Cyfrowa komunikacja a tradycyjna korespondencja na papierze
Cyfrowa rewolucja w korespondencji formalnej staje się faktem. Wprowadzenie systemu e-doręczeń – cyfrowego odpowiednika listu poleconego, wprowadza zmianę w relacjach administracji, biznesu i obywateli. Czy nowa technologia całkowicie wyprze tradycję, czy też stworzy z nią efektywny duet?
Wprowadzenie systemu e-doręczeń to kolejny etap cyfrowej transformacji polskiej administracji i biznesu, stanowiący alternatywę dla tradycyjnego listu poleconego.
Nowy standard komunikacji
Ustawa o rejestrowanych doręczeniach elektronicznych wyznacza nowy standard komunikacji formalnej, który wprowadza szereg usprawnień. Niewątpliwie, wprowadzenie systemu e-doręczeń stanowi nową jakość w formalnej wymianie informacji, oferując potencjał do znaczącego usprawnienia i przyspieszenia komunikacji pomiędzy administracją publiczną, sektorem biznesowym oraz obywatelami. Niemniej jednak, w kontekście kompleksowego i inkluzywnego podejścia do korespondencji formalnej, trzeba pamiętać, że pewne formy i okoliczności doręczeń bezwzględnie wymagają utrzymania formy papierowej. Zachowanie tej formy jest podyktowane względami prawnymi, takimi jak wymóg podpisu własnoręcznego, (np. przy niektórych aktach notarialnych, wezwaniach sądowych czy dokumentach z tradycyjnie zastrzeżonymi klauzulami). Jednocześnie jest to niezbędne do zachowania uniwersalności dostępu dla tych grup odbiorców, które z przyczyn technicznych, logistycznych lub osobistych, nie są w stanie lub nie chcą korzystać z rozwiązań cyfrowych.
Uniknąć wykluczenia cyfrowego
Oczywiste jest, że e-doręczenia, z terminami wdrożenia dla podmiotów z KRS i CEiDG, staną się kluczowym elementem przyszłej komunikacji formalnej, docelowo zastępując nawet ePUAP. Mimo tej cyfrowej rewolucji, tradycyjny list polecony, ze swoim formalnym charakterem, wiarygodnością i znaczeniem dowodowym, pozostaje wciąż bardzo istotnym i koniecznym narzędziem. Należy również pamiętać o zapewnieniu ciągłości i uniwersalności dostępu do usług publicznych i odbierania korespondencji, aby uniknąć wykluczenia cyfrowego. Dotyczy to osób starszych, mieszkańców obszarów o ograniczonej infrastrukturze cyfrowej lub tych, którzy z przyczyn technicznych czy osobistych nie chcą lub nie mogą korzystać z rozwiązań elektronicznych. Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH), umożliwiająca dostarczenie wiadomości nadanej elektronicznie w formie papierowej, jest tego najlepszym przykładem – zapewnia ona, że nikt nie zostanie wykluczony cyfrowo. Ponadto, branże kluczowe, takie jak windykacja, ubezpieczenia czy banki, nadal intensywnie wykorzystują listy polecone do przesyłania umów czy decyzji. W Speedmail zoptymalizowaliśmy również tradycyjny proces, wprowadzając monitorowanie przesyłek i sprawną logistykę, dzięki czemu list może dotrzeć do adresata nawet w ciągu jednej doby.
Na styku dwóch światów
Reasumując, e-doręczenia niewątpliwie poprawią komunikację urzędową i procesową, ale rynek pocztowy będzie się nadal rozwijał na styku tych dwóch światów – cyfrowego i tradycyjnego, gdzie oba rozwiązania wzajemnie się uzupełniają, by zapewnić największą kontrolę i pewność doręczenia.
