Dlaczego tradycyjna windykacja jest tak mało skuteczna i jak to zmienić?

Większość firm windykacyjnych podchodzi do zaległości według prostego schematu: im dłużej trwa zwłoka, tym bardziej agresywna komunikacja. To intuicyjne, ale błędne założenie, które niszczy relacje biznesowe i paradoksalnie obniża skuteczność odzysku należności.

Tomasz Kołkiewicz
twórca platformy Flobo

Problem nie tkwi w złej woli, lecz w złym momencie i komunikacji. Analiza setek przypadków zaległości w płatnościach B2B pokazuje wyraźny wzorzec: znaczna część nieterminowych płatności wynika z zapomnienia, problemów z cash flow lub braku jasności co do kwoty, a nie z celowej odmowy zapłaty.

Tradycyjna windykacja traktuje każdą zaległość tak samo: jako świadome naruszenie zobowiązań. W efekcie stosuje agresywną komunikację, która:
• niszczy długoterminowe relacje biznesowe
• wywołuje opór i reakcję obronną u dłużnika
• uruchamia się zbyt późno (często po 60–90 dniach)

Pierwsze 30 dni – okno możliwości

Kluczowe odkrycie z zakresu psychologii płatności: skuteczność odzysku należności spada dramatycznie po pierwszych 30 dniach zaległości. Po tym okresie dłużnik zaczyna racjonalizować zwłokę, buduje opór psychiczny, a zaległość staje się „normalnym stanem rzeczy”.

Paradoksalnie większość firm windykacyjnych aktywizuje się dopiero po 60–90 dniach – kiedy okno łatwego odzysku jest już zamknięte.

Relacyjny model windykacji

Alternatywne podejście koncentruje się na trzech zasadach:

1. Wczesna interwencja – system przypomnień uruchamia się już w momencie zbliżającego się terminu płatności, nie po jego przekroczeniu – ale wyłącznie w stosunku do klientów, którzy mają problem z terminowością.
2. Łagodna eskalacja – komunikacja zakłada dobrą wolę dłużnika i oferuje pomoc (prośba o kontakt, jasne informacje).
3. Transparentność – dłużnik ma stały dostęp do informacji pokazujących dokładne kwoty, terminy i historię rozliczeń.

Te zasady zaimplementowaliśmy we Flobo – uniwersalnej platformie do rozliczeń i windykacji, która automatyzuje relacyjne podejście, integrując magazyn faktur KSeF z rachunkiem bankowym i uruchamiając inteligentny proces przypominawczy w odpowiednich momentach.

Okazuje się, że większość ludzi chce zapłacić — potrzebują tylko odpowiedniego przypomnienia we właściwym momencie.

Redakcja