Dłużnik zapłaci za wszystko
MŚP coraz odważniej korzystają ze wsparcia zewnętrznych firm windykacyjnych w odzyskiwaniu należności. Nie nastąpi jednak dalszy postęp, jeśli nie będą one znały przepisów, które pomagają mobilizować klientów do płacenia w terminie.
Alicja Hamkało, ekspert rynku zarządzania wierzytelnościami, Kaczmarski Inkasso
Windykacja na koszt dłużnika, rekompensata i odsetki za opóźnione płatności oraz mechanizmy zapobiegające przedawnieniu faktur to oręż w walce z niesolidnymi kontrahentami. Trzeba tylko po niego sięgnąć.
Jednym z najprostszych rozwiązań mobilizujących klientów do spłaty zaległości jest windykacja na koszt dłużnika. Niestety, wciąż nie jest ono w pełni wykorzystywane przez MŚP. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi prawo do obciążenia nierzetelnego kontrahenta kosztami związanymi z odzyskiwaniem należności. Oznacza to, że przedsiębiorca może skorzystać ze wsparcia firmy windykacyjnej, a całkowity koszt takiej usługi pokryje dłużnik poprzez wystawienie mu noty obciążeniowej. Z badania „Gra o dług”, przeprowadzonego na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w 2025 r., wynika, że aż 81 proc. firm zna tę możliwość, ale korzysta z niej jedynie 59 proc.
Rekompensata za opóźnienie płatności dyscyplinuje
Kolejne rozwiązanie, którego potencjał nie jest w pełni wykorzystywany, to rekompensata za opóźnione płatności. Przedsiębiorca ma prawo ją naliczyć klientowi już od pierwszego dnia opóźnienia w wysokości 40, 70 lub 100 euro, w zależności od wartości faktury. Co ważne, roszczenie to przysługuje automatycznie i nie wymaga udowodnienia poniesienia kosztów. Mimo to aż 30 proc. MŚP nie zna tej możliwości, a kolejne 35 proc. nie jest pewnych, jak stosować przepisy. Niezrozumienie zasad naliczania rekompensaty prowadzi do błędów – wielu przedsiębiorców uważa, że jej wysokość zależy od terminu płatności, rodzaju kontrahenta lub zapisów w umowie. W rzeczywistości jedynym kryterium jest wartość faktury.
Przedawnienie faktur – cichy wróg MŚP
Wielu przedsiębiorców z sektora MŚP zapomina, że faktury mogą się przedawnić – najczęściej po dwóch latach, a w przypadku usług transportowych już po roku. Po tym czasie wierzyciel traci możliwość dochodzenia zapłaty przed sądem. Nie oznacza to jednak, że dług przestaje istnieć – nadal można go wpisać do Krajowego Rejestru Długów.
Najważniejsze jest przerwanie biegu przedawnienia, np. poprzez zawarcie ugody z dłużnikiem, wniesienie pozwu do sądu lub uzyskanie pisemnego uznania długu przez klienta. To działania, które można podjąć samodzielnie, ale znacznie skuteczniej i bezpieczniej jest zlecić je wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej.
Nowoczesna windykacja w ekosystemie cyfrowym
Postęp technologiczny sprawia, że windykacja coraz bardziej przenika do codziennej działalności firm. Przedsiębiorcy korzystający z platform księgowych i systemów ERP mogą dziś zlecać windykację należności bezpośrednio ze swojego oprogramowania – bez poświęcania czasu na upominanie się o zapłatę u klienta. Przykładem takiego rozwiązania jest integracja systemów księgowych i ERP z usługami Kaczmarski Inkasso, które poprzez automatyzację pozwala sprawnie zlecić windykację dosłownie kilkoma kliknięciami. Dzięki temu przedsiębiorca oszczędza czas, a także pieniądze, bo płaci za usługę tylko wtedy, gdy uda się odzyskać jego pieniądze.
