Sprawozdanie finansowe po terminie. Co naprawdę grozi spółce i zarządowi?
Niezłożenie rocznego sprawozdania finansowego do KRS może oznaczać kłopoty. Nie jest to bowiem wyłącznie formalne uchybienie. Dłuższa bezczynność może prowadzić do postępowania przymuszającego, grzywien, a w skrajnych przypadkach nawet do rozwiązania spółki oraz odpowiedzialności karnej osób odpowiedzialnych za wykonanie obowiązków sprawozdawczych.
Publikacja dokumentów finansowych służy transparentności obrotu gospodarczego. Kontrahenci, banki, inwestorzy czy wierzyciele mogą dzięki nim ocenić sytuację finansową przedsiębiorcy. Dlatego ustawodawca określił nie tylko termin publikacji sprawozdania, ale również instrumenty pozwalające sądom rejestrowym egzekwować ten obowiązek.
15 dni od zatwierdzenia sprawozdania
Zgodnie z art. 69 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa roczne sprawozdanie finansowe oraz pozostałe wymagane dokumenty we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. W przypadku spółki, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Następnie biegnie 15-dniowy termin na przekazanie dokumentów do KRS.
Brak zatwierdzenia sprawozdania nie pozwala jednak czekać z jego publikacją w nieskończoność. Jeżeli nie zostało ono zatwierdzone w ustawowym terminie, powinno zostać złożone w KRS w ciągu 15 dni od upływu terminu na zatwierdzenie. Po późniejszym zatwierdzeniu dokumentację składa się ponownie wraz z wymaganymi dokumentami.
KRS może rozpocząć przymuszanie
Sądy rejestrowe dysponują narzędziami pozwalającymi identyfikować podmioty, które nie przekazały dokumentów finansowych. Brak sprawozdania nie musi więc zostać ujawniony dopiero przy okazji innego postępowania dotyczącego spółki.
Podstawowym instrumentem jest postępowanie przymuszające określone w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym. Sąd może wezwać osoby zobowiązane do złożenia dokumentów w dodatkowym siedmiodniowym terminie pod rygorem grzywny.
Grzywna ma przede wszystkim doprowadzić do wykonania obowiązku i może być ponawiana. W jednym postanowieniu może wynosić do 15 tys. zł, a łączna suma grzywien w tej samej sprawie może sięgnąć nawet 1 mln zł. Istotne jest jednak, że po wykonaniu obowiązku niezapłacone dotychczas grzywny podlegają umorzeniu na zasadach wynikających z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego i ustawy o KRS.
Zmiany w VAT, CIT i PIT!? Co naprawdę czeka polskich przedsiębiorców?
Dzień opóźnienia a kilka lat zaległości
Z perspektywy przedsiębiorcy należy odróżnić samo naruszenie terminu od rzeczywistego poziomu ryzyka. Jeżeli sprawozdanie zostanie przekazane kilka dni po terminie, formalnie doszło do uchybienia. Nie oznacza to jednak automatycznego nałożenia kary już następnego dnia. Inaczej wygląda sytuacja spółki, która przez miesiące lub lata nie publikuje dokumentów, nie reaguje na korespondencję sądu i nie podejmuje działań zmierzających do usunięcia zaległości. Im dłużej trwa bezczynność, tym większe staje się ryzyko zastosowania kolejnych instrumentów przewidzianych w ustawie o KRS.
Dlatego, jeżeli termin został przekroczony, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest niezwłoczne wykonanie obowiązku. Dalsze oczekiwanie nie usuwa wcześniejszego naruszenia, a jedynie zwiększa związane z nim ryzyko.
Sąd może nawet rozwiązać spółkę
Wobec podmiotów uporczywie niewykonujących obowiązków ustawodawca przewidział rozwiązania znacznie dalej idące niż grzywna. Na podstawie art. 25 a i następnych ustawy o KRS sąd może wszcząć z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Jedną z przesłanek jest sytuacja, w której mimo wezwania sądu podmiot nie złożył rocznych sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe. Nie oznacza to automatycznego wykreślenia każdej spółki posiadającej zaległości. Pokazuje jednak, że wieloletnie ignorowanie obowiązków sprawozdawczych może ostatecznie zagrozić dalszemu istnieniu podmiotu.
Ryzyko ponosi także członek zarządu
Konsekwencje nie ograniczają się do postępowania przed KRS. Ustawa o rachunkowości przewiduje również odpowiedzialność karną.
Zgodnie z art. 79 pkt 4 tej ustawy niezłożenie we właściwym rejestrze sądowym sprawozdania finansowego lub innych wymaganych dokumentów stanowi przestępstwo zagrożone grzywną albo karą ograniczenia wolności.
Odpowiedzialność ponosi osoba fizyczna zobowiązana do wykonania obowiązku. W praktyce kluczowe znaczenie ma zatem ustalenie, kto był kierownikiem jednostki. W spółkach kapitałowych będą to co do zasady członkowie zarządu. Nie każde opóźnienie musi oczywiście zakończyć się postępowaniem karnym. Znaczenie mogą mieć długość zwłoki, jej przyczyny oraz zachowanie osoby odpowiedzialnej po stwierdzeniu uchybienia.
Im szybciej, tym bezpieczniej
Kilka dni opóźnienia i kilka lat ignorowania obowiązków to z prawnego punktu widzenia zupełnie różne sytuacje. Pierwsza powinna skłonić przede wszystkim do szybkiego naprawienia uchybienia. Druga może uruchomić cały mechanizm sankcji – od wezwania KRS i grzywien, przez odpowiedzialność karną, aż po postępowanie dotyczące rozwiązania podmiotu.
Dlatego po stwierdzeniu zaległości najważniejsze jest pytanie, jak szybko spółka może prawidłowo wykonać obowiązek. W przypadku sprawozdań finansowych bezczynność niemal zawsze zwiększa ryzyko.
