraz obiegiem akceptacji – bez potrzeby ręcznej ingerencji, bez OCR, znacząco zmniejszając ryzyko błędów. Całość działa w tle, zgodnie z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów.
Jesteśmy na bieżąco
Co równie ważne – uczestniczymy w konsultacjach MF i na bieżąco śledzimy zmiany w strukturze e-Faktury i komunikacji z KSeF, dostosowując nasze rozwiązania niemal natychmiast. Dzięki temu nasi klienci mogą być spokojni – korzystają z rozwiązań, które są zgodne z przepisami i stale aktualizowane.
Podsumowując – cyfryzacja faktur to nie temat „na później”. To proces, który już trwa. Firma, która dziś nie podejmie działań, może za kilka miesięcy obudzić się z poważnym problemem organizacyjnym. W Asseco BS już teraz pomagamy setkom firm przejść przez ten proces bezpiecznie i efektywnie. Zdecydowanie lepiej zbudować stabilne rozwiązanie zawczasu, niż później gasić organizacyjny pożar.
